严肃的工作，带有一定的机要性。
b.秘书部门掌管的印章主要有4种：机关单位的印章；公用的首长私章；秘书部门的印章；某些专用印章。 (关于“公章”的提法）
B.印章管理的有关规定
a.有关印章的规格、式样、制发；印章的名称、文字、字体、图案；专用印章和制发；印章和刻制、管理和缴销等，都有明确而严格的规定。
b.对印章必须严格管理，用印必须经领导人批准，刻制要经公安机关审查登记，凡明文规定须由上级颁发的印章不得自行刻制。因机构变动或其他原因印章停用时应缴还制发机关封存或销毁。
c.正确用印，健全用印的登记（用印记录）。印章管理人员对用印要严格监督，不可“有求必‘印’，不可将印章随便交他人代管。 ”
d.介绍信及便函等的管理——切勿马虎！介绍信是一种标准化与简化了的“公文”，用于证明身份、说明任务。种类很多，秘书部门掌管的主要是工作介绍信。此外，还有一种便（公）函式介绍信。秘书既要会填、会写介绍信又要在管理和开具介绍信时严格掌握、严格管理。
6项注意：一项也不可掉以轻心！否则，党政机关介绍信出错会造成不良政治影响；企事业介绍信出错会造成严重经济损失！ [案 例] 96年市某农场巨额经济损失案 5、机要工作
A.机要工作及其特点（党政机关办公〈秘书〉部门的一项重要工作）
定义：凡机关内部不宜公开的动作程序，凡涉及党政军等机密要事统称机要。 机要人员（机要秘书）：广义—“大机要”；狭义—“小机要”。
与保密工作的区别：机要—主要是机关内部和秘书实务性事情，事多面窄；保密—依法负责机关内外的国家秘密的管理，面宽。 与保密工作的联系：“机要中有保密，保密保障机要。”
机要工作的特点（“四性”）——
a.保密性。机要工作一般都需不同程度保密；即使不属国家法定秘密，也不宜对外公开或宣传。
b.内部性。多属内部。特别是传递给领导的文电或领导批办的文电，纯属党政内务。
c.实务性。机要工作的每一项每一件事都是秘书的具体实务，要经过操作才能完成。
d.时间不定性。一年365天，随时都有本级、上级、下级的急文、急电、急事，时间很难掌握。
B.机要机构和机要人员 a.根据现行体制，从中央到地方的各级领导机关都设有机要机构,负责输本机关的机要工作,处理各种机要事务。
b.党和国家对机要人员有着特殊要求。 ——4条要求；
——中办最近又强调了3条。（在政治上要相当可靠，经过专门挑选；担负
重要的政治责任和特殊的政治使命，党和国家机密系于机要人员一身；昼夜24小时值班一分一秒不能脱岗。)
C.机要通讯、机要文件印制和机要秘书
a.机要通讯是机要部门的工作中心,也是一项专门的技术业务。包括密码电报、无线传真、专线电话、内部电话、机要文件传递等一素列通讯与信息传输工作。
b.机要文件的打字、付印（与一般文件分开，各环节要求严格，保密性强）。 c.机要秘书（7项工作）。 7、随从工作
A.随从领导是秘书部门的重要服务。随从领导外出活动，是秘书部门为领导服务工作的深化和发展，是一项跟踪服务。其方向是专业化、职业化。 形式主要有3种：a.固定式（省部级以上）；b.大体（相对）固定式；c.不固定式
B.秘书随从领导的活动范围 a.参加会议； b.检查工作； c.调查研究； d.考察访问； e.会谈签约；
f.其他方面（处理重大事故和突发事件、接待上访群众、外事活动等）。 C.秘书随从领导应发挥的作用（主要5项）： a.联系作用（中介、联络、桥梁）；
b.耳目作用（信息服务，使领导耳聪目明、头脑清醒）； c.助手作用（协助处理活动中具体事务）； d.沟通与协调作用（出谋献策，提出建议）；
e.公关作用（协助领导处理好上下左右、四面八方的关系，宣传推介、扩大影响、促进发展）。
D.秘书随从领导的工作内容：
a.事务性工作：安排交通、食宿生活、差费帐目、通讯联络、安全保卫、接待来访。
b.文字性工作：撰写或记录章话、发言稿，起草文稿；撰写各种报告；代写领导函电；新闻稿件；记录会议、活动实况。
c.辅助决策工作：资料准备、适用信息、初拟计划方案及日程安排、出谋献策（提供建设性意见建议；发现问题及时反馈，提出应对建议，避免决策失误）
随从注意事项（“三注意”、“三不”） 8、安全保卫工作
A.安全保卫工作任务：宣传教育，增强法制观念和安全意识，以四防为中心，搞好群防群治；强化内部治安管理；落实各项防范措施，重点确保要害部位安全；协助有关部门做好保密工作，防泄密，反窃密；领导本机关单位的警卫人员、保安人员、内保人员及消防队、护卫队和治保组织（几位一体）；监督、考察、控制本单位有劣迹、有前科的重点人员。
具体到每个单位的保卫工作应有所侧重。 B.机关保卫工作的范围与重点
重点保卫的领导人：省部级以上。
重点部位：文件资料和机要室；档案室、馆、库；印章保管室；会计室（财务室）；计算机室；油库、物库、车库；武器弹药；水、电、煤气、消防、通讯；高级领导的办公室、会议室、接待室；机关住宅区；附设的宾馆招待所。 9、祝贺、勋奖事务
重要性（尤其是对民间、私企而言）：在海外，处理祝贺、勋奖、庆吊一类活动，协助上司进行必要的应酬，被认为是秘书切实把握人际关系的脉动，辅助上司事业成功的“秘书业务”之一。
我国从公务活动看，是不断淡化此类活动。但在民间和非公有制企事业，随着市场经济的发展和社会的进步，此类活动日见其多。因此，国内秘书职业也需要熟悉此类活动。
A.民间秘书如何处理祝贺勋奖事务：参考海外私人秘书情况，秘书应掌握上司的业务与生活中的人事关系，及时提醒上司应行的应酬活动：晋升、荣转、就任；祝贺工作；接受勋奖。
B.公务秘书如何处理祝贺、奖励事务：与筹备组织会议相仿。 注意：组织贺奖活动要把握——
章求实效，节俭行事——既要有浓厚的喜庆气氛，又不可章究排场、铺张浪费；
切忌劳民伤财——十分珍惜财力和民力，不得随意调用学校师生特别是中小学生、幼儿参加“造势”；
不违法、不扰民——非经政府批准严禁燃放烟花爆竹； 秩序井然、节省时间——避免冗长、混乱。 10大事记
A.性质与作用
大事记是按照时间顺序记载一个地区、机关、单位的重大事件的纪实性文书。 具有择要性（只选择重要事件和重要活动）和连续性（连续记载不中断）的特点。
B.内容
包括大事的时间和大事记述两部分。时间以历史时期或事件的起迄为准。内容为：重大决定，重要事项，重大方针政策的贯彻，体制变动；中层以上主要领导人的任免，重大措施和成就，重大活动，重大灾害和事故等。 与修志、年鉴等工作关系密切。
C.大事记的写作——由标题、前言、正文和结尾组成。 标题由“机关+内容+文种”组成。
前言写明大事记的目的、意义、体例、时限、材料来源和指导思想。 正文按时间顺序排列，记述重大事件和重要活动（“因”、“程”、“果”）。
D.“32字写作要求”——“一事一记、条理清楚；如实反映、客观记述；准确简明、通俗易懂；按照时间、顺序排列”。
第五章 秘书工作方法
[教学目的] 通过学习，使学生从理论和实践的结合上掌握秘书工作的基本方法。 [本章重点内容] 秘书工作方法与组织管理、与领导工作、与社会实践的适应性；秘书应了解和学习的领导方法；秘书主要专项业务工作方法。 [课程内容]
概 念：秘书发挥职能作用,完成工作任务的途径、程序和手段。 [案例2] 市政府办公厅秘书是如何与统计干部处好关系的?
以前,市政府办公厅搞综合的秘书们去市统计局要数字往往遭冷遇。后来他们分析其中原因，一是往往在人家特别忙时“凑热闹”，影响统计快报的报出；二是有的领导随意改动统计数据引起反感；三是统计部门办公条件差影响效率，统计干部有点怨气。
于是，秘书们对症下药，特别注意尊重统计部门、统计干部和统计数据，还向政府领导反映统计局的困难，平时对统计干部以礼相待。很快，关系得到改善，要数字不难了，统计局局长还亲自为政府秘书们查找、校正和提供数字，工作起来很便利。
一、秘书工作方法与管理实践 1、秘书工作方法与组织管理 管理组织体系示意图：
执 行 层 行为科学 ：科学合理的工作方法有利于提高效率、优化效果。
秘书工作方法“三必须”：必须与组织管理运行机制相适应；与领导方法相契合；与秘书职能相匹配。
秘书工作方法必须与组织“四要素”有机融合——
组织目标 组织规范 组织需要 组织管理方法 2、秘书工作方法与领导工作
秘书工作直接为领导工作服务；秘书工作与领导工作的需要紧密联系。 总体要求当好近身综合辅助和服务的沟通与协调助手。
具体要求秘书通过辅助决策、综合协调、信息沟通、督促检查及“三办”,为领导工作做好铺垫、拓展、代劳、辅助和服务。
秘书工作适应领导工作“五法”—— 之一：“铺垫法”。突出一个“前”字（领导决策前；领导开会前；领导出差前；领导批阅文件前——属领导开展工作的前期工作）。
为此：“四必须”（A,把握领导工作目标；B,明确领导工作进程；C,明确领导工作将要采取的方法措施；D,加强与领导的沟通）
方法：以领导的工作目标为指导，按领导工作进程和将要采取的措施的要求去操作，以与领导密切沟通来保证铺垫工作的有效性。
之二: “拓展法”，即拓展延伸
属后续性工作。领导决策后草拟文件、草拟决策执行预案、行文发文；决策文件发布后收集反馈，协助领导把握执行进程；领导召开会议后文件归档、落实催办；领导检查工作后与被检查单位保持联系，增强检查效果
为此，把握3条：领导工作预期效果（通过秘书的努力争取最佳）；领导工作后续事务的具体要求（务求件件落实见成效）；工作的整体连续性和承继性（环环紧扣不脱节）。 拓展 与延伸 铺 垫