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第十一章 采购部门之职责
一．供应部工作职责
1．审查请购单之内容，包括是否有采购之必要及请购单之规格与数量等是否恰当。 2．与技术、品管等部门人员共同参与合格厂商之选择。 3．执行采购功能，包括询价、比价、议价及订购。 4．交货之稽催与协调。 5．物料之退货与索赔。 6．物料之开发及价格调查。 7．采购计划与预算之编订。
8．供应厂商之管理。
9．采购制度、流程、表单等之设计与改善。
二．供应部部长工作职责
1．拟订采购部门工作方针与目标。 2．负责主要原料之采购。 3．编制采购计划与预算。 4．签核合约与订购单。 5．采购制度建立与改善。 6．撰写部门月报。
7．主持采购人员教育训练。 8．建立与供货商的良好关系。
9．督导采购部门全部业务及人员考核。
10．主持或参与采购相关业务的会议，并做好部门间的协调工作。
三．部门人员相关工作职责
1．协助部长工作。
2．请购单、验收单之登记。 3．订购单与合约之缮记。 4．交货记录及稽催。 5．访客之安排与接待。 6．采购费用之申请与报支。 7．供应厂商之考核。 8．电脑作业与档案管理。
四．原料采购主管工作职责
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1．经办生产原料采购。 2．查访厂商。
3．与供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等。 4．确定交货日期。
5．一般索赔案件办理，处理退货事宜。
6．监督和协调原材料供应厂商的质量执行。 7．收集价格情报，调查市场行情。
五．辅料采购主管工作职责
1．经办生产辅料采购。
2．查访厂商。
3．与供应厂商谈判价格、付款方式、交货日期等。 4．确定交货日期。
5．一般索赔案件办理，处理退货事宜。 6．监督和协调辅料供应厂商的质量执行。 7．收集价格情报及替代品资料。
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第十二章 采购人员之选用
一．才能方面
（一）成本意识与价值分析能力
采购支出系构成销货成本的主要部分，因此采购人员必须具有成本意识，精打细算， 锱铢必争，不可“大而化之”。其次，必须具有“成本效益”观念，所谓“一分钱一分货”，不可花冤枉钱，买品质太好或不堪使用之物品。随时将投入“成本”与产出（使用状况——时效、损耗率、维修次数等）加以比较。此外，对报价单的内容，应有分析的技巧，不可以“总价”比较，必须在相同的基础上，逐项（包括原料、人工、制造费、税金、利润、交货时间、付款条件等）加以剖析评断。
（二）预测能力 在动态经济环境下，物品的采购价格与供应数量经常调整变动。采购人员应能依据各种产销资料，研判货源是否充裕；与供应商的接触，从其“惜售”的态度，亦能揣摩物品可能供应日绌；从物品原料价格的涨跌，亦能推断采购成本将受影响的幅度有多少。总之，采购人员必扩充视闻，具备“察言观色”的能力，对物品将来供应的趋势能预谋对策。
（三）表达能力
采购人员无论是用语言或文字与供应商沟通，必须能正确、清晰表达所欲采购的各种条件，例如规格、数量、价格、交货期限、付款方式等，避免语意含混，滋生误解。特别是忙碌的采购工作，必须使采购人员具备“长话短说，意简言赅”的表达能力，以免浪费时间。“说之以理，动之以情”来争取优惠的采购条件，更是采购人员必须锻炼的表达技巧。
（四）专业知识 采购人员对其经办的产品，若能了解原料来源、组合过程、基本功能、品质、用途、成本等，将有助与供应商的沟通，并避免“敌暗我明”吃亏上当。有了专业知识，更能主动开发新来源或替代品，有助于降低采购成本。
二．品德方面
（一）临财不苟得
采购人员所处理的“订购单”与“钞票”并无太大差异，因此难免被“惟利是图”的供应商所包围。无论是威迫（透过人际关系）或利诱（回扣或红包），采购人员必须维持“平常心”、“不动心”，否则以牺牲公司权益，图利他人或自己，终将误人误己。“重利忘义”之徒，实难胜任采购职责。
（二）敬业精神
“缺货或断料”实为采购人员最大之耻辱。固然造成料品短缺之原因甚多，若采购人员不能抱持“舍我其谁”的态度，负责调度所需之货品或物料，则公司之损失，必将可观。
（三）虚心与耐心
采购人员虽然较占上风，但对供应商之态度，必须公平互惠，甚至不耻下问，虚心求教，不可趾高气扬，傲慢无礼。与供应商谈判或议价的过程，可能相当艰辛与复杂，采购人员更需有忍耐、等待的修养，才能“欲擒故纵”，气定神闲进行工作。居于劣势时，亦能忍让求 全，不愠不火，克尽事功。
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第十三章 采购计划与预算
采购计划与预算是属于生产计划中的一部分，也是企业年度计划与目标的一部分。通常，业务部门的行销计划（即销货收入预算）为年度营业计划之起点，然后生产计划才随之订定。而生产计划系包括采购预算（直接原料成本）、直接人工预算及制造费用预算。由此可见，采购预算乃是采购部门为配合年度的销售预测或生产数量，所对需求的原料、辅料、零件等之数量及成本做详实的计划，以利整个企业目标之达成。亦即，采购计划与预算虽是整个企业预算的核心，尚若单独编订，不但缺乏使用的实用的价值，也失去其他部门的配合。所以，采购预算之编制，必须依循企业预算制度为之，而有其一定的流程与步骤。
一．采购计划
（一）编订采购数量计划的目的
企业之经营始自购入原料、物料后，经加工制成或经组合装配成为产品，再透过销售过程获取利润。其中如何获取足够数量的原料、物料，即是采购数量计划的重点所在。因此，数量计划乃是为维持正常的产销活动，在某一特定的期间内，应在何时购入何种材料多少的估计作业。此项数量计划应达到下列的目的：
1．预估材料需用数量与时间，防止供应中断，影响产销活动。
2．避免材料储存过多，积压资金，占用堆积的空间。 3．配合公司生产计划与资金调度。
4．使采购部门事先准备，选择有利时机购入材料。 5．确立材料耗用标准，以便管制用料成本。 （二）采购量之决定过程 1．生产计划
由销售预测，加上人为的判断，即可拟订销售计划或目标。此一销售计划，系表明各种产品在不同时间的预期销售数量；而生产计划即依据销售数量，加上预期的期末存货减去期初存货来拟订。
2．用料清表
生产计划只列示产品的数量，并无法直接知道某一产品需用哪些物料，以及数量多少，因此必须借助用料清表。本表是由研究发展或产品设计部门所拟订的，内容列是各种产品由哪些材料所制造或组合而成。根据此表可以精确计算制造某一种产品的用料需求数量。用料清表所列的耗用量，即通称的标准用量，与实际用量相互比较，作为用料管制的依据。
3．存量管制卡
若产品有存货，则生产数量不一定要等于销售数量。同理，若材料有库存数量，则材料采购数量也不一定要等与根据用料清表所计算的材料需用量。因此，必须建立物料的存量管制卡，以表明某一物料目前的库存状况；再依数量，然后才开具请购单，进行采购活动。
兹将采购数量之决定过程，归纳为如图所示：
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二．采购预算
为了使预算对实际的资金调度具有意义，采购预算应以现金基础编制，而非采用传统上的应计基础；也就是说，采购预算应以付款的金额来编订，而不以采购的金额来编订。
三．采购计划与预算之影响因素
影响采购计划与预算的准确性的要素，有下列各项：
（一）年度行销计划
除非市场出现供不应求的状况，否则企业年度的经营计划多以行销计划为起点；而行销计划之拟订，又受到销售预测之影响。销售预测的决定因素，包括外界的不可控制因素，如国内、外经济发展情况（GNP、失业率、物价、利率等）、人口成长、政治体制、文化及社会环境、技术发展、竞争者状况等；以及内部可控制因素，如财务状况、技术水准、厂房设备、原料零件供应情况、人力资源及公司声誉等。
（二）年度生产计划
一般而言，生产计划根源于行销计划，行销计划过于乐观，将使产量变成存货，造成企业的财务负担；反之，过度保守的行销计划，将使产量不足以供应顾客所需，丧失了创造利润的机会。因此，生产计划常因行销人员对市场的需求量估算失当，造成生产计划朝令夕改，也使得采购计划与预算必须经常调整修正，物料供需长久处于失衡状况。
原物料采购 计划·预算 采购政策与库存 政策（存量水准） 月份材料 需求计划 材料ABC分析 （存量管制卡） 销售预测 销售计划 生产计划 20