4、 编号
（1）归档文件应当依照分类方案和排列顺序编写档号。档号编制应当遵循唯一性、合理性、稳定性、扩充性、简单性原则。
（2）档号结构宜为：全宗号-档案门类代码年度-保管期限-机构（问题）代码-件号。上、下位代码之间用“-”连接。如“Z109-WS2015-Y-BGS-0036”。
（3）档号按照以下要求编制：
a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位阿拉伯数字或者字母与阿拉伯数字的结合标识，按照DA/T 13-1994 编制。
b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2 位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2015”。参照执行本细则整理的其他门类档案代码，分别由相应当的汉语拼音首字母标识，进馆单位执行前需和同级档案行政管理部门商定。
c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、“D10”标识。
d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应当省略机构（问题）代码。
e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0036”，实体档号章上由手工编写的则不需要补足。
（4）归档文件应当在首页上端空白位置加盖归档章并填写相关内容。归档章采用红色印泥，一般加盖在文件首页上端居中或其他空白位置。文件阅办单随同归档的可盖在阅办单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应当耐久。电子文件可以由系统生成归档章样式或者以条形码等其他形式在归档文件上进行标识。
（5）归档章应当将档号的组成部分，即全宗号、门类代码年度、保管期限、件号，以及页数作为必备项，机构（问题）作为选择项，填入相应当栏目中（见附录A 图A1），归档章中全宗号、门类代码年度、保管期限、件号、机构（问题）按照档号编制要求编制，页数用阿拉伯数字标识。为便于识记，归档章保管期限使用“永久”“30年”“10年”简称或使用汉语拼音加数字 “Y”“D30”“D10”标识，机构（问题）用“办公室”等规范化简称或汉语拼音字母“BGS”标识（见附录A 图A2、A3），可刻于归档章相应当栏目中（含进馆单位的全宗号）；不进馆的单位也可用代码表示。
5、 编目
（1）归档文件应当依据档号顺序编制归档文件目录。编目应当准确、详细，便于检索。
（2）归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必须在题名栏中用“（ ）”注明来文，如“附请示”；若作为两件，则分别编目。同一事由形成多份文件的，应分别编目，如同一次会议形成的15件归档文件，应编制15 条目录。归档文件目录设置序号、档号、文号、责任者、题名、日期、密级、页数、备注等项目。
a）序号：填写归档文件顺序号。一本归档文件目录内编一个流水号。
b）档号：按照档号编制要求编制。
c）文号：文件发文字号。一般由机关代字、年度、顺序号组成，须填写完整。没有文号的，不用标识。
d）责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。
e）题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“[ ]”号。文件的附件独立性强，正文标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录。外加“（ ）”补充说明。
f）日期：文件形成时间，以国际标准日期表示法标注年月日，如20150505。
g）密级：文件密级按文件实际标注情况填写。没有密级不标识。
h）页数：每一件归档文件的页面总数。文件中有图文的页面为一页。
i）备注：注释文件需说明的情况。凡属公开性文件在此栏标注“公开”。
（3）归档文件目录推荐由系统生成或使用电子表格进行编制。目录表格采用A4 幅面，页面宜横向设置（见附录B 图B1）。
（4）归档文件目录除保存电子版本外，应打印装订成册。装订成册的归档文件目录，应当编制封面（见附录B 图B2）。封面设置全宗号、全宗名称、年度、保管期限（可选项目）、机构（问题）（可选项目），其中全宗名称即立档单