确保照片数据不丢失和方便读取利用。
（4）归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要内容。
（5）数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
（6）归档时，应参照 GB/T 18894-2002 对数码照片进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。即在计算机环境中能正常运行。
（7）数码照片要有一定的分辨率。不论是数码相机还是扫描仪形成的数码照片，都要保证将来还原出的图像有较高的清晰度和足够的尺幅，根据目前的技术状况，参考技术指标是拍摄数码照片的像素不低于300万，扫描照片不低于600dpi。
（8）与数码照片匹配的纸质照片在目前情况下最好选用激光数码冲扩机冲洗的照片，尽量避免使用彩色喷墨打印机打印出的照片。
2、分类和排列：
（1）同一全宗内的数码照片档案按“保管期限-年度-照片组”分类。
（2）同一照片组内的数码照片档案按形成时间排列 3、命名
（1）整理过程中，应对数码照片文件进行重命名。 （2）数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组号-张号.扩展名” 格式命名。
保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10”代表永久、30年、10 年。
年度：为 4 位阿拉伯数字。
照片组号：为 4 位阿拉伯数字，同一年度内的照片组从“0001”开始顺序编号。
张号：为 4 位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照片从“0001”开始顺序编号。
（3）著录
数码照片档案的著录项目（详见图3）；建立数码照片档案目录数据库（详见图4）。 图3：
数码照片档案著录项目及说明
全宗号 年度 部门 照片组号 始顺序编号 为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”张号 开始顺序编号 档案馆给立档单位编制的代号 形成年度，采用 4 位阿拉伯数字 采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定 为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开参见号 摄影者 时间 与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号 照片的拍摄单位或拍摄人 拍摄时间采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日各2位，不足的在前补“0” 组题名 文字说明 本组照片所共同反映的主要内容 本张照片的说明，包括时间、人物、地点、事由等要素 本张照片的计算机文件类型，包括 JPEG、TIFF 或文件格式 RAW 本张照片是否开放的标记，开放为“Y”,不开放为开放状态 “N” 图4：
4、存储结构
数码照片档案可采用建立层级文件夹的形式进行存储。一般应在计算机硬盘非系统分区建立“数码照片档案”总文件夹，在总文件夹下依次按不同保管期限、年度和照片组建立层级文件夹，并以保管期限代码、年度和照片组号命名层级文件夹。
5、存储载体
（1）数码照片档案应存储在耐久性好的载体上，推荐采用硬磁盘、磁带和一次写光盘作为数码照片档案长期保存的存储载体。
（2）由于数码照片易损坏，从安全角度出发，数码照片档案应存储为一式3套，一套封存保管，一套供查阅利用，一套异地保存。
（3）存储数码照片档案的载体应有专门的装具，且应在载体装具上粘贴标签，标签上注明载体套别（封存保管、查阅利用、异地保存）、载体序号、保管期限、起始年度、终止年度和存入日期等。
（三）声像档案整理要求 1、质量要求
（1）凡是归档的声像材料，必须符合图像清晰、声音清楚、配有文字说明等要求。文字说明主要应包括声像材料的内容简介即反映的人物、事件，以及拍摄时间和地点，制作单位及人员等。
（2）归档的声像材料应符合主题突出，题材生动、完整、准确、系统、配套，保持声像载体与其他载体之间自然联系等要求。
（3）归档的声像材料必须是原版、原件。为方便利用与保护档案原件，可另归一套复制件。
2、整理规范：
（1）按年度─问题─盘号编写档号。同一内容的按归档时间编一个流水号，数量少的可以不分类，直接按归档时间顺序编流水号。
（2）每盘、盒的外套贴上标签，注明形成日期、主要内容、主要人物、职务、时间、编号、种类、保管期限、密级等，并填写卷内目录（详见图5）。
图5：
录音、录像档案卷内目录
盘内盘号 序号 题名 起止时间 日期 摄录档号 位置 存放
第五章 档案的保管
第十六条 集团档案的保管实行双轨制，即以纸质（实