质 量 保 证 手 册 标题 4.3文件的编写和审批
4.3.1《质量保证手册》由质管办组织编写，质保工程师审核，总经理批准。
第 3 章 版次/修改号：A/0 第2页 共6页 3.文件和记录控制 4.3.2 与《质量保证手册》相配套的《管理制度汇编》或《程序文件》，由责任部门编制，相应的质
控责任人审核，质保工程师批准。
4.3.3质量管理性文件（如：部门职责、行政管理制度、岗位职责）分别由相关责任部门编制，部门
负责人审核，主管领导批准，并报质管办备案。
4.3.4通用性技术文件（如：制造通用工艺、焊接通用工艺、热处理通用工艺、无损检测通用工艺等）
由归口部门编写，相应的质控负责人审核，质保工程师批准。
4.3.5专用性技术文件（如制造过程卡、焊接工艺卡、热处理工艺卡、探伤专用工艺卡），由相关工
艺人员编制，相关质控责任人审批。
4.3.6凡是受控文件和有效文件必须按《文件记录编号管理制度》编制文件号，文件要确保正确、清
晰、协调，易于识别和检索。 4.4文件的发放和使用及保管
4.4.1文件的管理部门根据对体系运行的需要拟订“文件发放清单”，经主管领导批准后执行，做到
“应有而有”。确保使用部门获得最新版本的受控文件，质管办负责管理性文件的发放和管理及归档，其它部门负责本部门文件的发放和管理及归档。
4.4.2文件发放时应编写发放号（包括外来文件），领用者要办理登记签字领用手续。
4.4.3企业内部发放的文件均为“受控本”，须加盖“受控”印章，注明发放号（记录性文件除外）。
向顾客提供的文件为“非受控”文件，不盖印章，不修改。
4.4.4当文件严重破损影响使用时，应到发放部门办理更换手续，同时交回破损件。
4.4.5文件的使用部门或个人应妥善保管，按时归档。若文件丢失，应向发放部门说明丢失原因，申
请补发，补发的文件应给予新的发放号，并注明原文件发放号作废。 4.4.6提供给驻厂监检员和评审机构的文件，按内部受控文件处理。 4.5文件的更改
4.5.1体系文件的更改由质管办组织实施，填写“文件更改单”，经质保工程师审核后质管办组织实
施更改。
4.5.2其它文件的更改，由相应的主管部门填写“文件更改单”，并组织更改由原审核人审核，若原
审核人调离，由现任主管审核。工艺文件的修改按《工艺质量管理制度》的有关规定执行。
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第 3 章 版次/修改号：A/0 第3页 共6页 3.文件和记录控制 4.5.3文件更改方式如换版、换页、局部修改等，修改的内容用粗体字以标明与原件的区别，并更改
修订号。 4.6文件的借阅
借阅与质量体系有关的文件，应经相关部门负责人，按规定权限审批后向档案员借阅，并办理借阅手续，若出现问题由档案员负责。 4.7文件的回收和作废
4.7.1与质量体系有关的文件原稿及“文件发放清单”由质管办统一保管，各部门保管好与本部门有
关的文件，并列出“文件一览表”便于使用。
4.7.2与质量体系有关的作废文件，由质管办负责下发通知，各部门负责回收交给质管办，质管办将
作废文件加盖“作废”章，除保留一套存档外，列出“销毁清单”，经质保工程师或部门负责人批准后监督销毁。
4.7.3作废的通用性、指导性技术文件，由发放部门按“发放清单”回收，加盖“作废”章，部门保
存，现场不允许有作废的技术文件。过期的法规，标准加盖“过期留存”章，不销毁可留存在使用部门作为新老对照查阅用。 4.8外来文件的控制
4.8.1收到外来文件，收文部门需识别其适用性、有效性，并拟定分发范围，报质保工程师确定后分
发。
4.8.2 设计工艺部负责收集有关国家、行业、国际标准的最新版本，适时宣贯，更新、充实标准体
系表、标准目录等。外来图纸由设计工艺部负责办理签收，保管和发放。 4.8.3质管办负责收集国家的法规，规范等文件，并负责发放和宣贯。 4.9文件的评审
每年由质管办组织对现有质量管理体系文件进行一次评审，各部门结合平时使用情况，对本部门文件进行评审，必要时予以修改。 4.10 文件的归档
4.10.1凡是受控文件和有效文件的原件及各种证书，都应归档案室存档保管，保持文件的延续性和
历史性。
4.10.2档案室应根据档案管理的要求进行分类、编目，做到易查、易找。
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4.10.3确保良好的存放条件，防火、防潮、防蛀、防霉变。 4.10.4加强文件资料的保管工作，防丢失、防盗窃、防泄密。
5本章引用的文件
《产品档案管理制度》 《文件记录编号管理制度》
第 3 章 版次/修改号：A/0 第4页 共6页 3.文件和记录控制
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第 3 章 版次/修改号：A/0 第5页 共6页 3.文件和记录控制 3.2 记录控制
1目的
对压力容器产品制造、检验、试验和检查所形成的各种记录（文件）的收集、标识、编目、查阅、归档、检索、保管和处理等作出规定，保证产品质量可追溯性，并提供产品、过程符合要求及质量体系有效进行的证据，为保持和改进提供信息。 2适用范围
适用于质量体系进行中各种记录的填写、确认、收集、保管、整理、建帐、归档等。 3职责
3.1与质量管理体系运行有关所形成的记录，如：内审、管理评审、质量分析会、质量信息等，由质
管办归口管理。
3.2与产品制造、检验、试验等形成的质量记录，由质控部归口管理，资料室配合。 3.3各部门负责本部门的记录管理。 4记录的范围
凡是与质量体系运行有关的记录、报告及与产品质量有关的数据等均属记录的范围。
5记录的填写
记录填写要求：记录填写必须正确、清楚、真实、完整、有效、统一、规范。因某种原因不能填写的项目用单杠划去，不允许空白。记录不得随意更改，确需更改的不准涂改和用涂改液覆盖，必须采用“扛改”方式，并要在更改处签名、签日期，质量记录应有编制人和授权人员审核的签字。 6记录的标识、收集和编目
所有的质量记录都应有编号、工作令号或产品编号，产品完工后所有记录都由质控部汇集整理并送档案室集中整理、标识、编目。产品出厂后应给用户产品质量证明书等出厂资料。 7记录的归档、储存及保管
7.1每台完工产品都应按工作令号、产品编号整理一套完整的质量记录，并按《产品档案管理制度》
的要求进行编制目录、归档、储存及保管，以便检索。
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第 3 章 版次/修改号：A/0 第6页 共6页 3.文件和记录控制 7.2保存期为一年以上的记录由档案室负责保管，其余记录由各部门自行保管。档案室应建立档案台
帐，其保存期应在记录清单中注明。
7.3档案贮存环境要通风、防潮、防火、防蛀、防盗，做好保密工作。 8记录的借阅
8.1借阅记录时，应办理借阅手续，填写“文件借阅登记单”并要求按时归还，必要时应经主管领导
批准方可借阅，具有专利和保密性资料不得外借，出现问题资料员负责。 8.2借阅的记录不得更改、遗失、损坏、拆页和复制。 9记录的处理
超过保存期的或没有必要保存的记录，由资料员填写“文件记录销毁清单”，经部门负责人审批后监督销毁，“文件记录销毁清单”长期保存。 10记录空白表式的管理
各种记录的空白表式由各主管部门依据相关法规、标准进行设计，相应责任人审核，送交质管办统一编号、印制，使用部门到质管办领取。质管办要汇集记录的样本编制全厂质量记录清单，各部门编制本部门各种记录清单、汇集本部门记录样本，便于管理和使用。 11相关文件
《产品档案管理制度》
《文件记录编号管理制度》
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