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4.2 文件要求 4.2.1 总则
管理体系文件包括：
a 质量和食品安全目标及其考核办法；
b 管理手册（含质量和食品安全方针、程序文件）； c 牛羊屠宰良好操作规范（GMP）、SSOP文件（卫生标准操作程序）和作业指导书（包括如操作规程、管理制度、技术标准、HACCP计划等）；
d 相关外来文件； e 相关记录。
所有质量和食品安全管理体系文件以纸张的形式存在。 4.2.2 管理手册
本手册由管理者代表组织编制并审核，最高管理者批准。手册包括： a 质量和食品安全管理体系的范围；
b GB/T19001-2000和CNAB-S152:2004标准要求建立的程序文件、组织认为有必要建立的其它程序文件以及GMP文件和SSOP文件的引用； c 质量和食品安全管理体系过程之间的相互作用的表述。
本手册是公司质量和食品安全管理体系运行必须遵循的纲领性和法规性文件，是公司各项质量和食品安全工作的基本准则和指南，也是提供质量保证和第三方审核的依据。因此必须认真贯彻执行，并按《文件控制程序》进行控制。
管 理 手 册 版序/修改：1/0 4.2 文件要求 4.2.3 文件控制程序 往链科技www.WL566.com
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4.2.3.1 目的
对质量和食品安全管理体系所要求的文件进行控制，确保在对管理体系的有效运行至关重要的所有操作点及其它相关场所使用文件的有效版本，防止误用过期作废及失效的文件，确保质量和食品安全管理体系的有效运行。
4.2.3.2 适用范围
本程序适用于与质量和食品安全管理体系要求有关的所有文件。 4.2.3.3 职责
1） 最高管理者负责批准发布质量和食品安全方针、目标和管理手册、?良好操作规范（GMP）、SSOP、HACCP 计划。
2） 管理者代表（即HACCP 小组组长）负责审核管理手册、GMP，批准作业指导书、SSOP、SSM 方案，负责组织对体系文件的定期评审。
3） 综合部负责文件控制，负责外来文件的收集和更新。 4） 各部门负责相关文件的编制、使用与保管。 4.2.3.4 程序 1） 文件的范围
质量和食品安全管理体系文件包括；质量和食品安全方针、目标、管理手册（含程序文件）、GMP、SSOP、其它作业指导书、计划、记录、外来文件（与产品有关的法律法规和国家、行业、顾客的各种与质量有关的标准、规范等）。
2） 文件的编制、批准
a 质量和食品安全方针、目标由最高管理者制定和批准。
b 管理手册、GMP、SSOP、作业指导书由管理者代表组织相关人员编写。 c 管理手册、GMP、SSOP、在发布前由管理者代表审核，最高管理者批准。 d 作业指导书由管理者代表负责审核、批准。
e 外来文件由相关部门负责识别，综合部负责收集，最高管理者以批准发放的形式控制其分发。
f 计划的编制和批准在计划形成的过程文件中作出规定。 g 各种记录表格由管理者代表编制，不经批准。 3) 文件的标识
a 外来文件使用其原有编号和名称。其它文件的编号方法如下： 文 件 分 类 管 理 手 册 作 业 指 导 书、计 划 记 录 编 号 -ZS-2005 -△△ JL:△△ 注：—、—手册、—文件、 JL—记录、 △△——从01开始的流水号 b 文件分为受控和非受控，本公司使用的质量和食品安全管理体系文件均为受控文件，由综合部在文件上加盖“受控”章，同时编制文件分发号。提供给顾客或认证机构的质量和食品安全管理体系文件为非受控文件（即不实施经评审后
管 理 手 册 版序/修改：1/0 4.2 文件要求 件进行评审或修改。4) 文件的发放
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的修改），非受控文件不加盖“受控”章也不编制分发号。公司只负责对受控文
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a 文件的发放应先由综合部填写《文件收发记录》，经管理者代表批准后再发放到相关部门，发放数量应满足质量和食品安全管理和产品加工的需要。
b 文件领用人在《文件收发记录》上签名，领取文件。
c 当受控文件破损不能使用时，由文件使用人交回破损文件，由综合部补发新文件，并按5）中的相关规定将破损文件销毁。
d 受控文件丢失后，丢失人不得随意借用他人的文件复印，应提出书面申请说明情况，经管理者代表批准后，由综合部给予补发，并注明丢失文件作废。
5) 文件的评审、更改和处置
a 由综合部及时收集外来文件的最新版本，对所有的外来文件由管理者代表以批准《文件收发记录》的形式评审其适宜性。对外来文件不得进行任何更改。
b 其它质量和食品安全管理体系文件，每年至少一次，由管理者代表组织各部门负责人进行集中评审并做出更改决定。由综合部对所有需要更改的文件实施更改，并对更改的有效性负责。
c 文件更改的方式
① 划改：当同一页的更改内容不超过三处时可进行划改。用一条横线划去不适宜的内容，将适宜的填写在右上方，同时填写《文件更改记录》附在文件的首页。
② 换页：当同一页的更改内容超过三处时可进行换页。同时填写《文件更改记录》附在文件的首页。
③ 换版：文件需要进行大幅度修改时，应进行换版，原版文件作废，换发新版本。以从1开始的流水号作为版本序号。
d 文件更改后由原文件批准人在《文件更改记录》或新版文件上进行再批准。 e 作废的文件由综合部按《文件收发记录》如数收回，及时在原文件的每一页上盖“作废”印章或撕毁，并在《文件收发记录》中做出收回、作废或撕毁标识。由于法律和（或）保留信息等方面的需要而保存的失效文件，由综合部标明“作废留用”字样方可留用。
6) 文件管理
a 综合部应建立公司《质量和食品安全管理体系文件清单》，各部门应建立本部门《质量和食品安全管理体系文件清单》。文件使用者必须按文件规定执行，并保存好所有使用文件，不得擅自更改、复印和外借。
b 需临时借阅文件的人员，应填写《文件借阅申请纪录》，经管理者代表批
管 理 手 册 版序/修改：1/0 4.2 文件要求 准后方可借阅文件，借阅者应在指定日期内归还文件，到期不归还，应由综合部收回。原版文件一律不外借，防止文件丢失或损坏。
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c 文件保存期限应满足产品寿命、法规和相关方的要求 d 有效文件均以纸张的形式存在。 7) 外来文件的控制
按上述4.2.3.4 2)、3）、5）等有关条款要求进行控制。 4.2.3.5 相关记录 1) 文件收发记录 2) 文件更改记录
3) 质量和食品安全管理体系文件清单 4) 文件借阅申请纪录
管 理 手 册 版序/修改：1/0 4.2 文件要求 4.2.4 记录控制程序 4.2.4.1 目的
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通过对记录进行控制，提供证实产品质量符合规定要求、质量和食品安全管理体系有效运行的证据。
4.2.4.2 适用范围 4.2.4.3 职责
1） 管理者代表负责相关记录表格的编制及记录的填写指导。 2） 各部门负责本部门相关记录的填写、收集、交综合部存档。 3） 综合部负责相关记录表格的印制及记录的汇总归档。
4） 记录填写人员负责记录填写的及时性、完整性，正确性及真实性。 4.2.4.4 程序 1） 记录范围
GB/T19001-2000和CNAB-S152:2004中规定的记录、本手册每一章节中所列的“相关记录”，（见《质量和食品安全记录清单》）。GB/T19001-2000和CNAB-S152:2004中没有要求形成记录的过程可以不形成记录。
2） 记录表格控制
a 记录表格的内容应符合GB/T19001和CNAB-S152:2004相关条款的要求，并编号，记录的编号见《文件控制程序》4.2.3.4、3) 文件的标识的要求。
b 管理者代表负责记录表格的编制和更改，综合部负责表格的印制。 3) 记录填写和管理要求
记录只能用蓝色或黑色的笔填写，而且要填写及时、正确、完整、字迹清晰、能准确辩认，不得任意涂改，不得乱写乱画，不得用铅笔填写。当填写错误需更改时，应将错误处用斜线划去，将正确的书写于右上角，并使划去的内容可以辨认。检验报告不允许更改。记录应易于检索，并定期由与该过程有关的直接管理者复核。
4) 记录的收集
a 综合部应建立公司《质量和食品安全记录清单》，各部门应建立本部门《质量和食品安全记录清单》。记录填写人应按本程序的记录填写要求进行填写。各种记录不得擅自更改、复印和外借。
b 各部门对本部门质量和食品安全记录进行收集整理，并报综合部存档。 5) 记录需要临时借阅时，应填写《记录借阅申请单》，经管理者代表批准后方可借阅。
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适用于质量和食品安全管理体系运行中所有相关记录。
4.2 文件要求 6) 记录的贮存、保护
a 记录存贮时要求防丢失、防损坏、防潮、防变质、防火、防虫蛀，便于检
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