民营企业档案管理指南
《民营企业档案管理指南》之一：前言
为方便我市民营企业开展档案工作,提高档案管理水平,依照国家和省的有关规定,总结我市一些民营企业档案工作实际,我们编写了这本书。这里着重介绍了民营企业各种类型档案的整理方法,提供了民营企业档案管理制度参考范本,力求突出实用性和可操作性。希望此书能对我市民营企业档案工作起到引领和推动作用。
由于编者水平所限,书中不足和错漏之处在所难免,敬请读者批评指正。
《民营企业档案管理指南》之二：民营企业档案管理概述
一、什么是民营企业档案
民营企业档案是指民营企业在生产经营、经济交往等各项活动中直接形成的对企业生产、经营、管理具有查考价值的各种文字、图表、声像、实物等不同形式、不同载体的历史记录。 档案工作是民营企业生产、经营和管理等活动的重要基础工作,档案是企业发展的主要凭证依据、法律依据、决策依据和信息情报。 二、民营企业档案的主要类别及主要内容
民营企业档案一般包括党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类、基本建设类、设备仪器类、会计档案类、产品类、科学技术研究类、员工档案类、声像档案类、实物档案类等。
其中党群工作类、行政管理类、经营管理类、生产技术管理类统称企业管理档案;基本建设类、设备仪器类、产品类、科研类统称为科技档案;声像档案、实物档案统称为特殊载体档案;另外,企业根据需要还可以建立员工档案、客户档案、企业信用档案等类别。 各类别档案的主要内容详见下表 民营企业档案分类表 大类 一级属类 主 要 内 容 企业党务工作中形成的文件材料：企业中党组织及各民主党派在活动中形成的材料； 企 业 管 理 档 案 党群工作 企业工会工作中形成的文件材料：工作计划、总结、职代会、工代会、工会开展有关活动等的材料； 企业共青团及其他社团机构形成的文件材料：工作计划、总结、名册、统计报表、机构设置及干部任免、开展活动等材料； 企业成立与变动形成的文件材料：企业成立的可行性研究，成立或变动的申请、批准成立或变动文件、企业章程及招（募）股说明书、资产、债务、明确产权关系文件，登记注册、营业执照等； 董事会、股东会活动的文件材料：董事会、股东会、总经理会会议记录与纪要，以董事会、股东会名义颁发的各种文件材料； 行政管理 办公室、财务室形成的文秘、商业保密、财务制度、后勤管理、工资待遇、各类统计报表等文件材料； 人力资源部门形成的文件主要有：人力资源管理制度、员工培训、聘用与解聘合同、社会保险、医疗卫生、用人计划、总结等文件材料； 法律部门形成的文件材料：公证文件、法律纠纷、诉讼案件等。 生产技术管理部门形成的文件材料：总质量手册、各部门质量手册、专用质量手册、各项规章制度、管理标准、工作标准、质量控制总体规划方案、质量措施、资源和活动顺序、技术规范、工艺规程、检验规程、作业指导、质量记录、质量体系审核、生产的组织与调度、能源管理、企业现代化、信息化建设、技术引进、技术革新、合理化建议、环境保护与检测控制、计量与标准化等。 经营管理部门形成的文件材料：企业经营战略决策、计划与统计、资产、成本价格、知识产权和商业秘密、合同、企业信用、形象宣传、营销、境外经营管理、招投标文件等。 基建项目报建阶段：主要形成有可行性研究报告、土地来源文件、各种设计（初步设计、技术设计、施工图设计）的全套材料，以及审批文件和来往文件等。 施工阶段：在施工准备中，主要形成有施工承包合同、工程协议书及图纸会审记录、施工总体规划及说明书、形式报告、施工预算书等；在工程施工中，主要形成施工任务书及工程更改书、材料试验单及预制件出厂证明书、各种技术会议记录、各种施工记录、质量事故报告、有关专家建议及施工经验总结材料等。 竣工验收阶段：主要形成有全套竣工图、竣工验收报告及验收证明书、验收会议记录、竣工技术总结、工程决算书、收尾工程总结报告等。 订货阶段：主要形成有可行性研究报告、订货谈判记录、订货单、合同、协议及附件。 设备仪器类 到货验收阶段：主要形成有装箱单、随机文件材料、商检验收记录及备忘录、合格证、争议和索赔来往文件。 安装试车阶段：主要形成有安装竣工图、竣工验收记录、调试运转记录和报告、随机文件的原文本和译文本等。 产品开发阶段：主要形成有各种调研报告、预测和评估材料、产品开发建议书或产品开发计划任务书、有关批示和来往文件、各种设计图样、实验数据和报告材料、计算和说明材料、各种配方、技术任务书、技术设计和工作图设计、为零部件及产品加工与装配提供的依据性材料、工艺方案、各种工艺卡、工艺守则、专用工艺装备的图样等。 生产技术 管理 经营管理 基建项目类 科 技 档 案 工业产品类 产品制造阶段：主要形成有全套产品设计图样和有关文件、鉴定大纲、试制报告和设计定型报告、修改和完善全套产品和工艺设计图样与文件、各种原始记录和鉴定报告、产品图样和工艺文件修改材料。 研究准备阶段：主要形成有开题报告、科研计划任务书或设计书、课题评审记录、实施计划、研究大纲或实验方案、委托书、协议书、和有关批示、来往文件等。 研究实施阶段：主要形成有各种实验、试验和观察记录、计算分析数据、配方比例报告、公式、图表、图样、样品、样机材料、阶段小结和报告等。 研究总结阶段：主要形成论文、技术报告、研究报告、定型设计图样及其有关材料、成果鉴定书或鉴定报告、应用及反馈信息材料、成果上报审批的来往文件等。 会计凭证类 会 计 档 案 声像档案 实物档案 员工档案 会计账簿类 会计报表类 其他类 原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证； 总账,明细账,日记账,固定资产卡片,辅助账簿,其他会计账薄。 月度、季度、年度财务报告,包括会计报表、附表、附注及文字说明,其他财务报告。 银行存款余额调节表,银行对账单,其他应当保存的会计核算专业资料,会计档案移交清册,会计档案保管清册,会计档案销毁清册。 科研课题类 企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种录音带、录像带、照片、底片、磁盘、光盘和其它形式保存的声像资料。 企业在行政管理和生产经营活动中形成的各种奖旗、奖状、奖牌、奖杯、奖章、牌匾、纪念品和工艺品等。 基本情况材料（包括身份证、学历证、专业技术职务及职称证件、婚姻状况及计划生育情况证明等证件的复印件）、聘用材料（包括求职书、简历、聘用合同等）、职务职位变更材料、奖励与处分、培训考核与岗位技能评定、参加社保、医保等材料。 1、客户基本情况：包括注册名称、地址、企业类别或性质、经营范围和期限、执照的有效期限、发证机关、制造许可证、注册资本、法人代表、生产管理认证、产品质量认证等。 2、销售人员信息记录：是指企业销售人员通过实地访问和电话信函了解到的客户内部信息，包括该客户对待各交易环节的习惯态度和做法，特别是对于货款给付的一般做法，同时要记录客户的付款情况，并随着每次交易进行动态管理。 3、同行对客户的资信评价。 4、公共管理资信记录：主要通过司法部门、行政部门和新闻媒体而得到的客户资信方面的内容，具体包括在法院、工商、税务、公安、许可证发放主管部门等国家机关和报纸、电视、网络等新闻媒体形成的资信记录。 5、商业资信证明书和客户开户银行资信证明书。 6、企业资信综合调查报告：指委托企业资信调查中介机构对各户的资历、信用等方面所做的专门调查报告。 客 户 档 案 企 业 信 用 档 案 1、证明企业法人资格的各类登记注册、验审、年检、资质等级、管理体系、标准达标、资产、资金、资本运营评估确认、商标注册、评价确认、检验、产品质量认证、专利申报与确认、评优等方面的文件及证件。 2、银行、税务、会计信用等级与商业信用等级的申报与确定的文件及证件。 3、市场行为的各类合同、协议履约状况的文件。 4、获得各类荣誉证书。 5、企业内部审计和社会审计结论性文件材料。 6、社会舆论、新闻媒体对企业评价报道的文章、照片和其他音像材料。 7、其他记录和反映企业信用状况的文件材料等。 三、民营企业档案管理的几种模式
民营企业档案管理可根据需要采用集中式、分散式和寄存式等不同档案管理模式。 所谓集中式管理,是指将本企业各类档案实体集中统一管理。
所谓分散式管理,是将档案实体按类别分散保管在有关部门,各类档案的目录集中统一保管在综合档案室。
所谓寄存式管理是指民营企业将自身形成的档案寄存到地方档案馆或档案中介机构。
《民营企业档案管理指南》之三：企业管理档案的整理方法
一、企业管理性文件概述
企业在进行内部事务及生产经营管理过程中形成的文件称为企业管理性文件,包括党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理等等。它一般是以本企业或本企业领导的名义制发,按照一定的格式和程序来制作和处理,并在本企业内部具有现实约束力。
国家质量技术监督局于1999年以国家标准的形式发布了《国家行政机关公文格式》(GB/T9704-1999),国务院于2000年颁布了《国家行政机关公文处理办法》,这两个文件对文件的格式和处理程序都作了非常详细的规定。企业可根据自身实际,参照国家标准制定出既适用又能体现本企业特色的文件格式和处理程序。
企业管理性文件在经过归档之后即成为企业管理档案,目前对于企业管理档案的整理,有两种方法可供选择:一种是立卷归档整理方法,另一种是单件归档整理方法。立卷整理方法是一直延续下来的传统档案整理方法,它是指将一些互相有关联的文件组合成案卷并装订起来的一种整理方法,组卷的过程较为复杂,但是便于手工检索利用;单件整理方法则是随着计算机的普及应用而出现的一种新的整理方法,它以计算机和档案管理软件的应用为前提,保持文件形成的原貌,逐份归档,操作较为简单,但是对计算机和档案管理软件有很强的依赖性。具体采用哪种整理方法,企业可以根据自身的实际情况来进行选择。 二、立卷归档整理方法 (一)立卷的概念
立卷:又叫组卷,是指将办理完毕、具有保存价值的文件,按照形成规律和内在联系分门别类组成基本保管单位的过程。立卷的最后“产品”是案卷,即经加工形成的有关某些问题或某项工作活动的系统的具有密切联系的文件组合体,它是企业管理档案采用立卷方法时的基本保管单位。
(二)立卷的原则和依据
在对企业管理性文件进行立卷操作时,应遵守如下原则:遵循文件材料的形成规律和特点,
保持文件之间的有机联系,区分不同价值,便于保管和利用。
立卷整理方法的依据文件是《文书档案案卷格式》(GB9705-88),这是由国家质量技术监督局1988年9月5日批准发布的国家标准,此标准针对的主要是国家行政机关的档案馆(室)和文书处理部门,企业可参照执行。 (三)立卷归档整理方法的操作步骤
立卷整理方法的第一步就是分类,企业管理档案的分类方法概括起来有两种,一种是年度—机构分类法,另一种是年度—问题分类法。
年度—机构分类法与年度—问题分类法相比较,有两点不同:一是分类标准不同,二是适用范围不同。机构分类法是以企业内部机构的划分为分类标准,凡是同一机构承办的文件即归为一类,机构名即为属类名,如行政部、营销部、人事部等,适用于内部机构分工明确,职能没有交叉,内部机构设置较稳定,一般无变化或虽有变化但不复杂的大、中型企业;问题分类法则是以企业的各项工作职能划分为分类标准,无论哪个部分承办的,所有相同内容的文件归为一类,根据本企业工作职能概括出来的问题名称为属类名,如党群类、行政类、业务管理类等,适用于内部组织机构分工不是很明确,各部分职能有交叉,不能采用机构分类法的小型企业。究竟采用哪种分类法,要根据本企业的实际情况来确定。
下面我们以年度—问题分类法为例,详细介绍企业管理性文件组卷整理方法的操作过程: 1、分年度
首先将文件按不同年度区分开来。一般文件按文件落款时间(形成时间)来确定归档年度,但是以下几种特殊情况不能按文件落款时间来确定归档年度:
(1)文件的形成年度与文件内容针对年度不一致,按文件内容针对年度来确定归档年度,如计划、总结、预算表、决算表、统计报表等;
(2)文件内容跨多个年度时,分类时应归在相应年度,如长远规划应放在文件内容针对的第一个年度,多年度的总结、报告应放在文件内容针对的最后一年,某年工作总结与次年工作计划同在一份文件中时则按其主要内容针对的年度来确定归档年度;
(3)跨年度处理完毕的一组密不可分的文件,如跨年度处理完毕的案件放在结案的一年,跨年度的会议放在会议结束的年度。 2、分问题(机构)
将属于同一年度内的文件按照其内容所反映问题的不同区分开来,相同内容或问题的文件归在一起,尽量做到问题单一。例如:同为行政部(办公室)形成的文件,将所有反映财务问题的文件归在一起,所有反映安全保卫问题的文件归在一起,将同一次会议形成的文件材料归在一起,等等。
如果是采用年度—机构分类法,则在分年度之后首先分机构。分机构时,如是本企业制发的文件,则根据文件的发文字号、起草部门或人员判断其所属内部机构,如是收到的外单位的来文,则一般根据发文字号、承办部门或承办人来判断其所属内部机构。分机构之后,然后在同一个机构内,将文件按问题再区分。
如果企业本身规模较小,每年形成的文件数量不多,则不适合分机构,而应该直接分年度之后再分问题。 3、分保管期限
将同一机构或同一问题的文件按保管期限的不同区分开来。
根据国家档案局1987年12月4日发布的《关于机关档案保管期限的规定》,机关文书档案的保管期限分为三种:永久、长期和短期,长期为16年至50年左右,短期为15年以下。这一规定在颁布之后执行了很长时间,直到2006年12月18日,国家档案局新发布了《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》。根据新规定,机关文书档案的保管期限分为永久、定期两种,定期一般分为30年、10年。企业档案的保管期限均为参照机关单位档案的保管期