注意：会议议程的编制应在前，议程一旦确定，就不应再变了。会议日程在时间、地点、人员等问题上，如遇到一些变化，可相应调整；议程安排和日程安排必须吻合；会议的议程和日程表制定后，必须经主管领导审核方可实施。
4－1－3会议记录
XXXX会议记录 （标题：会议名称＋文种；文种） 时间：X年X月X日X点 （日期、具体时间） 地点：
出席人： （主席写最前面，记录员写最后，要写列席人和缺席人） 主持人： （又称“会议主席”，人名及身份） 记录： （记录员，人名及身份）
（以上6项应开会前填好，为会议记录“首部”）
一、主持人讲话：?????????????????????????????? ??????????（说明议题，多个议题用序号标出）
二、发言：
XXX：?????????????????????????????? XXX：?????????????????????????????? ??????????（发言人姓名：发言内容。每个人分行） 三、决议：
（一）?????????????????????????????????? （二）???????????????????????????????????????????（决议事项，分条列出，有时要列表决方式和结果）
（以上为会议记录“主体”）
四、散会：（X点） （结尾：标明散会时间）
（以上“首部”、“主体”、“结尾”合成会议记录“正文”）
主持人：XXX（签名） 记录人：XXX（签名）
（以上是“尾部”，记录的右下方，要签字）
4－1－4意向书
①请代天地公司经理室秘书钟苗，为天地公司与顺达软件公司拟写一份合作意向书。要求内容具体，格式规范。 答：基本格式如下：
兴建天地公司库存控制系统项目意向书 （标题：项目名称＋文种；文种）
天地公司（以下简称甲方）与顺达软件公司（以下简称乙方）经过友好协商，双方本着互惠互利的原则，兴建天地公司库存控制系统项目。现以达成初步意向，内容如下：
（导语：当事人单位全称，当事人接触情况，达成意向，有惯用结束语） 一、?????????????????????????????????? 二、???????????????????????????????????????????（主体：意向性意见，分条列出，可参照合同、协议条款排列）
X、未尽事宜，在签定正式合同或协议书时再予以补充。（结尾：惯用语，留有余地）
（以上“导语”、“主体”、“结尾”合成意向书“正文”） 甲方 乙方
天地公司（公章） 顺达软件公司（公章） 代表：XX（签名）代表：XX（签名） 代表：XX（签名）代表：XX（签名）
X年X月X日 X年X月X日
（以上是“尾部”，单位名称、公章、代表签名或私章、日期）
[课后思考题]
1、 文书工作要坚持哪些原则？ 2、 收文处理包括哪些环节？ 3、 请拟写一份会议日程表
第六章 信息工作
[教学要求] 通过本讲的教学，使学生加深对秘书信息工作重要性及其特点、要求的认
识和领会；掌握如何获取信息、如何加工信息特别是如何写信息简报、如何提供和存储信息；了解高层次信息开发的一般途径与方法。
[教学重点]信息与信息工作的含义；信息工作的特点、意义和要求；秘书部门和秘书人
员获取、加工、提供和存储信息的要领和方法；高层次信息的开发。
[授课时数]4 [教学内容]
一、信息工作概述 1-1-1 信息与信息工作
A.广义信息与狭义信息：狭义信息，是指通过一定的物质载体反映出来的新的有用知识。广义信息，是指对各种事物运动特征和变化的客观描述。
课堂讨论：1，报纸、电台、电视台以及网络等所传播的新闻是不是信息？如果是，属广义还是狭义信息？2，气象信息属广义信息还是狭义信息？
B.信息的特征：1，客观性；2，无限性；3，时效性；4，共享性；5，可传输性；6，可加工性；7，可扩散性。
C.信息工作：特指秘书获取、加工、传递、储存和利用信息的一系列活动。秘书部门既是各级领导机关的办公机构，又是承上启下、联系各方的信息中心。对领导来说，它又是参谋、助手和“耳目”。秘书部门的这些功能，哪一条都离不开信息。为领导工作提供全面、准确、对路的信息，是秘书义不容辞的重要职责。
1-1-2 信息工作的作用
A.辅助领导者正确决策：信息是决策的基础和依据。领导决策过程实际上是一个对信息的处理过程。
[案 例] “新疆金石集团”开发“改性沥青”生产并将产品逐步推向全国的决策过程中信息的作用。
B.协助领导者科学管理：科学管理的实质，就是按一定的目标，对一个管理系统进行有效的控制。
[过 程] 各方信息→领导者→信息处理→发出指令→控制管理系统→达到既定目标
C.开阔领导者与秘书的思路：在信息社会，现代领导者经常面临“信息饥饿”。同时，秘书自身也极需通过信息工作来开阔视野和思路，提高信息捕捉能力、创新思维能力、分析判断能力、综合概括能力、参谋咨询能力和应用写作能力。
D.提高秘书工作效率：秘书部门和秘书人员的绝大部分工作如撰写公文、办理公文、立卷归档、调研、办会等等，实质上都是在处理信息。
1-1-3 信息工作的特点
“四性特点”—— A.服务性：秘书部门信息服务具有多向性特征。而其中最直接最主要的是为领导决策服务。
B.综合性：秘书部门提供信息种类非常广泛；其内容具有综合性而非专业性。 C.针对性：同一信息对于不同的对象，其有用性即价值各不相同 D.适时性：秘书部门提供信息要选择最佳时机以取得最高的吸收率。
1-1-4 信息工作的六项要求
敏锐、准确、及时、全面、适用、经济。
[案 例] 某企业抓住APEC(亚太经济合作组织)峰会在沪召开这一信息开发唐装生产大赚一把取得成功。
二、信息的获取
信息获取——秘书利用各种渠道和方法获得领导工作所需要的信息。这是信息工作的基础性环节。
2-2-1 信息获取的范围
秘书主要是从6个方面获取信息
2-2-2信息获取8渠道
2-2-3 信息获取的方法（主要有8种方法）：网络查询法；文字阅读法；收看
收听法；会议记录法；相互交流法；专题调查法；观察体验法；索取求购法。
三、信息的加工
信息从初始状态到具有可用性，必须经过加工处理。
所谓信息加工，是指秘书将获取的原始信息进行鉴别、筛选、综合、分析和编制，使之成为完整、有用的信息资料，以便提供使用。信息加工既是一种工作过程，更是一种创造性思维活动；加工的成果是科学方法与智力劳动的结晶，具有比原始信息更大的使用价值。
3-3-1 信息加工的方法
A.归纳法：筛选→合并同类项→专题信息。 此法便于领导深入了解研究某一方面问题。 B.浓缩法。在保证信息量不变的前提下，将长信息压缩成简短信息。通常动态性信息宜短，调研、经验等信息材料可长些。
C.纵深法。“打破沙锅问到底”。沿纵向，一层层、一步步、一环环深透揭示问题。 D.扩充法。对残缺不全的原始信息加以补充，使之成为完整有用的信息资料。 E.对比法。纵向比较；横向比较；两种比较结合起来。此法反差鲜明、印象强烈。 F.转换法。将较抽象的内容转换成人们容易理解的事例。此法一是转换对象之间要有可比性，二是转换对象要通俗易懂。
G.图表法。一目了然，易传易用。
H.剪接法。多用于动态性信息的加工。要求确定好信息主题，并正确选材、剪接。
3－1－2 信息简报（信息内刊）
是指记载和传递、报送信息的文字材料。其特点：“新、深、实、短”。
秘书编写信息简报6点要领：标题醒目；主题集中；内容新鲜；结构简单；篇幅简短；语言简洁
[课堂讨论] 信息的加工与信息简报的编写之间有着什么样的关系？
[ 案例1 ] 试改写一篇信息稿：将一篇字数为1600字的信息《温家宝总理谈中国宏观经济形势与金融体制改革》改写为同题目的字数在1000字以内的较短信息。
（原文） （缩写后）