——秘书为领导工作与秘书工作服务，必须掌握两大方面知识（为本行业；为本行业领导人）
——秘书知识与主客观环境相适应（客观环境；主观努力）
B.秘书知识结构构建三原则——目标原则、整体原则、动态原则。 C．秘书知识结构主要内容——基础层次、中间层次、最高层次。 基础层次：社会科学、人文科学、自然科学的诸多学科。 这一层次的核心部分——马克思主义理论（三大组成部分；最重要的是马克思主义哲学。解决世界观、人生观、方法论即正确的立场、观点、方法问题）；社会学（以科学方法研究社会生活规律。突出研究视点的综合性和整体性）；语言逻辑学（基础工具性学科。提高思维技巧和语言文字〈包括外语〉的运用技能。
围绕核心学科，基础层次向两翼展开外围和边缘部分：社会科学一翼——经济学、法律学、文学、历史等（以利秘书了解人生、认识社会，全面把握工作环境及其背景）；自然科学一翼——数学、物理学、化学、生物等学科的常识。
中间层次即专业基础层次：由若干与秘书业务有密切关系的学科组成。
这一层次的核心部分——领导科学（一门研究现代领导活动规律和方法的新兴交叉学科）；管理学（专门研究管理过程及管理手段）。
围绕此核心向两翼展开外围和边缘部分——A.秘书学的”姐妹学科”即公共关系学、组织行为学、心理学、决策科学等；B.若干新兴学科如系统论、信息论、控制论、运筹学等
最高层次即专业知识层次：秘书知识结构金字塔的顶端，起决定性主导作用。 这一层次的核心——两部分（秘书学、秘书所在部门的专业知识）。
围绕这一核心展开的外围和边缘部分——秘书学若干分支学科，如文书学、档案学、信访学、调研学、协调学、会议组织学、公文写作学、后勤学、办公自动化原理。（具体深入，更具操作性）。
3-3-2 秘书的智力与能力结构（智力与能力既有联系又有区别）
智力——人们赖以吸取外界知识的能力
能力——即通常所说人的“才能”、“本领”等
A.秘书的智力结构 良好的智力是从事秘书工作的基本条件。秘书的智力主要包括5个方面：
a.观察力——凭借感知直接获取感性材料是智力活动的门户。秘书肩负信息搜集和反馈的职责，应成为目光敏锐的观察家，耳听六路、眼观八方。
提高观察力的措施：①培养观察兴趣，形成观察习惯； ②多方接触，开阔视野；③ 态度客观，操作细密。
b.注意力——集中专向于某一客观事物的心理活动。它是人们清晰、准确认识和反映事物的保证 。
注意稳定：专心致志、绝无旁骛； 注意分配：头绪繁多、必须兼顾； 注意转移：紧随领导、适时调整
提高的措施：①加强工作责任感；②增强自控能力。
c.记忆力——保持识记和个人经验再现的心理过程。是智力活动的“储存器”。
秘书智力的发展需要记忆仓库提供原材料进行加工深化，秘书需要运用记忆力储存大量信息资料。秘书工作的特殊性要求秘书:注意记忆的敏捷性（“快”）和正确性（“准”）。
加强的技巧 ：增强信心，稳定情绪；活跃思维，勤于用脑；及时、反复，发挥联想；借助速记、电脑记事等手段，辅助记忆。
d.思维力——对客观事物间接和概括的反映能力。它是智力活动的核心。 思维力强弱集中表现在其思维的广度和深度上。
广度——思考幅度大，思维面开阔，见微知著，洞察背景，范围不狭窄，思路有层次。 深度——思考程度深刻，从现象看本质，追寻来龙去脉，探索内在规律。
有效提高思维力的四条途径：积极参加社会实践，不断丰富感性知识；着力加强思维训练，掌握各种思维方法；提倡独立思考，力求多谋善断；学习掌握思维科学知识，保持发散式思维与收敛式思维之间的必要“张力”。
E.想象力——人们在原有感性形象基础上，经过新的组合排列而创造出新形象的思维活动。它是人们智力活动的翅膀和创造活动的推进器。
秘书应具有丰富的想象力，以利活跃思路，发挥创造性，从已知走向未知，预计事物发展前景。
想象力的培养是一个漫长的心理锻炼过程。要求广采博收、注重积累、活跃思维、打破常规。
B.秘书的能力结构
“能力”就是我们平常所讲的“才能”、“本领”。对于秘书的能力要求是：“一专多能、全面发展”。
最重要的是4种能力：语言文字应用能力、协调能力、管理能力、信息处理能力。 a.语言文字应用能力包括阅读能力（要求“精心研读、迅速理解、准确捕捉、筛选信息”）、倾听能力（要求“认真倾听、准确理解、善于归纳、甘于沉默”）、说话能力（要求“准确、简练、明晰、得体”）、写作能力（要求“准确无误、文思敏捷、出手成章、形成风格”）。 b.协调能力是指秘书在领导意图的指导下，在秘书部门的职责范围内，积极主动地沟通信息，调节关系，协同步调，促进和谐运行，提高工作效率。 为了提高协调能力，秘书一要勤奋学习（熟悉政策、法律、原则、规则，掌握协调依据），二要胸怀大局（通盘考虑，统筹各方，处理关系），三要目光敏锐（洞察矛盾焦点，把握协调关键），四要讲求协调艺术，会做思想工作，实现协调目标）。 c.管理能力集中体现在辅助决策、组织实施以及管理日常具体事务等3方面。这要求秘书十分注重自己知识面的拓展和综合能力的提高，坚持长久、日积月累，培养很强的管理能力。
d.处理信息能力，指的是在信息收集、加工、传递、使用、反馈、贮存等各个环节中熟练的技能技巧和高强的操作能力。这要求秘书敏于感受信息，勤于收集信息，精于鉴别和加工信息，善于运用信息。
3-3-3 秘书的基本技能
秘书技能，指秘书人员从事秘书工作时需要掌握的技术本领亦即动手能力。
关于秘书技能标准：原国家劳动部制定的初级和中、高级秘书技能标准；日本国对秘书技能的审定、要求标准；我国民间企业对秘书技能的需求特点与要求。
A．当前和今后一个时期内现代化初、中级秘书人员需着重掌握的三种技能——电脑应用、“双语言”、速记与快读。
B．其他业务技能：公共关系能力；业务信件程式；邮政手段使用；电信手段使用；一
般性会计业务办理技能；出差出国事务；涉外业务；内外礼仪事项；其他必备技能如摄影摄像、汽车驾驶、文娱欣赏等。
C.高级秘书的特殊技能——
a.发挥智谋助手作用方面：才思敏捷，快速成文；鉴别力强，信息准确；模拟风格，参谋代劳；坚定灵活，谏诤建言。
b.发挥事务助手作用方面：准确判断，挡驾得体；无私奉献，拒腐维廉；适度揽过，维护领导。
c.数学应用与网络技术 [课后思考题]
1、如何进行秘书职业道德修养？ 2、秘书应具备哪些基本技能？
第四章 文字工作
[教学目的] 通过本讲的教学，使学生掌握有关文字记录、文稿撰拟、审稿等方面的
知识特别是基本技能，以利今后从事秘书工作时重点做好文字工作。
[教学重点] 秘书文字工作的含义、内容和要求；文字记录、文稿撰拟、文稿审核的规
范和方法。
重要性：文字工作是“三办”的基础和工具；是秘书实务最重要的内容之一,又是秘书机构和秘书人员在自己职业舞台上表演的“重头戏”。因此，是各类秘书必须具备的“看家本领”。从某种意义上讲，秘书就是文字工作者。从您当秘书的那天起，就与文字工作结下了“不解之缘”，就得每天苦练文字功底。
[授课时数]4 [教学内容]
[第一练习] 公文起草（模拟）
假设您是人文学院秘书。经院务会议研究，拟在“五一”期间，组织师生游览本市市容及部分旅游景点。共安排3天，每批1天。看南山公园、滨海路、开发区。租车费由学院负担；门票、午饭师生自理，争取免公园门票；安全由学院负责。毛院长布置秘书起草学院给鲁大的公文，请求批准此事，并由鲁大出具公函，以便学院向开发区及市园林局联系免门票等事宜。
这是一份仅数百字的公文稿 。请同学们构思后，讨论此文的文种和结构。 文种：报告？请示报告？请示？
结构：1，理由及依据；2，具体打算；3，请求事项——A.请求批准;B.请求以鲁大名义出具联系函;C.请求鲁大一位或数位领导参加以示关怀和支持。
鲁东大学文学院文件
鲁大文[2004] 号 签发人：毛金祥 ━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━━ 鲁东大学文学院关于“五一”期间
拟组织师生游览市容和部分旅游景点的请示
鲁东大学：
为了丰富全院师生假期生活，并对师生进行了解烟台、热爱烟台的教育，激发师生为把烟台建设成为现代化国际商贸城贡献力量的热情,经院务会议研究，拟在今年“五一”长假期间，组织全院师生游览本市市容和部分旅游景点。
游览活动拟分期分批组织开展，共安排3天，即从五月三日至五日每天安排一个年级。主要游览南山公园、滨海路、开发区等。经费开支：租车费（约三千元）拟由学院负担；门票、午饭由师生自理。争取向有关方面联系求援，免收两处公园门票。安全由学院领导及各班主任负责。
请求鲁东大学批准我们组织此项活动；请学校领导一人或数人参加此项活动，以示关怀并作指导；请求以职大名义出具分别致开发区管委会、园林局的公函，争取他们派员给师生作介绍，并免收两处公园的门票。妥否，请批示。
鲁东大学文学院
二零零四年四月二十五日 主题词：行政 节假日 请示 文学院办公室 2004年4月29日 共印5份
请大家给模拟文稿作评价、挑毛病：文种是否正确? 格式有无毛病? 结构是否合理? 表达是否得体? 字、词、句、段方面有哪些要修改的？
一、文字工作概述
1-1-1 概念
文字——文书，文章 文字工作——广义；狭义
1-1-2 意义
A.文字功底是秘书的基本素质(“第一流的文字处理能手”)；
B.文字表达能力居秘书应具备的“六大能力”之首（表达、办事、管理、交往、应变、研究能力）；
C.秘书做好文字工作是对领导工作的有益补充。从一定意义上讲，一是对领导意图的完善和升华；二是对领导知识和智能的补充和延伸；三是对领导精力和体力的“代偿”。
1-1-3 特点（四性）
A.写作活动的“受动性”(相对“自主性”而言)。这要求秘书：“养之有素”——注重知识的积累和更新；“倚马可待”——随时准备接受领导者的交拟。
B.思维形式的 “抽象性” （在形象思维、抽象思维、直觉思维三种思维中属第二种） ：这要求秘书既具备扎实的现代汉语知识，又很好地掌握形式逻辑知识。
C.表达方式的“综合性”（“记叙”“说明”“议论”“抒情”中，以说明为主，兼有记叙和议论） ：要求秘书熟悉记叙、说明和议论等表达方式，努力形成自己独特的语言风格。
D.成文过程的“程序性”（交拟→拟稿→审核→签发→印发）；（会商→会稿→会签） ：这要求秘书懂得并熟悉行文程序；严格按照有关规定行文。
二、文字记录
[第二练习] 打公务电话并做电话记录
现在,请二位同学模拟通话并各自做电话记录。一位同学扮演人文学院秘书，另一位扮演市园林局办公室人员。通话过程是：在前面模拟的关于五一期间组织游览活动的请示得到职大批准后，人文学院秘书用电话与园林局联系师生游览红山公园（该公园隶属于市园林局）的安排并希望免门票。打完后，请扮演者各自宣读所做的电话记录。
2-2-1 文字记录的种类 （8种）
A.电话记录 ：a.发出电话记录；b.接收电话记录； B.值班记录； C.来访记录； D.会议记录；
E.大事记。一事一记、按日编排； F.调查记录。第一要件是倾听；记录要快速、精确；根据不同情况采用不同的记录方法； G.领导讲话记录。不论领导人有无讲稿都应记录，详略可根据情况有所不同。有讲稿应详记补充发挥部分；无讲稿应“有言必记”。
H.领导口授记录。作好准备，随时记录；注意聆听，边听边记；疑问之处，随手标示；口授结束，复述要点。
2-2-2 文字记录的过程 A.备好纸笔,随时记录；
B.用心倾听判断，快速作出记录； C.重视“后整理”，形成记录稿。
2-2-3 文字记录的方法 A. 要点记录法；