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对质量体系所要求的文件进行控制，确保各相关场所使用文件为有效版本。
２ 范围
适用于对质量体系所要求的文件进行控制。 ３ 职责
３.１ 经理负责批准发布质量手册。 ３.２ 质量负责人负责审核质量手册。
３.３ 各部门负责相关文件的编制、使用和保管。 ３.４ 生产技术科负责组织质量体系文件的编制。 ３.5 办公室负责质量体系文件的管理和归档。 ４ 程序
４.１ 文件分类及保管
４.１.１ 质量手册（包含所有过程控制的程序文件），由办公室保存。 ４.１.２ 公司第二级质量体系文件：
行政管理文件、技术文件、质量管理性文件、外来管理文件，包括与质量体系有关的政策、法规文件等。
４.２ 文件的编号
４.２.１ 文件编号按下述规则要求执行： a. 质量手册：
公司代号—手册代号—版次—年，手册中各章以章节号区分，例如：HBTQ/SC-1-2009，表示河北天琴电子技术开发有限公司质量手册2009年第一版。
b.记录：记录代号—《要求》的章节号—记录编号，例如：JL—6—19，表示《要求》中第6章“检验试验设备”中的记录，公司记录序号为19.
c.各部门其他质量文件：部门代号—文件顺序号—年号，例如：GX—03—2009，表示供销科于2009年发放的第3号文件。将二级文件形成汇编后，编号为HBTQ/HB-2009，表示河北天琴电子技术开发有限公司二级文件汇编。
４.２.２ 各部门代号规定如下：
供销科：GX，生产技术科：SJ，办公室：BG
４.３ 文件的编写、审核、批准、发放文件发布前应得到批准，以确保文件是适宜的。
a.质量手册由生产技术科负责组织编写，由质量负责人审核，上报经理
2.1 1 1/3 河北天琴电子技术开发有限公司 章节号 版 本 文件控制程序 页 次 批准发布，由办公室负责登记、发放。
b.文件的发放、回收要填写《文件发放、回收记录》。应确保文件使用的各场所都应得到适用文件的有效版本。
４.４ 文件的受控状况 文件分为：“受控”和“非受控”两大类。凡与质量体系运行紧密相关的文件应为受控，对这些文件的编制、审核、批准、发放、使用、更改、再次批准、标识、回收及作废等均应受到控制，由各主管部门按规定执行。所有受控文件必须在该文件封面右上角加盖表明其受控状态的印章，并注明分发号。
４.５ 文件的更改
a.质量手册的更改由生产技术科组织进行，填写《文件更改申请》，经质量负责人审核，上报经理批准后更改。生产技术科应保留文件更改内容的记录。
b.其他文件的更改由各相应主管部门填写《文件更改申请》，经质量负责人审批，再由指定人员进行更改。
c.所有被更改的原文件必须由相应部门收回，以确保有效文件的惟一性。 ４.６ 文件的领用
a.应经相应主管部门负责人批准后方可领用文件，领用者应填写《文件发放、回收记录》。
b.因破损而重新领用的新文件，分发号不变，并收回相应旧文件；丢失补发的文件，应给予新的分发号，并注明已丢失的文件的分发号失效；发放部门做好相应发放签收记录。
４.７ 文件的保存、作废与销毁 ４.７.１ 文件的保存
a.与质量体系相关的文件都必须分类存放在干燥通风，安全的地方。 b.文件由使用人保管。办公室会同生产技术科每季度对文件保管情况进行检查。对受控文件，应及时填写使用文件的《受控文件清单》，办公室备案。
c.任何人不得在受控文件上乱涂画改，不准私自外借，确保文件的清晰、易于识别和检索。
４.７.２ 文件的作废与销毁
a.所有失效或作废文件应及时收回，加盖“作废”印章，确保防止作废文件的非预期使用。
b.如因法律或其他原因需保留的任何已作废的文件，都应在文件封皮标
2.1 1 2/3 河北天琴电子技术开发有限公司 章节号 版 本 文件控制程序 页 次 加盖“作废”印章，并标注存查。
c.对要销毁的作废文件，由办公室填写《文件销毁申请》，经质量负责人批准后，由办公室销毁。
４.７.３ 文件的借阅、复制
借阅、复制文件者应填写《文件借阅、复制记录》，质量负责人批准后方可向办公室借阅、复制。复制的受控文件必须由办公室登记编号，并加盖“受控”印章。
４.８ 外来文件的控制
４.８.１ 收到外来文件一律交办公室控制分发以确保其有效。
４.８.２ 生产技术科及办公室在各自的权限范围内负责收集与产品有关的国家、行业、地方、国际标准及法律、法规等的最新版本，由办公室统一编号、加盖受受控印章，分发到相关部门或人员使用，并把旧标准收回。
４.８.３ 办公室要把上述标准及其他与质量体系有关的外来文件填入《部门受控文件清单》。
４.９ 为保证文件的适宜性，办公室应根据需要及时组织对现有质量体系文件进行评审，各部门结合平时使用情况进行适时评审，必要时予以修改，执行４.５条款规定。
４.１０ 对承载媒体不是纸张的文件的控制，也应参照上述规定执行。 ４.１１ 记录是一种特殊的文件，应执行《记录控制程序》的有关规定。 ４.１３ 对计算机软件的管理应执行《软件管理规定》，对软件的采购、 开发、使用、加密、防病毒等提出严格要求。办公室监督各部门对软件控制的执行情况。
５ 相关文件
５.１ 《记录控制程序》 ６ 记录
６.１ 《文件发放、回收记录》 ６.２ 《文件借阅、复制记录》 ６.3 《文件更改申请》 ６.4 《文件销毁申请表》
2.1 1 3/3 河北天琴电子技术开发有限公司 章节号 版 本 记录控制程序 页 次 １ 目的
对质量体系所要求的记录予以控制，以提供对产品、过程和体系符合要求及体系有效运行的证据。
２ 范围
适用于为证明产品、过程和体系符合要求和质量体系有效运行的记录。 ３ 职责
３.１ 生产技术科负责编制监督、管理各部门的记录。 ３.２ 记录人员负责保管本人的记录并妥善保管。 ３.３ 办公室负责归档超过一年的记录。 ４ 程序
４.１ 记录的标识、编号，见文件控制程序 ４.２ 记录填写
４.２.１ 记录填写要准确、及时、内容完整、字迹清晰，不得随意涂改。如因某种原因不能填写的项目，应能说明理由，并将该项用单杠划去。各相关栏目负责人签名不允许空白。
４.２.２ 如因笔误或计算错误要修改原数据，不能采取涂抹的方式，而应采用单杠划去原数据，在其上方写上更改后的数据，并签上更改人的姓名及日期。
４.３ 记录的保存、保护
４.３.１ 记录人员必须把所有记录分类，依日期顺序整理好，存放于通风，干燥的地方，所有的记录应保持清洁，字迹清晰，并妥善保存记录，对于保存一年以上的记录交办公室归档。
４.３.２ 每年生产技术科汇总全公司的记录，编制公司记录清单，经质量负责人批准后，交办公室归档。
４.３.３ 生产技术科每三个月要检查一次各部门记录的使用、管理情况。
４.４ 记录发放、借阅和复制
a.各部门向办公室领用所需记录空白表。
b.保管的记录应便于检索，需借阅或复制者要经质量负责人批准并填写《文件借阅、复制记录》，由记录管理人登记备案。
４.５ 记录的销毁处理
对超过保存期的记录，或因其他特殊情况需要销毁时，由办公室主管填写
2.2 1 1/2 河北天琴电子技术开发有限公司 2.2 记录控制程序 版 本 1 页 次 2/2 《文件销毁记录》交生产技术科确认，报质量负责人审核，经理批准后由授权人执行销毁。
４.６ 记录格式
４.６.１ 记录格式，生产技术科编制,质量负责人审批，生产技术科备案。
４.６.２ 各相关部门可根据工作需要提出记录格式设计更改，执行《文件控制程序》有关文件更改的规定。 ５ 相关文件
５.１ 《文件控制程序》 ６ 记录
６.１ 《记录清单》
６.２ 《文件发放、回收记录》 ６.３ 《文件借阅、复制记录》
６.４ 《文件销毁记录》
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