填写方法参照会计档号章相同项目,及企业管理档案立卷整理方法档案盒背脊的填写。需强调一点的是,报表类会计档案盒背脊上的括号是用来填写属类名称的,即“报表”、“账簿”或“其他”,而不应该填写具体的会计材料名称。
按照案卷装盒的顺序依次上架排列,凭证盒因为高度较矮,可双层排放。 5、编制档案目录
会计档案只有案卷级的目录,即会计档案目录,其主要项目有案卷号、类别、标题、起止时间、保管期限、卷内张数、备注等,其样式见下表: 会 计 档 案 目 录
案卷号 类别 标 题 起止时间 保管期限 卷内张数 备注 填写方法参见企业管理档案立卷整理方法的案卷目录,只是其中“类别”一栏填写的是会计档案属类的名称,即“报表”、“账簿”、“凭证”或“其他”。
报表和其他类可视情况制作卷内文件目录,直接采用企业管理档案立卷整理方法的卷内文件目录。
会计档案目录需制作一式两份,一份用于检索,一份用于备份。
《民营企业档案管理指南》之六：特殊载体类档案的整理方
一、特殊载体类档案的范围及分类
特殊载体类档案主要包括:照片、底片、录音带、录像带、磁盘、光盘、奖旗、奖状、奖品、纪念品等非纸质档案,是企业档案的重要组成部分。
特殊载体类档案一般按载体形式结合内容进行分类,比较常见的一种分类方法是将照片、底片、录音带、录像带等统称为声像档案,奖旗、奖状、奖品、纪念品等统称为实物档案。磁盘、光盘等按照所存储内容归入相应类别,如存储为声像内容则归入声像档案,如存储为会计数据则归入会计档案的其他类中。
特殊载体类档案的收集范围参见附录一中的《各类文件材料归档范围及保管期限表》。 二、特殊载体类档案的整理方法 (一)声像档案的整理
首先要对声像档案进行分类,一般用“F”来表示声像档案,最常见的分类方法是将其分成五个属类:录音带(F1)、录像带(F2)、照片(F3)、光盘(F4)、其它(F5),底片与照片一起存放,不单独作为一个属类。各属类如数量较多可再进一步细分。声像档案的分类情况应在本企业的档案分类编号方案中详细说明。
1、录音带、录像带、磁盘、光盘等声像档案的整理
同一属类按照形成时间的先后顺序排列,录音带、录像带档案的整理以自然盒(盘)为一卷,磁盘、光盘以每张为一卷,每盒(盘、张)的外套上要贴有标签,注明内容、形成时间、播放时间长度、编号、型号和保管期限等内容。注意不要直接将标签贴在光盘的表面,以免影响日后光盘的读取。
编号方法为分类号+案卷号,如第一盘录音带的编号为:F1—1。
最后按照案卷号的顺序填写制作声像档案目录,声像档案目录的样式见下表: 声 像 档 案 目 录 类别： 案卷号 题 名 拍摄时间 保管期限 备注 2、照片档案的整理 (1)纸质照片的整理
① 开展各类活动时注意照片的形成和积累,活动结束后应及时进行收集,选择有代表性的照片归档。
② 根据本企业实际情况决定是否划分及如何划分照片档案的二级属类,例如可划分为:活动类照片(F3.1)、实物类照片(F3.2)和其他类照片(F3.3)。实物类照片是指针对实物档案所拍的照片,由于实物档案保管和查阅不方便,所以应逐一拍照存档,并单列一类。
也可以不按照片内容分属类,只按照片形成年度分类,同一年度内的照片则按不同的活动项目分开来。
③ 同一属类或同一年度内照片按形成时间顺序排列。
④ 分组入册。“组”是指一次会议或一次活动所形成的所有归档照片为一组;“册”是专指照片档案册。 ⑤ 入册要求
每组照片前留一空位,用白纸填写该组照片的简要说明(包括时间、地点、人物、事件的起因、经过、结果、重大意义等)及摄影者、照片起止号、参见号等。本步骤非必需项目,可根据需要设置。
每张照片均有一张说明卡附于其下,其主要项目及填写要求如下:
a:照片题名:本组照片所反映的会议或活动名称(若有活动的简要说明,则本处可省略),同一组照片的题名相同;
b:照片号:一本照片档案册内照片的流水顺序号,每本照片册均从1开始编照片号;
c:底片号:底片在底片册中的编号,如无底片或直接将底片放置于照片下的小格内,则此处为空;
d:参见号:与本张照片有关联的其它类别档案或资料的编号及出处;
e:摄影者:本张照片的拍摄人(若本组照片摄影者为同一人且在活动的简要说明中已有写明,此处可省略);
f:文字说明:本张照片所反映的具体内容(如具体活动内容、人物身份、位置、场景等)。 ⑥ 填写照片档案卷内目录,可按张填写,也可按组填写,一般按组填写。照片档案卷内目录主要项目有照片号、题名、拍摄时间、备注等,具体样式见下表: 照 片 档 案 卷 内 目 录
照片号 题 名 拍摄时间 备注 照片档案卷内目录可以按张填写,也可以按组填写。按组填写时,照片号填写本组照片的起止号,题名填写本次活动的名称。 ⑦ 编档案号
照片档案的编号,根据照片是按内容分类还是按年度分类,有两种编号方法。
如果是按照片内容分类,则照片档案的编号由分类号+案卷号+张号组成。分类号包括大类代字+属类代号,照片档案一册即为一卷,案卷号在同一个属类内按照册数的流水顺序编排,张号在每个案卷内从1开始流水编排。在这种情形下,分类号即等同于目录号。
如果是按年度分类,照片档案的编号则由大类代字+属类代号+年度+组号+张号组成,每一个活动编一个组号,组号在年度内按时间顺序编排,每年都从1开始编组号,张号则在组号内流水编排,每一组照片都从1开始编张号。
具体采用哪种编号方法,由各企业根据自身的实际情况而定。 (2)数码照片的整理
由于现在数码相机的普遍应用,形成越来越多的数码照片,这些数码照片大多存储于计算机中,当数量积累到一定程度时,如不加以系统整理,以后利用时将会造成极大的不便。我们在注重纸质照片档案整理的同时,也应该关注一下数码照片的整理。下面我们介绍一种比较简单有效的整理方法。
① 在计算机的非系统盘中选择一个区域专门用来存储数码照片,每个年度建一个文件夹,直接以年度命名文件夹,如:2005照片;
② 年度文件夹内每次活动建一个文件夹,直接以活动名称命名文件夹;
③ 活动文件夹内每张照片为一个文件,对每张照片进行说明,说明方法有三种: a:直接用每张照片的内容或人物来命名该文件;
b:文件名也可以只是一个编号,然后在此文件夹内另建一个TXT或DOC格式的文档,在该文档内按文件编号对每张照片进行详细说明;
c:文件名为原来形成的编号,在每张照片的文件“属性”里进行著录说明。 ④ 按“年度—活动名称”打印纸质检索目录; ⑤ 制作光盘存档;
⑥ 有选择性的洗晒纸质照片存档,整理方法如前所述。 (二)实物档案的整理
1、分类:根据本企业的实际情况决定是否对实物档案进行分类以及如何进行分类,一般不多的话不需要进行分类,如果实物档案较多,则可按载体形式进行分类。实物档案一般用“J”表示,可分类如下:奖杯类(J1)、锦旗类(J2)、纪念品类(J3)、字画类(J4)、其他类(J5)等。 2、排列:在同一个属类内按形成时间的先后顺序进行排列,同一次活动产生的实物档案排列在一起。
3、编号:在同一个属类内按以上排列顺序逐件进行编号,并将编号用标签写上,贴在实物档案的上面。给实物档案贴标签时应注意贴在不太明显处,这样既不影响美观又不影响查找。 4、编制目录:按照分类及编号的顺序在实物档案目录上依次进行登记,最后将实物档案目录装订成册。实物档案目录样式见下表: 实 物 档 案 目 录 类别：
件号 名 称 来源 存放 地点 备注 5、存放:实物档案可集中存放于本企业的档案室或荣誉室,也可分散存放于领导办公室和其他各个部门。在摆放时,应尽量将较重要和新获得的摆在比较显眼的位置,较次要的及时间比较久的则摆在较偏的位置或直接将其收藏起来。但不管怎样,每件实物都需要登记编号,反映在实物档案目录上面,并且实物档案目录需保管在档案室。
最后需强调一点,为方便对本企业所获得实物的查找和利用,最好对实物档案逐一进行拍照,建立专门的实物照片档案册,作为照片档案的属类,与其他照片档案一同保管。
《民营企业档案管理指南》之七：其他类档案的整理方法
民营企业除了前面提到的几种常见的档案类别以外,还可以根据自身的实际需要设置一些档案类别,例如员工档案、客户档案、合同档案以及企业信用档案等等。 一、员工档案
员工档案整理的基本原则是“一人一档一袋”,即为每一位员工建立一个档案,每位员工的档案资料组成一个案卷,装入一个档案袋中保存。案卷按员工入职的先后顺序排列,编号方法为大类代字后直接跟案卷号。例如员工档案一般用“E”表示,则第一位员工的档案资料案卷号可编为“E1”。如企业员工人数较多,可先按部门分开,然后在同一个部门内再按员工入职的先后顺序排列案卷号,如企业的第一个部门的第一位员工的档案资料案卷号可编为“E1—1”。
案卷采用散件装订的形式,即案卷内每份文件单独装订,一个案卷即装一个档案盒或档案袋,盒(袋)内放置卷内文件目录清单,也可将卷内文件目录格式印在档案袋的封面直接填写。一般资料较多时采用档案盒,资料较少时采用档案袋。 二、客户档案
企业因生产经营的需要,为了解客户的资质、资信及企业往来等情况,而收集到的一些与客户相关的资料,这些资料即称为客户档案,也可称为客户资信档案。客户档案的形成和积累始终处于一个动态的管理过程,只要双方有经济上的往来,档案就在不断形成。 客户档案整理的基本原则是“一户一档”,具体可参见员工档案的整理方法。 三、企业信用档案
企业信用档案主要指政府机关为企业的建立和企业自身在政治、经济、法律、道德等社会实践活动中形成的有关信誉和行为规范等方面的文件材料。
由于企业信用档案的形式多种多样,既有文字性材料,又有照片等声像材料,还有奖牌奖杯等实物档案,因此整理的方法应根据不同的形式采用不同的整理方法。总体而言,文字性材料与企业管理档案的整理方法相同,照片和实物等则采用特殊载体类档案的整理方法。
文字性材料在整理时,可根据实际情况来考虑是采用立卷归档的整理方法,还是单份归档的整理方法,即使是采用立卷归档整理方法,也还可以选择案卷是采用装订还是不装订的形式。由于企业信用档案包含的文件种类和数量并不是很多,所以在编号排列时可适当的进行变通,灵活处理。如果是采用单份归档的整理方法,在编号排列时可不用严格区分年度,而是按时间顺序结合事由一条大流水排列下来并编定件号即可。如果是采用立卷归档整理方法,同样可一条大流水对案卷进行排列编号。
照片等声像材料按照前面介绍的特殊载体类中照片档案的整理方法,整理出一个或数个案