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（三）用料清表
特别在高科技行业，产品工程变更层出不穷，致使用料清表难做即时之反映与修订。以至根据产量所计算出来的物料需求数量，与实际的使用量或规格不尽相符，造成采购数量过于不及，物料规格过时或不易购得。因此，采购计划之准确性，有赖维持最新、最正确的用料清表。
（四）存量管制卡
由于应购数量必须扣除库存数量，因此，存量管制卡之记载是否正确，将是影响采购计划准确性的因素之一。这包括料账不一致，以及物料存量是否全为良品。若账上数量与仓库架台上的数量不符；或存量中并非全数皆为规格正确之物料；这将使仓库的数量低于实际上的可取用数量，故采购计划中的应购数量将会偏低。
（五）物料标准成本之设定
在编订采购预算时，对将来拟购物料之价格预测不易，故多以标准成本替代之。若此标准成本之设定，缺乏过去的采购资料为依据，亦无工程人员严密精确地计算其原料、人工及制造费用等组合或生产之总成本，则其正确性不无疑问。因此，标准成本与实际购入价格的差额，即是采购预算准确性的评估指标。
（六）生产效率 生产效率的高低，将使预计的物料需求量与实际的耗用量产生误差。产品的生产效率降低，会导致原物料的单位耗用量提高，而使采购计划中的数量不够生产所需。过低的产出率，亦会导致经常进行修改作业，而使得零组件之损耗超出正常需用量。所以，当生产效率有降低趋势时，采购计划必须将此额外的耗用率算计进去，才不会发生原物料的短缺现象。 （七）价格预期
在编订采购预算时，常对物料价格涨跌幅度、市场景气之荣枯、乃至汇率变动等多加预测，甚至列为调整预算之因素。不过，因为个人主观之判定与事实的演变常有差距，亦可能会造成采购预算的偏差。
由于影响采购计划与预算的因素颇多，故采购计划与预算拟订之后，必须与产销部门保持经常的联系，并针对现实的状况做必要的调整与修订，才能达成维持正常产销活动的目标，并协助财务部门妥善规划资金的来源。
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第十四章 采购方式
一．合约采购
原辅材料之采购，供应部应事先选定厂家，议定供应价格及交易条件，办理合约采购,以确保料源，简称采购作业。
二．一般采购
供应部依“请购单”逐案办理询价、议价作业。
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第十五章 询价 报价 成本分析
一．询价
欲有效地执行采购作业流程中之询价工作，则其首要之途乃在寻求合格的供应商。因为合格的供应商，才能提供适当的品质、充分的数量、准时交货、合理的价格以及热忱的服务，所以如何选择适合的供应商，是采购工作最重要的任务之一。
(一) 供应商之评选
如何选定最适当的供应商，是许多企业与机构的采购部门最重要的职责之一。一般而言，供应商的家数愈多，选择最适当供应商的机会就愈大。因此，如何扩大寻找供应商的来源，便是采购人员相当重要的课题。寻找供应商，可由下列各种途径来进行：
1. 利用现有的资料
在管理比较上轨道的公司，多会建立合格厂商的档案或名册，因此采购人员不必舍近求远，应该就现有的厂商去甄选，分析和了解他们是否符合要求——适当的品质、准时交货、合理的价格及必需的服务等。
2．透过同业介绍
所谓“同行是冤家”是指业务人员之间，因为彼此间竞争顾客，尔虞我诈；反之，同行的采购人员之间倒是“亲家”，因为彼此可以联合采购或互通有无。采购人员若能广结善缘，同业必乐与提供供应商的参考名单，因为“于己无害，于人有利”，何乐不为。
3．阅读专业刊物
采购人员可从各种专业性的杂志或刊物，获悉许多产品的供应商，也可以从“采购指南”、“工商名录”、“黄页”——电话分类广告等，获得供应商的基本资料。 4．协会
采购人员可以洽询拟购产品的同业协会，提供会员厂商名录，此外也可洽询采购专业顾问公司，特别是来源稀少或取得不易之物品，例如精密的零件或管制性的仪器。
5．参加产品展示会
采购人员应参加有关行业的产品展示会，亲自收集适合的供应商资料，甚至当面洽谈。 最后，值得一提的是，供应商的寻找不应局限于本地，也应该利用外地的供应来源。
二．供应商之评选程序
（一）成立评选小组
供应商之评选，第一步应该是成立调查小组，对合格厂商的各项资格或条件进行分析及审议。小组的成员可包括采购部门、工程部门、生产部门、品质保证部门、财务部门等。 （二）决定评审的项目 由于供应商之间的条件，可能互有轩轾，因此，必须有客观的评分项目，作为选拔合格厂商之依据。评审项目通常包括：
1．一般经营情况
（1）公司成立的历史。 （2）负责人的资历。
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（3）登记资本额。 （4）员工人数。 （5）主要客户。 （6）财务状况。 （7）营业证照。 2．供应能力
（1）生产设备是否新颖。
（2）生产能力是否已充分利用。 （3）厂房空间是否足够。 （4）工厂地点是否邻近买方。 3．技术能力
（1）技术是自行开发或依赖外界。 （2）有无与国际知名机构技术合作。 （3）现有产品或试制样品之技术评估。 （4）技术人员人数及教育程度。
4．管理制度之绩效
（1）生产作业是否顺畅合理，产出效率如何？
（2）物料管制流程是否以电脑化，生产计划是否经常改变。 （3）采购制度是否能确实掌握材料来源及进度。 （4）会计制度是否对成本计算提供良好的基础。 5．品质能力
（1）品质管制制度之推行是否落实，是否可靠？ （2）有无品质管制手册。
（3）是否订有品质保证的作业方案。 （4）有无政府机构的评鉴等级。 （三）设定评审项目之权数
即针对每个评审项目，权衡彼此的重要性，分别给予不同的权数。不过，无论评审项目多少，各项目权数的总和必定是1（100%）。
然而每个评审项目的权数，在评选小组各组员之间，仍必须按其专业程度加以分配。譬如以技术能力而言，生产人员所占的该项权数的分配比率，应该比其他组员为高。
评选小组决定了供应商的评审项目及权数后，可将供应商调查问卷送交相关厂商填写。然后进行访谈或实地调查，并定期召集评选会议，按照供应商资格评分表（如下表示）进行评定的工作。
供应商资格评分表
公司名称： 电 话： 地 址： 评审状况
（ ）初审（ ）追查（ ）改进（ ）核准（ ）不合格 审查
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① 评分表 评核项目 1 2 3 4 5 6 一般经营状况 制造能力 技术能力 管理制度绩效 品管能力（成品） 品管能力（原料） 配分 15 20 20 15 20 10 100 审 查 小 组 工程 ×0.2 ×0.4 ×0.5 ×0.3 ×0.3 ×0.3 品管 ×0.2 ×0.4 ×0.3 ×0.3 ×0.4 ×0.4 总 分 采购 ×0.6 ×0.2 ×0.2 ×0.4 ×0.3 ×0.3 分数 注：1 每一评核项目均予适当配分
2 除非另有规定,否则总分在60分以下视为不合格供应商
② 一般评语 采购部门评审： 工程部门评审： 品管部门评审：
（四）合格厂商之分类分级
合格厂商分类系按各厂之专业予以归类，分级系将各类的合格厂商按其能力划分等级。分类的目的，避免厂商包办各种采购条件，预防外行人做内行事；分级的目的，防止厂商大小通吃，是配合采购的需求，选择适当的厂商。
通常，采购人员最不欢迎“什么都能交（物品）”的厂商。因为他们通常并非专业厂商，只是到处承揽业务的“掮客”，对货品的性质并不十分熟谙，且多在拿到订单后，才寻找来源。一旦交货有问题或品质出错，经常缺乏能力解决，且极力规避责任。换言之，在高度分工专业化的时代，每一个供应商应有其“定位”——最专精的产品或服务，因此，供应商的分类及分级，可以避免“鱼目混珠”，达到寻求最适当来源之目的。
合格厂商之分类分级表(略)
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