分为三步:首先是把同一年度形成的案卷按照保管期限的不同分开来,把相同保管期限的案卷排列在一起;然后,在同一个保管期限内,把同一个机构或同一个问题形成的案卷排列在一起,一般先排党群机构或问题,再排行政机构或问题,接着是业务机构或问题;最后在同一个机构或同一个问题内,把综合性、重要的问题排在前面。
为固定案卷的排列顺序,需要对案卷编制顺序号,即案卷号。案卷号的编制方法有三种:一是每一个保管期限分别编制案卷号;二是较长的两种保管期限(例如永久和长期,或永久和30年)合编案卷号,较短的保管期限单独编案卷号;三是同一年的不同保管期限合编案卷号。以上三种编法均可以每一年小流水编案卷号,也可以几年一条大流水编案卷号。
在这里,我们推荐使用第一种案卷号的编制方法,即每年的每个保管期限分别从1开始编案卷号,有多少卷就编到多少号,同时,在同一保管期限内最好将相同或相关问题的几个案卷排列在一起。 如下表:
年度 2000 2001 2002 保管期限 永久 1—5卷 1—6卷 1—7卷 30年 1—10卷 1—11卷 1—12卷 10年 1—20卷 1—21卷 1—22卷 9、填写目录、案卷封面及备考表 (1)填写《卷内文件目录》
《卷内文件目录》是检索案卷内文件的工具,主要项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等,表格样式见下表。
卷 内 文 件 目 录
顺 文 序 号 号 者 任题 名 期 号 注 责日页备 《卷内文件目录》各项目的含义及填写要求如下:
① 顺序号:每本案卷内的文件排列号,一本案卷只能编一个连续的顺序号。
② 文号:文件制发单位的发文字号,一般由单位发文代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,要求照实抄录,填写完整齐全,没有文号的文件此栏可不填。
③ 责任者:对该份文件负有责任的单位或个人,即文件的署名者。责任者名称过长可填写规范化的简称。
④ 题名:文件的标题,要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的,应为其加拟或补充标题,并将加拟或补充的标题置于“[ ]”内,以区别于原来的文件标题。若将附件标题也一并标注,查找利用将更加快捷、方便。
⑤ 日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时要求用八位阿拉伯数字填写,可省略年、月、日三个字,用“.”代替。
⑥ 页号:卷内文件所在的页号,只填写文件开始的页号即可,但最后一份文件的起止页号都要填写。 ⑦ 备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况(如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等)可在此栏填写
《卷内文件目录》一般要求一式三份,一份装订时置于卷首,即案卷封皮的后面,其余两份用来做《档案目录》。
(2)填写《案卷目录》
《案卷目录》是按照案卷排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找档案的最基本的检索工具,也是进行档案统计、移交、检查的重要依据,主要项目包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等,表格样式见下表。
案 卷 目 录
案年卷号 题 名 度 数 限 注 页期备 《案卷目录》各项目的含义及填写要求如下:
① 案卷号:简称卷号,将案卷排列时确定的案卷顺序号填入即可。 ② 题名:即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录,不得修改。 ③ 年度:填写案卷的归档年度。 ④ 页数:案卷内文件的总页数。 ⑤ 期限:案卷的保管期限。
⑥ 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。 (3)填写案卷封面
案卷封面具有保护案卷内文件并揭示案卷有关内容的作用,一般用软牛皮纸按照国家统一标准与规格
制作。填写案卷封面时要求使用耐久材料书写或打印,便于长期保存,字迹要端正规范、大小适中,便于查阅。封面样式见下表。
（全宗名称） （类目名称） （案卷题名） 自 年 月至 年 月 本卷共 件 页
保管期限 归 档 号 全宗号 目录号 案卷号 案卷封面的栏目及填写方法如下:
① 全宗名称:填写企业名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。
② 类目名称:填写立卷时分类的类目名称,如按组织机构分类的填写组织机构名称,如按档案类别分类的就填写档案类别的名称,如:企业管理档案。
③ 案卷题名:填写拟好的案卷标题,字体可稍大些,排列匀称,位置适中。 ④ 时间:填写案卷内文件的最早时间到最晚时间。
⑤ 卷内文件数及页数:填写案卷内实有文件的总件数和总页数。
⑥ 保管期限:填写立卷时划定的保管期限。
⑦ 归档号:部门立卷后,将案卷移交档案室时填写的部门登记号,未实行部门立卷的企业不用填写。 ⑧ 全宗号:通常指国家综合档案馆给立档单位的代号,民营企业档案一般不需进馆,所以没有全宗号,可不填写。也可填写民营企业自己编定的代码,但一般不用数字,以免与其他单位全宗号混淆。另外,民营企业集团还可借用此种形式,给所属子公司进行编号,以统筹管理。
⑨ 目录号:企业管理档案的目录号一般由三个部分组成,一是大类代字,企业管理档案一般采用大写英文字母“A”作为大类代字;二是保管期限的代号,一般永久为“1”,长期为“2”,短期为“3”,30年为“4”,10年为“5”;三是年度,直接用4位阿拉伯数字表示。例如,2007年的永久案卷,其目录号为A1.2007。在同一个全宗内不允许出现重复的目录号。
⑩ 案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 (4)填写卷内备考表
备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表,一般印在卷皮(封三)置于卷末。备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目,其含义及填写要求如下:
① 本卷情况说明:说明本案卷内的文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。有些由立卷人填写,如文件的缺损情况,有些由档案室填写,如文件的修复、补充、移出、销毁等情况。要求照实填写。 ② 立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名,可用手签,也可以用私人印章,以示对本案卷立卷情况负责。 ③ 检查人:填写案卷质量审核者的姓名,如果是部门立卷,检查人为档案室人员,如果是档案室立卷,检查人也是立卷人,要求照实填写。
④ 立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。 10、封装 (1)装订
为固定文件之间的排列顺序,保护文件,便于保管和利用,需要将归档文件装订成册,装订时的排列顺序