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（二）普通采购业务
编号：PR-PU-07
业务编号 业务流程简述 流程适用范围 相关岗位及权限 总调 库房 财务成本核算 财务往来 PU-002 业务名称 采购业务 普通采购业务处理 适用于原材料、委外加工（包工包料）、多媒体产品的采购结算。 岗位 采购内勤 订单审核 采购入库单 记账、制单 进行付款 系统操作 采购订单、采购到货 录入 权限 增加、审核 填加、 结转采购成本 往来付款 具体工作流程 相关部门或岗位 采购员 采购任务 总 调 检验 库房 财务 采购订单 审核采购合同 到货单 审核订单 进行质检 暂估处理 入库单 入库成本 采购发票 结算 付款处理 描 述 1、 总调室调度人员在【物料需求计划】模块对系统规划的采购计划进行调整，打印后经部门经理签字确认，在【物料需求计划】模块对采购计划进行审核，将采购计划下发采购部门执行； 2、 采购部门根据总调室调度人员下发的采购计划，进行对外的询价、订货，在【采购管理】模块参照采购计划生成采购订单；采购订单（见表：PR-PU-06）经手工的合同审批手续（具体审批流程参考公司相关采购合同管理规定）完毕后，由总调室调度人员在【采购管理】模块内对采购订单进行审核。 3、 供应商材料送到后，由采购部门在【采购管理】模块中填制到货单通知单（见表：PR-PU-07）进行打印（一式三联分别传递到质检部门、库房管理人员），库房管理人员根据到货通知单查硬商品买卖在阿里巴巴 软商品交易在阿里巧巧
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收货物，并进行签字确认；质量检验人员依据到货单通知单进行入库检验。 4、 质量检验人员对入库材料进行质量检验，检验后填写质检单（见表：PR-PU-08）；根据经确认的到货通知单和质检单，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购到货单生成采购入库单，（见表：PR-PU-09）打印（一式5联，财务、库房、总调、采购），库房管理人员点收实物后手工在采购入库单上进行签字确认，由仓库主管在【库存管理】模块内对采购入库单进行审核，财务材料成本会计核算采购成本。 5、 采购发票（货物增值税专用发票、货物普通发票、运费发票、港杂费）（见表：PR-PU-10）收到后，采购部门在【采购管理】模块进行录入；所有的采购发票到齐后，财务往来会计在【采购管理】模块进行采购结算，核算材料入库成本，根据采购发票在【应付账款】模块作付款或挂账处理；如果月末未作采购结算处理，则系统自动记录为暂估入库。 操作要点： 1、对于所有的采购业务必须有采购订单，对紧急采购可以先行入库领用，再进行补入库手续的处理。
2、对于生产车间的五金、备件、工具，由各生产车间根据生产需要到库房进行领料，库房管理人员根据实际的库存量、及安全库存量提出采购申请，采购后手工填制入库单，根据库房的采购入库单和采购发票，采购部门到财务部进行直接列账处理，不走正常的采购流程。 重点提示：
采购结算必须所有的采购发票（运杂费、货物发票等）到齐后，财务材料成本会计才能做采购结算处理。
采购业务财务核算处理：
业务流程 系统操作 财务核算处理 同步流转单据 采购入库 在库存管理模块录入 借：原材料 采购入库单
未做结算 存货核算模块进行记账 贷：应付暂估款
采购入库 在库存管理模块录入 借：原材料 采购入库单
结算后 存货核算模块进行记账 贷：物资采购 采购结算 采购发票在采购管理模块录入 借：物资采购 采购发票
存货核算模块进行记账 应交税金---应交增值税—进项 贷：应付账款
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（三）采购退货业务流程
编号：PR-PU-08 业务编号 业务流程简述 流程适用范围 相关岗位及权限 库房 财务成本核算 财务往来 PU-003 业务名称 采购退货业务 采购退货业务处理 适用于采购物资进行采购到货检验不合格品退货、生产过程发现不合格退货处理。 岗位 采购人员 采购入库单 记账、制单 进行付款 系统操作 采购订单、采购到货 录入 权限 填加、 结转采购成本 往来付款 采购部 检验部门 质检单 库 房 红字采购入库单 财 务 结算，冲成本 采购退货 具 体工作红字采购发票 流程 冲销应硬商品买卖在阿里巴巴 软商品交易在阿里巧巧
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描 述 采购退货分为入库前检验不合格退货和入库后进行退货两种情况。 1、 入库前发现检验不合格品：由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货：如果是换货处理并且换货时间很快则可以不做处理；如果是退货处理，则由采购部门直接修改【采购管理】模块中到货通知单到货数量。 2、 入库后但未结算前发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货，则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单（见表PR-PU-11）（报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单生成红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传财务、采购、总调；财务材料成本会计在进行采购结算时红蓝入库单一起进行结算处理。 3、 入库后已经结算发现不合格品：质检部门会同库房管理人员将不合格品进行挑选，由质检部门通知采购部门与供应商联系进行退货或换货，则采购部门在【采购管理】模块录入采购退货单（报总调、财务、库房），实物出库后，库房记账人员在【库存管理】模块参照采购退货单生成红字采购入库单，库房管理人员进行签字确认后传财务、采购、总调；采购部门收到供应商的红字发票后，在采购管理模块根据红字采购入库单生成红字采购发票，进行相关的账务处理；财务材料成本会计在进行采购结算时红字采购入库单和红字采购发票一起进行结算处理；财务往来会计依据红字采购发票在【应付账款】模块进行冲减应付款处理。
采购退货业务补充说明
编
PR-PU-08-01 业务名称 采购退货在当月 现状：货物已入库，且在系统中录入了“采购入库单”及采购发票，但当月尚未在存货核算模块中进行月末处理即未跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。 背景知识： 按照当前税法规定，购买方在未付货款并且未做账务情况下，须将原发票联和抵扣联主动退还销售方。销售方收到后，应在该发票联和和税款抵扣联及有关的存根联、记账联上注明“作废”字样，作为扣减当期销项税额的凭证，并依次粘贴在存根联后面，下月领购专用发票时随同其他专用发标存根联一起提交税务机关核查。销货方未收到购买方退还的的专用发票前，销售方不得扣减当期销售项税额。 1、 未录入“采购发票”；如果是全部退货，可删除“采购入库单”；如是部分退货，可根据验收合格的数量直接修改“采购入库单”。 2、 已录入“采购发票”但未进行手工账务处理或在系统中未做结算； 如果是全部退货，这时要分情况进行处理， （1） 经与供应商协调可进行调换相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录号：
业务现状 处理方法 入的单据不做任何处理。如果货物换货周期较长，则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 （2） 经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 硬商品买卖在阿里巴巴 软商品交易在阿里巧巧
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（3） 不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 如果是部分退货，这时同样要分情况进行处理 （4） 经与供应商协调可进行调换部分相同的货物，且货物很快到达，在系统中对已录入的单所不做任何处理。如果货物换货周期比较长，则将系统的采购入库单及发票全部删除，视同全部货物未验收合格，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 （5） 经协商调换不同的货物，将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。因为调换不同的货物，这时可能变成两张或多张入库单或发票。 （6） 不进行调货处理，按照退货对待，即将货物全部退还给供应商。则将系统的采购入库单及发票删除，并将发票退回供应商，等货物到达验收合格后，再将相应入库单及发票录入系统进行相应账务处理。 3、 当月已执行了采购结算。 （1） 若结算后的发票没有付款，此时可取消采购结购结算，在按上述2的方法进行处理。 （2） 若结算后的发票已付款，最简单的方法是在应付中取消付款核销，再照3-1的方法进行处理。 （3） 已进行结算，且采购入库单已经记账，且生成了凭证。最简单的方法是删除凭证，最消结算，再照3-1的方法进行处理。 业务名称 采购退货跨月 货物已入库，且在K3系统中录入了“采购入库单”及采购发票，并在当月的存货核算模块中已进行了月末处理即已跨月。经验收后发现货物存在质量问题，需要退货。 背景知识： 按照当前税法规定，在购买方已付款，或者货款未付但已做账务处理。发票联及抵扣联无法退还的情况下，购买方必须取得当地主管税务机关开具的进货退出或索取折让证明单，送交销售方，作为销售方开具红字专用发票的合法依据。销售方在未收到证明单以前，不得开具红字专用发票；收到证明单后，根据退回货物的数量/价款或折让金额向购买方开具红字专用发票。红字专用发票的存根联/记账联、作为销售方扣减当期销项税额的凭证，其发票联、税款联作为购买方扣减进项税额的凭证。 购买方收到红字专用发票后，应将红字专用发票所注明的增值税额从当期进项税额中扣减。如不扣减，造成不纳税或少纳税的属于偷税行为。 如果是普通发票，则由购货方财务出具货物退回证明，并加盖公章。 1、 上月在采购系统中未录入“采购发票”；则上月系统会自动将采购入库单做暂估处理。如果本月全部退货，在采购系统中做一张红字采购退货单并与相应的蓝字采购入库单做结算。生成如下红字凭证 借：存货科目 贷：材料采购 。如是部分退货，先在系统中录入一张全部货物的退货单，并进行结算。产生如下红字凭证借：存货科目 贷：材料采购。再将合格部分的存货生成一张采购入库单，存货记账后产生凭证 借：存货科目 贷：材料采购。待发票到后，再进行结算。 业务现状 处理方法 硬商品买卖在阿里巴巴 软商品交易在阿里巧巧