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第六章 采购授权
采购授权
为了圆满执行工作并达到目标，采购部门应有下列四种决策权： 1． 供应商之选择。
2． 交易价格及条件之决定。 3． 采购规范之确认。 4． 与潜在供应商之接触联系。
再就采购部门而言，为实施分层负责，提高工作效率，通常会实施下列两种授权措施： 内部授权
采购主管秉承上级主管或公司制度，在一定金额内有决定采购之权。超过此一权限，仍需呈请上级主管核定。
外部授权
除了采用混合式采购制度之外部授权状况外，尚有对于执行专案计划人员之授权（不受公司原有采购制度之约束），或采购部门认定由使用部门自行办理更为妥当之授权。金额较大之外部授权，采购部门应保留查核之权，以免发生流弊。
公司采购核决表
负 责 人 权 项 目 限 原辅材料 采购合同 原辅材料 采购订单 零星材料 采购 采购计划 及预算 入库单 检验单 退货单 结算单 税票 供应部负责人 复审 技术部负责人 复审 质量部负责人 复审 财务部负责人 复审 公司副总经理 复审 公司总经理 核决 复审 复审 复审 核决 复审 核决 复审 核决 复审 复审 核决 核决 核决 核决 核决
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第七章 作业流程
作业流程
凡企业规模愈大，采购金额偏高者，对程序的设计愈为重视。兹将一般采购作业的流程设计应注意的要点，列述如下：
1．先后顺序及时效控制
即应注意其流畅性与一致性，并考虑作业流程所需要时限。譬如，避免同一主管对同一采购案件，做数次的签核；避免同一采购案件，在不同部门有不同的作业方式；避免一个采购案件会签部门太多，影响作业时效。
2．关键点之设置
即为便于控制，使各项在处理中的采购作业，在各阶段均能追踪管制。
3．划分权责或任务
即各项作业手续及查核责任，应有明确权责规定及查核办法。譬如，请购、采购、验收、付款等权责均予区分。
4．作业过程中发生摩擦、重复与混乱
即注意变化性或弹性范围以及偶发时间之因应法则。
5．繁简或被重视的程度，应与所处理业务或采购各项的重要性或价值的大小相适应 即凡涉及数量较大，价值较高，或易发生舞弊之作业，应有较严密之处理监督。反之，则可略予放宽，以求提高工作效率。
6．程序应合时宜
即应注意程序的及时改进。早期设计的处理程序或流程，经过若干时日后，应加以检讨，不断改进，以因应组织的变更，或作业上的实际需要。
由上述采购作业流程设计应注意的各项要点，可以了解采购流程对采购作业的影响及重要性。采购作业基本步骤如下：
1．需求
即在采购之前，应先确定买哪些物料？买多少？何时买？由谁决定等？ 2．需求说明
即确认需求之后，对需求的细节如品质、包装、售后服务、运输及检验方式等，均须加以明确说明，以便来源选择及价格谈判等作业，能顺利进行。
3．选择可能的供应来源
即就需求说明，从原有供应厂商中，选择实绩良好厂商，通知其报价。 4．合宜价格的决定
即决定可能的供应商后，进行价格的谈判。 5．订单安排
即于价格谈妥后，应办理订货签约手续。合约或订单，均属具有法律效力的书面文件，对买卖双方的要求、权利及义务，须予列明。
6．订单追踪与稽核
即签约订货之后，为求销售厂商之如期、如质、如量交货，应依据合约规定，督促厂商
按规定交运，并予严格验收入库。
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7．核对发票
厂商交货验收合格后，随即开具发票，要求付清货款时，对于发票的内容是否正确，应先经采购部门核对，财务部门才能办理付款。
8．不符与退货处理
即凡厂商所交货品与合约规定不符而验收不合格者，应依据合约规定退货。并立即办理重购，予以结案。 9．结案
即凡验收合格付款，或验收不合格退货，均须办理结案手续，清查各项书面资料有无缺失，绩效好坏等，签报高阶层管理或权责部门核阅批示。
10．纪录与档案维护
即凡经结案批示后之采购，应列入档案登记编号分类，予以保管，以备参阅或事后发生问题之查考。（档案都有一定保管期限之规定）。
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第八章 采购表单
XXXXX有限公司供应商送货单 NO 000084
送货单位： 编 码 合 计 送货人：
三联①存根联②送货联③升达联
品 名
规 格
年 月 日
单 价 金 额 备 注 钩稽单号:
单 位 数 量 制表人：
XXXXX有限公司入库单 NO 000084
送货单位： 编 码 合 计 记帐人：
四联①存根联②仓库联③记帐联④供应联
品 名
规 格 单 位 数 量 单 价
年 月 日 金 额 备 注 钩稽单号:
经办人：
库管：
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XXXXX有限公司退货单 NO 000084
退货单位： 编 码 合 计 记帐人：
四联①存根联②仓库联③记帐联④供应联
品 名
规 格 单 位 数 量 单 价
年 月 日 金 额 备 注 钩稽单号:
经办人：
库管：
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