第8章 配送中心信息管理
本章要点
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掌握配送中心信息系统的特征； 掌握建设配送中心信息系统的原则； 掌握配送中心信息的构成； 理解配送中心信息系统的功能；
掌握配送中心的几种常见的信息技术； 重点掌握配送中心仓储信息系统。
【开篇案例】
信息在小红帽物流配送系统的运用
小红帽报刊发行服务有限责任公司（以下简称“小红帽”）是北京著名的配送企业。该公司全面代理40多种报刊的发行工作，还涉及投递广告、收购旧报及送书、送奶、送水上门等多项业务，这些服务极大地方便了北京广大市民的生活。小红帽在北京地区已先后建立了10个发行区站，近80个发行分站。为了适应市场竞争和发展的要求，“小红帽”在微机化管理、网络化建设等方面做了不懈的努力。2000年初公司就有7个部门、10个区站和43个发行站实现了微机联网，大大提高了发行业务的技术含量，有效地保证了各项业务的顺利开展。前段时间方正数码有限公司在“小红帽”物流配送中成功运用了位置信息技术，进一步提高企业实现电子商务的竞争实力。“小红帽”地理信息系统针对订阅发行、订货送货、广告投递业务在地理信息方面的需求，以业务数据图形化管理和业务机构、业务对象图形化编辑为核心，从客户、产品、业务结构三个管理层面上实现对“小红帽”业务的全面图形化管理。需求细致入微“小红帽”业务主要包括订阅发行、订货送货、报刊零售、广告投递，总公司负责汇集、整理各种业务客户的要求，管理各类业务产品和各业务机构的入事、行政，再将整理后的客户和产品信息作为任务，下达给相关的各下属业务机构执行。
思考题：小红帽如何运用物流信息技术？
8.1 配送中心信息概述
配送中心信息系统是计算机管理系统在物流领域的应用，广义上配送中心信息系统应包括配送中心业务过程的各个领域:订单处理、出入库作业、仓储作业拣选作业、运输配送作业等，是一个由计算机技术应用软件及其他高科技的物流设备，通过计算机网络将供应链上下游连接起来的动态互动系统。
作为一个现代化的配送中心，其最主要的业务功能是依靠物流信息的科学运筹管理，通过系列化的先进物流技术支撑，实现及时化、信息化与智能化的物流服务操作与管理，集储存保管、集散转运、流通加工、商品配送、信息传递、代购代销、连带服务等多种功能于一体。所以配送中心的信息系统应以现有的公共信息基础设施为通路，以电子商务服务平台为支撑，按照物流市场运行的要求，改变原有物流信息系统的封闭、单向、单通道的特征，建立具有开放、双向、多通道特征的、能够支持物流体系高效运作的、分层次的物流信息应用系统，增强企业服务国内外市场的能力。
8.1.1 配送中心信息系统的特征
物流配送中心信息系统主要实现对物流信息的收集处理发布及交易，并在此过程中不断进行物流资源的整合和物流信息的反馈，一个先进的物流配送中心信息系统应具有以下特征： （1）开放性：物流信息系统不但要与企业内部其他系统相连接以实现企业内部数据的整合和信息的流通，还应与企业外部供应链的各个环节进行数据交换，实现各节点的不间断连接。
（2）信息量大：物流配送中心的信息随着物流和商流活动的展开而大量生成，尤其现代物流的配送越来越趋向多品种、小数额、高频度的配送，使进货、库存、发货和运输等物流活动的信息量与日俱增。
（3）可扩展性：物流配送中心信息系统应能随着配送中心发展而发展，在信息系统设计时，应充分考虑未来的业务需求，以便能在原有基础上进行扩展。
（4）安全性：随着系统应用的增加特别是网上支付的实现，电子单证的使用，安全性成为配送中心信息系统的首要问题。
8.1.2配送中心建设信息系统应遵循的原则
配送中心在建设自己的信息系统时,有必要结合几条原则来满足管理信息的需要,并充分支持管理者制订物流运作计划和实际的业务操作。
（1）可用性：信息系统所储存的信息，例如订货和存货在库或出库状况的信息，必须具有可用性,也就是信息系统应能够在第一时间内向其供应商和客户提供最新的电子信息，应能向信息需求方提供简易、快捷获取信息的方式，而不受时空的限制。
（2）精确性：信息系统提供的信息能否精确地反映配送中心处理货物的当前状况，将衡量配送中心的整体业务运作水平。精确性可以解释为信息系统的报告与配送中心的实际业务运作状况吻合的程度。例如，平衡的物流作业要求实际的存货与物流信息系统报告的存货相吻合的精确度最好在99%以上。当实际存货和信息系统之间存在较低的一致性时，就有必要采取安全的方式来适应这种不确定性。
（3）及时性：信息系统必须提供及时、快速的信息反馈。及时性指一种活动发生时与该活动在信息系统内体现时的时间差。例如，在某些情况下，系统要经过几个小时或几天才能将一个新订货看作为实际需求，因为该订货不一定会直接进入现行的需求量数据库。结果，在认识实际需求量时就出现了耽搁，这种耽搁会使计划制定的有效性减少，而使存货量增加。信息系统的存货状况也许是按每小时、每工班或按每天进行更新的。显然，实时更新或立即更新更具及时性，但是这会导致增加工作量。 （4）处理异常倩况的佳动性和主动性：信息系统应能帮助配送中心的管理者识别需要引起注意的决策。使得管理入员能够把精力集中在最需要引起注意的情况，或者能提供最佳机
会来改普配送服务或降低运营成本的情况。
（5）灵活性：信息系统必须有能力提供能符合特定客户需要的数据。例如，有些客户想要把订货发货票跨越地理或部门界限进行汇总，有些客户想要每一种商品的发票。而另外一些客户却可能需要所有商品的总发票。这就要求信息系统要有持续不断地快速更新和升级能力。
（6）易操作性：信息系统必须友善和容易操作。适当的系统界面要求提供的信息要有正 确的结构和顺序，能有效地向管理入员和客户提供相关的信息。
4.1.3 配送中心信息系统的功能
配送中心信息系统的核心部分，主要具基本信息管理、订货管理、入库管理、配货管理、在库管理、出库管理和配送管理等信息处理和作业指示等功能。
1.基本信息管理 基本信息管订货信息管入库信息管在库信息管出库信息管配送信息管 用户管理 库区库位管理 接口管理 主档案管理基本查询 计费管理 报表单据管 图8-1基本信息管理
基本管理系统下包括主档管理(货主、商品)、用户管理(包括权限管理)基本查询、库区划分、库位管理、接口管理、计费管理七个子模块。主要的功能是为物流配送中心提供基本的管理数据。 (1)主档管理
货主主档：包括货主的姓名、联系方式、地址、采购单号、生产日期、批号、单价等；
商品主档：包括存储商品的名称、编号、规格、尺寸、重量、属性等； (2)用户管理
对用户及其权限进行定义。 (3)基本查询
包括查询字段的定义，如位置、状态、数量、批号、单价、属性； (4)库区划分
包括库区的定义、划分原则、库区编号等。 (5)库位划分
包括对库区内货架行、列、排的定义，储位属性的定义等。 (6)接口管理
对包括RFDI、电子标签、上位信息系统、客户端等在内的外围系统进行连接、管理。 (7)计费管理
针对不同物流特性、客户服务要求，进行多种收费组合。 (8)报表及单据管理
物流配送中心各种表格的设定、单据的生成及管理。 2．订货管理
订货管理主要包含客户订单接受与处理 、客户订货确认两个功能模块部分。
客户订单接受与处理。配送中心应要求客户逐步采取网上订货和进行在线实时信息传递，这样，配送中心不仅可以有效克服以前通过电话、传真等订货方式所造成的订货成本较高的弊端，而且还可以使客户的订单信息自动地转入配送中心的信息系统，从而减少了员工定单输入的工作，并防止了订单输入错误的发生。
在设计客户订单接受与处理功能模块时，配送中心要把握好两点:一是要让接受订货的信息尽可能充分全面，应当包含客户名称、客户代码、客户资信等级、订货时间、订货商品名称、数量、客户期望的到货时间、地点、商品属性、包装形态等信息。二是要坚持 20/80原则。即确保对重要客户进行特殊化服务，如优先配送、提供增值服务等。对重要客户的确认可通过对户资信等级进行检查和分析客户的历史记录得出。
客户订货确认。配送中心可通过采用 GPS、GIS等信息监控技术，更好地掌握客户订货商品的物流运动状态，尽量使客户的订货商品在入库时就处于随时待发的准备状态。 基本信息管理 订货信息管理 入库信息管理 在库信息管理 出库信息管理 配送信息管理 订单接收与处理 客户确认 图8-2订货信息管理
3．入库管理
其主要功能应当包括接受货物入库、货物储存计划及储存确认、数据库系统的数据更新、入库确认、生成相应的财务数据信息等。在这一环节，更多的属于业务操作工作。配送中心应通过采用条码技术、RFDI技术、智能卡等提高员工入库操作的准确度和工作效率。在入库货物的货位选择方面，还应当考虑货物出库和保管的效率和便利性。
进货入库模块包含进货预定、收货验收、推荐库位、入库上架、入库进度管理五个子模块。 基本信息管理 订货信息管理 入库信息管理 在库信息管理 出库信息管理 配送信息管理 进货预定 接收验收 推荐库位 入库上架 入库进程 图8-3入库信息管理
(1) 进货预定
采购人员根据供应商送货批次的时间、数量，通知配送中心进行收货准备，包括储位的调整、物流设备的准备、作业人员的安排、单据的审核等。 基本的流程为： ①制定供应计划
配送中心相关部门制定供应计划，确定供应商名单和各自供货商品的名称及数量，以电子版或传真的形式，发给供应商，待供应商确定并回复。
②签订订货合同
供应商同意并确认回复后，签订订货合同。 ③采购部制定采购计划
配送中心采购部根据市场的需求及配送中心的实际库存水平，合理制定采购计划。在总经理和采购部经理签字确认后，将采购计划发至各供应商，执行采购计划。
④采购部联系供应商
完成采购相关事宜后，由采购部相关人员联系供应商，以获得到货的相关信息。 ⑤供应商提交到货预告 供应商在确认采购计划后，在7个工作日之内联系配送中心采购部，并以电子版或传真的形式提交到货预告。
(2)收货验收
收货作业人员根据无线手持终端的提示，到相应收货月台验收供应商送来的货物。主要是对质量及数量进行验收。
基本的流程为： ①验收
质管部门在收到收货组的到货信息后，立刻派质检员对到货商品进行质量验收。根据检验结果，若全部检验则生成检查记录；若部分抽样检验，生成抽样记录。
②是否验收入库
质检员根据质量检验结果记录，确定是否对到货商品进行验收入库。
若质检不合格，且商品由厂家送货，在与供应商沟通后，当即拒收，同时将拒收单交厂家。若是自提或者是由托运送来的商品，且质检不合格，选择其不合格品种，将入库通知单转化为拒收通知单，标明拒收原因。同时拒收单和商品交退货区进行暂存，退货区管理员根据商品属性和数量进行入库确认，生成代管入库单，通知业务员联系厂家提货。当厂家提货时，生成代管出库单，将拒收单交给送货厂家。
若质检合格，进行入库开票，填上质检员姓名，并生成入库验收单。通知收货组进行数量验收和复核。若在验收过程中，质检员对当时不能立即做判断的商品，将此类商品存放待检区，等待质检部门确认后，再进行处理。如果质检合格，生成入库验收单，如果不合格，则生成拒收通知单。
③验收
根据到货预告和入库验收单，收货员对待入库商品的数量进行验收作业。若数量有差异，通知采购部门联系厂家，在厂家确认回复后，以实际点数数量填写入库通知单，交有复核理货员复核。
④复核
复核理货员对入库通知单进行复核，确认无误后，在入库通知单签字确认 ⑤入库确认和审核
复核理货员将入库通知单签字确认后交给收货员，由收货员将信息录入WMS，信息录入后，通知单据组，由单据组做到货商品入库确认；确认完毕后，配送主管做审核并更新WMS库存信息。
(3)推荐货位
信息系统根据商品的属性(生产厂家、商品分类、ABC分类、物品特性等) 向入库上架作业人员推荐商品上架货位，供作业人员参考。
(4)入库上架
作业人员根据无线手持终端的提示，将验收合格的商品放在仓库中相应货位。 基本的流程为： ① 打印上架单
系统会根据商品属性，自动进行货位分配，收货员打印上架单。 ② 人员安排和设备选择 根据上架商品的数量，储存形式以及存放位置的高低，搬运组组长选择和确定进行上架作业的设备；并合理安排相应的搬运人员。 ③ 贴标识牌
搬运员将商品放至准确的货位，收货员在商品包装箱的表面贴附有相关信息的标识牌，以便以后查找。
④收货员完成系统操作，做上架确认。 (5)入库进度管理
信息系统对入库的进度实时监测，便于管理人员对入库作业人员考核，同时也可以根据入库进度合理调配人员及设备，以保证及时完成商品的入库作业。
4．在库管理
其核心工作在于确定货物的保管位置、数量和入库 日期，使在库数据与实际货物保持一致。从不同货物接受订货处理到做出货物出库指示，应保证货物快进快出和先进先出。移库作业、盘点作业、数据分析、流通加工、退货管理。
接受货物:该环节主要确认客户的订货是否到货或入库。系统管理入员可首先对当天未到订货清单或当天计划到货的订货清单进行详细查核，然后将订货清单打印并交给验货入员进行核对。验货入员可采用手持条码输入终端进行验货确认 。
入库保管:对货物的入库保管作业来说，信息系统的应用，不仅在于提高作业效率和精