④当某人缺席时，无人代理其职责。 五、编写体系文件
一个组织要达到预期的HSE绩效，评价、改进健康、安全和环境管理体系，实现持续改进，最终达到减少和预防事故、职业病的目的，采用一套文件化的体系进行健康、安全和环境管理是十分重要的。这也是一个组织为实现其预期的HSE目的，评价其健康、安全和环境管理体系的绩效，达到持续改进的客观证据，同时也为获得外部审核认证提供文字根据。因此，要求对HSE的全部要素进行具体的描述，根据组织的特点形成不同层次的文件，文件可以是书面或电子媒体形式。
表4-2某组织HSE职责分配方案 管 技售理 总办术后条 款 部 门 经者 公服服理室务务部代 部部表 3.1 领导承诺、方针目标和责任 ▲ ★ ☆ ☆ ☆ ★ HSE 3.2 组织机构、职责、资源和文件控制 3.2.2组织机构 3.2.3职责 3.2.4 培训 3.2.5资金 3.2.6物力 3.2.7文件控制 3.2.8 协商与信息交流 3.3 风险评价和隐患治理 3.3.2 风险评价 3.3.3 环境因素评价 3.3.4隐患治理 3.4 承包商和供应商管理 3.4.3供应商管理 3.5.装置（设施）设计和建设 3.6 运行和维修 3.7 变更管理和应急管理 3.7.2 变更管理 3.7.3 应急管理 3.8 检查与监督 3.9 事故处理和预防 3.10 审核、评审和持续改进 3.10.2 审核 3.10.3 评审 ▲ ▲ ▲ ☆ ▲ ▲ ☆ ☆ ★ ★ ★ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ▲ ☆ ☆ ☆ ★ ▲ ☆ ▲ ★ ☆ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ★ ★ ★ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ★ ☆ ★ ☆ ☆ ★ ▲ ★ ☆ ☆ ☆ ★ ☆ ☆ ★ ★ ▲ ▲ ▲ ▲ ☆ ☆ ★ ★ ★ ▲ ▲ ▲ ▲ ☆ ★ ★ ☆ ☆ ☆ ★ ☆ ★ ★ ☆ ★ ★ ★ ☆ ★ ★ ☆ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ★ ★ ★ ☆ ▲ ★ ▲ ▲ ★ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ★ ☆ ☆ ▲ ★ ☆ ▲ ▲ ★ ★ ★ ★ ★ ▲ ☆ ★ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ ☆ 3.10.4 持续改进 ▲ ★ ☆ ☆ ☆ 注：▲为归口主管部门/人员，★为协管部门/人员，☆为相关或执行部门/人员。
1．体系文件的结构 健康、安全和环境管理体系文件是由不同层次的文件相互作用相互依存而组成的有机整体。不同层次的文件具有各自不同的功能和作用，同时和其他文件之间通过一定方式相互联系相互支持。健康、安全和环境管理体系中并未对健康、安全和环境管理体系文件的结构提出具体要求，但依据ISO 9001以及ISO 14001质量管理体系和环境管理体系文件的实践及中国健康、安全和环境管理试点企业的经验，一般把健康、安全和环境管理体系文件结构分成三个层次，如图4—2所示。 HSE管理手册 描述本公司的HSE管理体系
（第1层次） HSE程序文件 按HSE管理体系各要素描
述 （第2层次） 部门的全部HSE管理活
动 作业文件及记录 详细的作业与见证性文件 （第3层次） 及作业指导书
图4 2 健康、安全和环境管理体系文件结构示意图 2．体系文件编写的步骤 (1)编写初始健康、安全和环境管理评审报告。
(2)编写健康、安全和环境管理体系审核规范要求建立的10个要素的程序。 ①危害辨识、风险评价和风险控制程序。 ②法律、法规及其他要求获取、更新程序。 ③教育培训程序。
④协商与信息交流管理程序。 ⑤文件和资料控制管理程序。 ⑥运行控制管理程序。
⑦应急预案与响应控制程序。 ⑧绩效测量和监测控制程序。
⑨事故、事件、不符合、纠正与预防措施管理程序。 ⑩记录和记录管理控制程序。 11○内部审核程序。
(3)如果组织规模较大，可以编写健康、安全和环境管理体系审核规范中以下几个未明确要求的程序。 ①管理评审程序。
②目标、指标确定更新程序。
③健康、安全和环境管理方案定期评审程序。
(4)执行危害辨识、风险评价与风险控制程序，评价出重要危险、危害因素并进行分级，制定重要危险因素清单。
(5)根据重要危险因素确定或修订健康、安全和环境方针。
(6)根据健康、安全和环境方针和重要危险因素及技术经济可行性，确定目标、指标和管理方案。
(7)根据重要危险因素、健康、安全和环境方针、目标、指标和管理方案策划运行控制程序和作业指导书。策划时应注意如下几点：
①为使重要危险因素受到控制，应针对每一个重要危险因素建立相应的管理方案和运行控制程序。
②对同一个重要危险因素，既可以有管理方案又可以有运行控制程序，当然也可以只有其一。
③同一个目标可以分解成多个指标，相应地，同一个目标也就可以由多个管理方案或多个运行控制程序来实现。
(8)通过上述各程序提出各部门的职责，并补充完善，将其提炼到管理手册相应的条款中。
(9)将上述各程序中的主要内容，提纲挈领地提炼到手册对应的要素中。 (10)最后再详细描述手册中没有程序文件支持的要素。 3．健康、安全和环境管理手册 健康、安全和环境管理手册是在实施和保持体系的正常运行中应长期遵循的纲领性文件，是组织建立HSEMS的总体规划，是统一和协调组织各部门健康、安全和环境活动、实现事故与职业病预防和控制的根本依据和法规，是组织向上级主管部门、需方或第三方提供健康、安全和环境保证能力和水平的文字表述。
健康、安全和环境管理手册通常包括如下内容： ①组织简介。
②组织的健康、安全和环境方针。 ③健康、安全和环境目标和指标要求。 ④健康、安全和环境管理实施方案描述。
⑤组织结构及健康、安全和环境管理工作的职责和权限。
⑥结合组织活动、产品或服务的特点，对审核规范中全部管理要素的实施要点进行描述。
⑦健康、安全和环境管理手册的审批、管理和修改的规定。
健康、安全和环境管理手册的书写格式没有统一要求，但应全面、准确、简明地阐述组织在健康、安全和环境方面的宗旨，近期实现的目标和指标以及在规范健康、安全和环境行为、改善健康、安全和环境绩效中的实施要点，需要时可向社会展示，并可以为相关方所索取。
健康、安全和环境管理手册的基本结构格式和要求建议如下：
(1)发布令首页应是由最高管理者签署的全面实施职业安全建康管理体系的发布令。从发布日起组织即按健康、安全和环境管理体系文件的要求来规范其安全生产管理行为，实施健康、安全和环境管理工作。
(2)任命书 对健康、安全和环境管理者代表的任命书。 (3)健康、安全和环境方针组织应以文件的形式向社会展示其确保安全生产和员工健康的意图和宗旨；对遵守本国健康、安全和环境法律、法规和其他要求的承诺；对遵守危险控制和持续改进的承诺；并结合组织在识别和评价出的对健康、安全和环境有重大影响的重要危险、危害因素中确定实现组织健康、安全和环境目标和指标的框架要求；组织全体员工献计、献策，积极参与。
(4)组织概况 简要介绍组织的概况，生产工艺的特点、曾发生过的事故及职业病、
主要危险源等，其目的是向相关方及第三方审核认证机构提供一个概貌。主要内容应包括如下：
①企业简介应包括企业的地址、投资方、建立日期、投资规模、企业活动、产品或服务内容、产值、员工人数及组成。
②企业生产工艺 生产工艺流程简图、易发生事故的区域及工艺流程。 ③企业健康、安全和环境状况 曾发生过的事故、职业病及主要危害。 ④其他有关资料。
上述内容，可依据企业的情况有所增减，其中主要是企业的背景材料，使有需要的组织和相关方对企业有所了解。
(5)管理手册目录 按手册的章、节列出标题及页码以便于查阅。 (6)管理手册正文
①目的和适用范围 编制管理手册的目的、用途及其适用范围。
②引用标准、定义、术语及缩写代号 列出编写手册所依据的标准，以及行业中常用的或企业内部通用的术语定义，便于其他相关人员理解，同时给出手册中采用的缩写代号所对应的术语。
③手册的管理 健康、安全和环境管理体系文件是组织实施健康、安全和环境管理工作的具有法规性的文件，应当受控，以确保在有需要的岗位都有现行有效版本，防止作废版本的使用。因此，应对健康、安全和环境管理手册的评审、发放、使用、修改、回收、作废等工作制定一个手册的管理规定。
④健康、安全和环境管理体系要素的描述 健康、安全和环境管理手册是健康、安全和环境管理体系文件的概要性描述，组织可以通过该手册向社会及相关方展示其全部健康、安全和环境管理活动。因此，健康、安全和环境管理手册应对健康、安全和环境管理体系中的全部管理要素进行描述。管理要素描述的内容如下：
a．总则 简单地描述该管理要素在组织活动、产品或服务过程中的实施目的和适用的活动、产品或服务的范围。
b．职责 列出实施该管理要素的主管部门及相关部门，明确职责及权限。 c．控制要求 健康、安全和环境管理体系管理要素共有以下两类：
a)只有文件要求，没有规定编制程序文件的要素，如：健康、安全和环境方针；目标；健康、安全和环境管理方案；机构和职责；管理评审。
对上述几个管理要素，依据管理要素中规定的基本要求，简要描述实施该管理要素工作中的内容和要求，并结合组织活动、产量或服务的特点以文件的形式来表达这些管理要素的成果。如：健康、安全和环境方针；健康、安全和环境目标计划表；健康、安全和环境管理方案计划表；健康、安全和环境管理体系组织结构图；健康、安全和环境管理体系要素职责分配表。
b)规定编制程序文件的要素，如：领导承诺、方针目标和责任；组织机构、职责、资源和文件控制；风险评价和隐患治理；承包商和供应商管理；装置（设施）设计与建设；运行和维修；变更管理和应急管理；检查和监督；事故处理和预防；审核评审和持续改进。
上述10个管理要素均有编制程序文件的要求，同样依据管理要素的基本要求，简要描述实施该管理要素工作中的内容和要求，对实施的方法和程序在健康、安全和环境管理手册中不做描述，以避免与程序文件重复。
d．相关文件 通过相关文件可以建立不同层次文件的查询途径。
对于只有文件要求，而没有规定编制程序文件的要素，则应列出该管理要素完成的文件化成果，如健康、安全和环境目标计划表，健康、安全和环境管理方案计划表等。
对于规定编制程序文件的要素，则应列出该管理要素所包含的程序文件及相关程序文件清单。
(7)附录 附录实际上是健康、安全和环境管理手册的附件，是对健康、安全和环境管理手册的补充说明，其主要内容如下：
①重要危险因素清单。
②组织适用的法律、法规、标准及其他要求清单。 ③健康、安全和环境目标及管理方案。 ④组织结构图。
⑤健康、安全和环境管理体系要素职责分配表。 ⑥健康、安全和环境管理体系程序文件清单。 ⑦健康、安全和环境记录清单。 ⑧其他有关资料。
4．健康、安全和环境管理体系程序文件
健康、安全和环境管理体系程序文件是组织开展健康、安全和环境管理工作的基础性文件，是管理手册的支持性文件，是管理手册中原则性要求的进一步展开和落实，因此，编制程序文件必须以健康、安全和环境管理手册为依据，符合管理手册的有关规定和要求，并从健康、安全和环境管理体系的整体出发，进行系统编制。程序文件的内容通常包括如下：
(1)目的和适用范围 简要说明该程序管理活动的目的和适用范围。
(2)引用标准及文件包括国家、行业以及企业内部制定的与本程序实施相关的文件。 (3)定义本程序文件中涉及到的行业及企业常用的术语定义，便于理解。
(4)职责 指明实施该程序文件的主管部门及相关部门及其职责、权限、相互关系。 (5)工作程序列出实施此项管理活动的步骤，保持合理的编写顺序，明确输入、转移和输出的内容；明确各项活动的接口关系、职责、协调措施；明确每个过程中各项活动由谁干，什么时间干，什么场合(地点)干、干什么、怎么干、如何控制，及所要达到的要求，需形成记录和报告的内容；出现例外情况下的处理措施等，必要时辅以流程图。 (6)报告和记录 确定使用该程序时的记录和报告格式及其保存期限。
(7)相关文件 列出与该程序文件相关的作业指导书、操作规程、工艺卡及其他有关规程等支承性文件的清单。
程序文件应简明易懂，并经主管部门负责人同意以及相关部门对接口关系的认可，经审批后实施。
5．体系的其他文件
(1)作业文件是程序文件的支持性文件。作业文件可以包括作业指导书、操作规范、工艺工程图表、技术说明、规章制度、规定办法等。作业文件的内容是描述为实施程序文件所涉及到的各职能部门的具体活动，主要供各项具体活动和具体岗位的管理和操作人员使用。为了使各项活动具有可操作性，一个程序文件可分解成几个作业文件，能在程序文件中交代清楚的活动，就不需要再编制作业文件。作业文件必须与采用要素的程序相对应，为配合程序文件的执行，引用某些现有的、专门性的技术规范或企业内部的操作惯例、制度规定等，作为对程序文件的补充、细化，但不能脱离程序另搞一套作业文件。国家、行业、组织的技术标准、规范不作为作业文件，单独在“在用标准目录”中体现。在作业文件中通常包括活动的目的和范围，做什么和由谁来做，何时、何地以及如何做，应采用什么方法、设备和文件，如何对活动进行控制和记录，即“5W+1H”原则。 (2)记录 是配合三级体系文件的执行，并对执行结果进行文件化，是体系运行的产物，包括了体系运行的过程信息和结果信息，为体系的运行提供支持和见证。从广义上