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照《档案管理办法汇编》要求将有关记录及时上交公司档案室归档。 c) 项目部各职能部门检查、监督相关活动的管理情况时，应填写《管理活动检查记录表》（CX02-JL01）
d) 记录保管人员应编制《记录目录清单》（CX020-JL02），定期检查、清点。对破损和模糊不清的记录进行及时修补和复制。记录保管人员工作调动时，必须办理移交手续。
e) 记录应妥善保存，便于检查，并注意做好防火、防虫蛀、防潮等工作，以磁带、软盘等载体保存的记录要做好防压、防磁、防晒等工作，并及时备份，保持内容完整。 4．3．6 记录的销毁
项目各部门按照《记录保存期限一览表》的保存期限要求保存相关记录，记录保存期限到期后，需保留的文件标注作废保留标识，无需保留的采取碎纸或焚烧等方式进行处理并填写《记录处理审批单（CX02-JL04）。 4．3．7 记录的查阅、借阅
借/查阅记录进必须经记录保管部门批准，借/查阅人员在填写〈〈文件借阅登记表〉〉（CX01-JL04）后，方可借阅。借阅人员应保持所借查阅记录的完整性。
4．4顾客沟通与顾客满意
4．4．1 签订合同前要及时与顾客进行沟通，具体由项目计划室负责。 4．4．2 对已签订的合同，施工期内由项目管理部负责对合同执行情况的监督和检查；保修期内由安质部负责执行情况的监督和检查。项目部计划室、工程管理部负责与顾客沟通、询问、征求意见，对存在的问题采取相应措施，做到持续改进。
4．4．3 与顾客沟通及信息收集的方式为：当面交流、电话、函件（调查
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表）传真和其他方式。
4．4．4 项目工程管理部利用与顾客日常工作接触，以〈〈顾客满意调查表〉〉（CX14-JL03）的形式或其他形式获得顾客信息，并根据顾客要求及时进行处理、分析、评价，达到顾客满意，同时将其上报工程管理部备案； 4．4．5 质检员对工程质量检验及竣工验收过程中从顾客（监理）处获得的质量满意度信息，做出相应的质量改进并采取有效的纠正措施； 4．4．6 项目工程管理部在工程交付后和保修期内主动到顾客方进行质量回访并填写〈〈工程质量回访记录〉〉（CX14-JL02）。对存在的质量问题要分析原因及时整改。 4．5 协商与信息交流 4．5．1 职责
项目部各职能部门负责本项目范围内有关职业健康安全管理和环境管理方面的内部、外部信息的接收、传递、处理等工作。 4．5．2 沟通的分类
a) 内部沟通：包括领导层与员工、领导层、部门间、部门内部、公司与项目部的沟通。
b) 外部沟通：包括与顾客、供应商和分包方、与社会有关方面的沟通。 4．5．3 沟通的内容
a) 产品信息：包括产品质量、环境、职业健康安全要求；
b) 顾客、相关方对工程产品在形成过程中涉及的环境/职业健康安全方面的意见、建议及事故；
c) 其他相关方对质量、环境和安全方面关注的问题； d) 与员工切身利益有关的问题。 4．5．4 沟通的形式
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信息交流可以是口头或书面形式以及其他可以利用的通讯及宣传工具等。
通常通过各种工程例会、往来函件、传真电报、施工通报、调查表、宣传栏、各种检查、审核方式。信息传递方和接受方必须做好记录，传递方填写〈〈信息传递记录〉〉（CX20-JL01），接受方填写〈〈信息接受处理记录〉〉（CX20-JL02）。 4．5．5 内部协商与信息交流
a) 项目部在接受到危害、风险因素、环境因素及管理体系运行过程中的信息后，对其进行分析，提出对策及答复意见，报部门领导批准，形成决定后，向信息源反馈答复，并将信息内容及时传递给公司的相关部门/人员。
b) 对重大风险因素及重要环境因素方面的信息，项目部无法答复时应写出书面处理建议及时报公司主管职能部门，由职能部门进行分析并提出处理意见，报管理者代表批准后，将结果反馈给项目部。
c) 项目部应随时将管理体系运行过程中的信息报公司企管部，由企管部及时答复。
d) 项目部应向全体员工宣布分管职业健康安全的领导和员工代表，如有变动应及时告知员工。 4．5．6外部协商与信息沟通
a) 项目部在得到外部相关方的信息后及时传递给相关部门/人员，并由信息接受部门或部门组织相关部门进行分析、研究，提出处理意见，报项目经理批准后给予答复。
b) 涉及重大危害、风险因素及重要环境因素的外部信息的处理a）条款执行，并纪录其决定（如：组织适用的法律与其他要求的变化信息，顾客
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及附近居民对组织提出的环境要求，废弃物处理、处置的相关信息，市场环境要求的变化等）。
c) 异常紧急状态下的信息由项目部直接传递给公司工程部、安质部，由工程部、安质部组织有关部门进行分析，提出处理意见并给予答复。 4．6职责和权限 4．6．1 项目经理
项目经理是本公司派往工程项目上的委托代理人，是项目部管理体系持续有效运行的第一责任人，对工程质量、对工程质量、职业健康安全、环境保护负直接领导责任，有权处理工程质量、健康安全、环境管理的一切事务，并负有下列职责：
a) 向全体职工宣传、贯彻、落实公司管理方针、目标，传达满足顾客和法律、法规要求的重要性。
b) 建立本项目部的质量、健康安全、环境管理目标指标，并保证目标、指标的实现。
c) 确保在本项目部的相关职能和层次上职责、权限得到规定和沟通。 d) 随时掌握施工的工程质量、健康安全、环境保护、生产设备机械、工具使用的动态，确保管理体系在本项目部的有关运行。
e) 履行向公司、相关方和社会作出的承诺，服从公司各职能部门的监督检查，发生紧急情况时负责组织指挥，防止事故扩大并及时向上级报告。 f) 确保管理体系在本项目部有效运行所需的资源配置。 4．6．2 项目副经理
a) 协助项目经理落实公司质量、健康安全、环境方针和目标，确保管理体系在本项目的运行，对分管工作负直接领导责任。
b) 配合项目经理实施和履行公司向顾客、相关方和社会作出的承诺。
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c) 严格按施工组织设计，组织施工及管理，随时对工地危险作易燃易爆化学危险品的管理进行检查，杜绝“三违”现象，使工程质量、安全生产、环境保护处于受控状态。 4．6．3 项目总工程师
a) 对所承担工程项目的质量、健康安全、环境保护技术工作负直接责任。 b) 组织项目部工程管理部编制本项目的实施性施工组织设计和工程项目质量计划，并审批小型实施性施工组织设计和工程项目质量计划。 c) 针对本工程特点及公司下发的重要环境因素清单、重大危害/风险因素清单、公司目标、指标，组织并知道制定本工程项目质量、安全、环境目标、指标及管理方案和应急与响应措施。
d) 负责指导、检查管理体系的运行过程控制、监测和测量，对事故、事件不符合、不合格进行调查和处理，并组织制定相应的纠正和预防措施，以及验证其实施效果。
e) 组织对“四新”技术的推广和应用，主持制定相应的质量、安全、环境措施。
4．6．4 项目总会计师
a) 严格执行公司管理体系要求，对体系运行中健康安全、环境措施经费及时足额到位。
b) 负责组织制定措施，协调本级各部门落实施工生产中安全、环保经费使用、列销情况，确保专款专用。 4．6．5项目办公室
a) 负责对本项目部公司管理体系所要求的文件予以控制和管理。 b) 负责编制人力需求计划和员工培训计划，上报公司人力资源部，并实施本级员工培训。
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