致远互联知识管理解决方案
另外,致远知识管理平台从工作应用的角度设计知识的展现,可为不同序列提供相应的知识中心,基于各项工作场景的需要构建知识地图,能够让员工在工作的时候迅速获取有针对性的知识。示例如下:
运维服务
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人力-文化建设
业务管理序列
2.4.2 知识库
企业需要构建一个核心知识库,积累知识资产,来支撑业务工作的开展、业务能力的提升。致远知识管理平台中的文档中心是进行各种知识沉淀过程,具体指对现有的文档知识进行收集、整理、分类和管理的过程。它通常包含了隐形知识显性化和显性知识综合化这两个模式的知识转化,并通过借阅,发送,订阅等方式进行知识的利用。
文档中心的分类亦是知识分类体系的设计,方法可通常分为以下9种,具体分类中可以综合应用:
按组织结构设计:这种方法多用于一级目录的划分,主要适用于多元化或多
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组织、相互独立性较强的集团企业,如按X事业部、Y事业部设一级目录。如果不同组织结构间完全独立,则可以为不同的组织设置相互独立的系统,或者至少为不同的组织设置不同的界面。
按专业职能/专业分工:这种方法适用于一级、二级目录,并适用于一般企业,如一级目录可以按行政管理、人力资源管理、财务管理、信息管理设置,而人力资源管理的二级目录又可以按职能分为人事管理、招聘管理、培训管理、绩效管理、薪酬福利。
按业务过程:这种方法适用于二级、三级目录,也适用于项目型企业知识管理的一级、二级目录,如建筑设计企业跟项目运作相关的二级目录可以是市场经营、项目前期策划、方案设计、生产立项、项目预算、施工配合等。
按业务逻辑:这种方法适用于二级、三级目录,一个职能部门的工作通常可以分为几类,这种分类很难用过程来概括,只能把它看作是业务自身的逻辑,如有些职能的工作可以分为管控和服务两部分,如IT、基建、结构等职能的工作可以按规划、建设、运营来划分。
按产品专业领域:这种方法适用于知识库性质的文档系统的各级目录,也适用于知识库性质的某一级目录下的各级目录,如某建筑设计院知识管理目录设置为体育场馆、医院、居住、交通等。
按使用范围:内部或外部,这种方法适用于二级、三级目录,区分分支机构或职能部门内部使用的文档和对外公开、在整个企业使用的文档,并分别设置权限。
按文档来源:内部或外部,这种方法适用于一级、二级、三级目录,区分企业自己创建或使用的文档和来自外部的文档,比如资料库、素材库、图片库等。
按文档性质:管理类文档和事务处理类文档,这种方法适用于二级、三级目录,管理类文档主要由职能部门主管及上级部门制定、颁布或监控执行,体现管控,如制度规范、表单模板、计划总结。事务处理类文档主要由职能部门职员在日常工作中创建、使用,多数属于过程性文档,如培训项目中的培训通知、学员名单、培训评估。
按文档性质:静态文档和动态文档,这种方法适用于二级、三级目录,静态和动态是相对的概念,静态指文档一旦形成,会在一段时间内长期使用,生命周
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期较长,动态指文档的使用主要是短时间内、过程性的,生命周期较短。一般管理类文档中的制度规范、表单模板属于静态文档,而计划总结属于动态文档,一般关于人员、部门、企业自身及外部机构等人、物类稳定对象的文档,如企业介绍、员工简历属于静态文档,而关于事类(活动、过程)对象的文档,如会议通知、质量异常报告属于动态文档。
在进行知识文档体系设计时,可能会同时运用到以上一种或多种方式,具体需根据企业的战略目标和运营重点作为主要参考,同时需考虑到文档的权限分配等,设计内容示意如下:
工作界面呈现如下,致远平台支持文档库自建,自定义文档属性、列表格式、任意层文件夹目录树:
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其中,致远文档中心提供几种默认文档分类,分别为:
1.我的文档:存储用户个人的文档,提供文件夹的建立,文件的建立、修改和查询;支持文档发送到个人空间,支持转发协同和邮件。
2.集团文档(集团版本):存储集团总部的知识文档,由集团文档管理员管理,普通人员通过授权可进行相应的操作。集团文档管理员根据集团组织机构或应用需求建立相应的文档夹,如按单位建立单位的文档夹,并授权单位文档管理员。也可以按照分类建立相应的文档夹, 如人事制度、销售制度等,再把文档夹共享给相应的管理人员。
3.单位文档:存储单位的文档,由各单位的单位文档库管理员各自管理及 向下授权;单位文档也可以在文档库管理中共享给其它单位,单位文档库中的文档是不能推送到集团空间的。单位文档管理员可根据单位组织机构或应用需求建立相应的文件夹,并授权部门文档管理员。举例:建立行政制度、人事制度、销售制度,并授权给相应分管人员管理。
4.项目文档:增强对项目的管理,对项目文档进行独立的分类,形成以项目负责人为主导的项目文档管理体系。项目文档是项目创建时自动根据项目名称建立的项目文档夹,项目负责人管理各自的项目归档目录。项目负责人:对项目归档目录有全部的权限。项目成员:对项目归档目录有只读和写入的权限。项目领导:对项目归档目录有只读和写入的权限。相关人员:对项目归档目录只有只读的权限。项目负责人或具有项目全部权限的人员可以共享项目文档,可以赋予共享人对项目文档操作的权限。
5.公文档案:公文档案用来进行公文文档的存储、归档,由公文档案库管理员进行管理,普通用户查看归档公文需要通过公文档案库管理员借阅。
作为企业知识库,具体可以实现:
? 实现集中式文档分类管理。单位的重要文件和工作流程信息在单位服务器中统一存储、管理和备份;
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