限执行。因此,根据最新规定,企业档案的保管期限也应该分为永久、定期两种,定期再分为30年、10年。
在新的保管期限规定出台之后才开始建立档案工作的民营企业,在划分保管期限时应按照新规定执行,在新规定出台之前已经建立档案工作的民营企业,之前整理好的档案保持不变,但在今后整理档案时应按照新的保管期限表执行。
具体什么类型的文件材料应该归什么保管期限,民营企业应该根据新的档案保管期限规定,结合附录一中的《管理性文件材料归档范围及保管期限表》来具体确定。若企业的规模不大,产生的企业管理档案数量不是很多,则将保管期限都定为长久保管即可。 4、组合立卷
将同一问题的文件按保管期限分开之后,如果同一保管期限内的文件数量已经不是很多,则可以直接组成案卷;但是如果同一保管期限内的文件数量还比较多,则再进一步分小问题,如果同一小问题内的文件数量还是很多,则再进一步分小小问题,一直重复下去,直到同一个问题的文件数量已经比较适合组成一个案卷了为止。
以上逐步将问题细化分解的过程,同时也是将同类文件组合直至最后确立案卷的过程。在这个分类组合的过程当中,我们可以按照文件的内容、名称、责任者、形成时间等任何一个要素来进行,也可以按照所开展工作活动内容的不同,或是来文与复文的这种文件对应关系来进行。即可以将同一或相近内容的文件组合在一起立卷,也可以将同一名称的文件组合在一起立卷,还可以将同一次工作活动(比如同一次会议)形成的文件组合在一起立卷。在很难按照以上任何一个要素进行分类组合立卷时,我们可以综合以上多个要素来进行分类组合立卷。总之,“兵无常形,文无定法”,组合立卷的过程是非常灵活的,需要我们通过不断加深对企业各项工作的认识,以及档案工作的业务实践来提高立卷的水平。 5、排列
按照一定的规律对一个案卷内的文件进行先后排序,可按文件的时间、内容、处理顺序等要素来进行排列。
排列时应遵循以下基本顺序:
正本在前,定稿在后(有几次修改稿的,定稿在前,修改稿依次排在后);主件在前,附件在后;请示与批复,批复在前,请示在后;非诉讼案件组成的案卷,结论、决定性文件材料在前,依据材料在后等。 6、编页号
对案卷内的文件进行排列后,要通过编制页号将排列顺序固定下来。编页号的具体要求如下:
一个案卷只有一个连续的页号,每一个案卷均从1开始编页号;凡是有内容的页面(有效页面)均应编页号;页码的位置位于正面的右上角,背面的左上角。 为避免与文件内容相混淆,提倡用打码机编页码。 7、拟写案卷标题
案卷标题是案卷的题名,是对案卷内文件内容的一个综合概括,是重要的检索项目。案卷题名的拟写要求:题文相符,简练准确,合乎语法,结构完整。字数一般不要太多,控制在30个字左右,最多不超过50个字。
案卷题名的一般结构模式:作者+时间+问题+文种,其中任何一个部分如果太多的话,则只需列出主要的三、四个即可。
例如:××公司2007年关于内部管理、安全保卫、工会工作等问题的通知、制度、办法。如果内容较为单一,案卷标题还可以进一步简化,例如:××公司2007年度董事会会议纪要。 8、案卷的排列与编号
案卷排列是按照一定的方法,确定案卷的前后位置,保持案卷之间的内在联系,巩固和体现
系统整理的成果。案卷的排列一般采用保管期限排列法,排列模式是:年度—保管期限—类别(机构或问题)。具体步骤分为三步:首先是把同一年度形成的案卷按照保管期限的不同分开来,把相同保管期限的案卷排列在一起;然后,在同一个保管期限内,把同一个机构或同一个问题形成的案卷排列在一起,一般先排党群机构或问题,再排行政机构或问题,接着是业务机构或问题;最后在同一个机构或同一个问题内,把综合性、重要的问题排在前面。 为固定案卷的排列顺序,需要对案卷编制顺序号,即案卷号。案卷号的编制方法有三种:一是每一个保管期限分别编制案卷号;二是较长的两种保管期限(例如永久和长期,或永久和30年)合编案卷号,较短的保管期限单独编案卷号;三是同一年的不同保管期限合编案卷号。以上三种编法均可以每一年小流水编案卷号,也可以几年一条大流水编案卷号。
在这里,我们推荐使用第一种案卷号的编制方法,即每年的每个保管期限分别从1开始编案卷号,有多少卷就编到多少号,同时,在同一保管期限内最好将相同或相关问题的几个案卷排列在一起。 如下表: 年度 2000 2001 2002 保管期限 永久 1—5卷 1—6卷 1—7卷 30年 1—10卷 1—11卷 1—12卷 10年 1—20卷 1—21卷 1—22卷 9、填写目录、案卷封面及备考表 (1)填写《卷内文件目录》
《卷内文件目录》是检索案卷内文件的工具,主要项目包括顺序号、文号、责任者、题名、日期、页号、备注等,表格样式见下表。
卷 内 文 件 目 录
顺 序 号 文 号 责任者 题 名 日期 页号 备注 《卷内文件目录》各项目的含义及填写要求如下:
① 顺序号:每本案卷内的文件排列号,一本案卷只能编一个连续的顺序号。
② 文号:文件制发单位的发文字号,一般由单位发文代字、发文年度和发文顺序号三部分组成,要求照实抄录,填写完整齐全,没有文号的文件此栏可不填。
③ 责任者:对该份文件负有责任的单位或个人,即文件的署名者。责任者名称过长可填写规范化的简称。
④ 题名:文件的标题,要求照实抄录。文件本身没有标题或标题不能说明文件内容的,应为其加拟或补充标题,并将加拟或补充的标题置于“[ ]”内,以区别于原来的文件标题。若将附件标题也一并标注,查找利用将更加快捷、方便。
⑤ 日期:文件的形成时间,即文件的落款时间,填写时要求用八位阿拉伯数字填写,可省略年、月、日三个字,用“.”代替。
⑥ 页号:卷内文件所在的页号,只填写文件开始的页号即可,但最后一份文件的起止页号都
要填写。
⑦ 备注:卷内文件如有需要特殊说明的情况(如文件的密级、存档为复印件、缺页不全等)可在此栏填写
《卷内文件目录》一般要求一式三份,一份装订时置于卷首,即案卷封皮的后面,其余两份用来做《档案目录》。 (2)填写《案卷目录》
《案卷目录》是按照案卷排列顺序,逐卷登记每个案卷基本情况的案卷登记表,是查找档案的最基本的检索工具,也是进行档案统计、移交、检查的重要依据,主要项目包括案卷号、题名、年度、页数、期限、备注等,表格样式见下表。 案 卷 目 录
案卷号 题 名 年度 页数 期限 备注 《案卷目录》各项目的含义及填写要求如下:
① 案卷号:简称卷号,将案卷排列时确定的案卷顺序号填入即可。 ② 题名:即案卷标题,按照所拟好的案卷标题逐字抄录,不得修改。 ③ 年度:填写案卷的归档年度。 ④ 页数:案卷内文件的总页数。 ⑤ 期限:案卷的保管期限。
⑥ 备注:说明案卷的变化情况,如销毁、移出、残缺、破损、发霉、字迹褪色等。 (3)填写案卷封面
案卷封面具有保护案卷内文件并揭示案卷有关内容的作用,一般用软牛皮纸按照国家统一标准与规格制作。填写案卷封面时要求使用耐久材料书写或打印,便于长期保存,字迹要端正规范、大小适中,便于查阅。封面样式见下表。 （全宗名称） （类目名称） （案卷题名） 自 年 月至 年 月 保管期限 本卷共 件 页
归 档 号 全宗号 目录号 案卷号 案卷封面的栏目及填写方法如下:
① 全宗名称:填写企业名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。
② 类目名称:填写立卷时分类的类目名称,如按组织机构分类的填写组织机构名称,如按档案类别分类的就填写档案类别的名称,如:企业管理档案。
③ 案卷题名:填写拟好的案卷标题,字体可稍大些,排列匀称,位置适中。 ④ 时间:填写案卷内文件的最早时间到最晚时间。
⑤ 卷内文件数及页数:填写案卷内实有文件的总件数和总页数。 ⑥ 保管期限:填写立卷时划定的保管期限。
⑦ 归档号:部门立卷后,将案卷移交档案室时填写的部门登记号,未实行部门立卷的企业不用填写。
⑧ 全宗号:通常指国家综合档案馆给立档单位的代号,民营企业档案一般不需进馆,所以没有全宗号,可不填写。也可填写民营企业自己编定的代码,但一般不用数字,以免与其他单位全宗号混淆。另外,民营企业集团还可借用此种形式,给所属子公司进行编号,以统筹管理。 ⑨ 目录号:企业管理档案的目录号一般由三个部分组成,一是大类代字,企业管理档案一般采用大写英文字母“A”作为大类代字;二是保管期限的代号,一般永久为“1”,长期为“2”,短期为“3”,30年为“4”,10年为“5”;三是年度,直接用4位阿拉伯数字表示。例如,2007年的永久案卷,其目录号为A1.2007。在同一个全宗内不允许出现重复的目录号。
⑩ 案卷号:目录内案卷的顺序编号,在同一个案卷目录内不允许出现重复的案卷号。 (4)填写卷内备考表
备考表是记录案卷构成、变化情况以备查考的简表,一般印在卷皮(封三)置于卷末。备考表主要包括本卷情况说明、立卷人、检查人、立卷时间等项目,其含义及填写要求如下: ① 本卷情况说明:说明本案卷内的文件有无缺损、修复、补充、移出、销毁等情况。有些由立卷人填写,如文件的缺损情况,有些由档案室填写,如文件的修复、补充、移出、销毁等情况。要求照实填写。
② 立卷人:填写具体负责立卷的人的姓名,可用手签,也可以用私人印章,以示对本案卷立卷情况负责。
③ 检查人:填写案卷质量审核者的姓名,如果是部门立卷,检查人为档案室人员,如果是档案室立卷,检查人也是立卷人,要求照实填写。 ④ 立卷时间:填写完成立卷的年、月、日。 10、封装 (1)装订
为固定文件之间的排列顺序,保护文件,便于保管和利用,需要将归档文件装订成册,装订时的排列顺序为:案卷封面—卷内文件目录—文件—封底(含备考表)。
装订要求:去除文件上原有的金属物;以A4大小为标准,向左和向下取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,未留装订线的要补贴加边;采用三孔一线的装订方法,装订文件左侧,要求装订后整齐、牢固、不影响阅读。
(2)装盒
按照案卷号的顺序将装订好的案卷依次装入档案盒中,装盒时应尽量装满,以充分利用盒内空间,但不应使档案盒鼓胀。企业管理档案装盒时应采用适用立卷整理方法的文书档案盒,其背脊样式见下表,主要项目有全宗名称、年度、全宗号、目录号、起止卷号。
其中全宗名称为可选项,根据需要可填可不填,全宗名称、全宗号和目录号的填写方法与案卷封面上的一致,年度项填写盒内所装案卷的起止年度,起止卷号项填写盒内所装案卷的起止案卷号。要求每一盒只能装同一个目录号的案卷,不同目录号的案卷不允许装在同一盒。 档案盒背脊各项目可用手填写,填写时字迹要清晰工整,字体可稍大,排列匀称,位置适中。为使档案盒外观美观,建议用字粒章(含数字和字母)粘好油墨后盖印。 11、编制《档案目录》
《档案目录》由三部分组成:立卷说明、案卷目录、卷内文件目录。
立卷说明为一篇短小的文字介绍,主要包括三个部分内容:一是本企业基本情况,说明本企业的名称、性质、规模、隶属关系、主要经营范围、业务能力以及主要经营概况;二是本企业内部组织机构设置与变化情况,以及主要领导人任职及其变化情况;三是本年度立卷情况,说明立卷工作的组织情况、文件材料的完整与否、案卷数量、保管期限、有何缺陷和问题等。立卷说明一般一年写一次,在完成上一年度的文件立卷归档工作之后写成。立卷说明的主要作用在于为本年度的档案形成提供一个大的背景情况介绍,同时也为日后编写企业的大事记、组织机构沿革、年鉴、厂志等材料积累素材。
为便于检索利用,需要将立卷说明、案卷目录、卷内文件目录汇集起来,装订成书本式目录本,装订时的顺序为:档案目录封套(夹)—立卷说明—案卷目录—卷内文件目录。
《档案目录》封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、目录号、年度等项目标注清楚,《档案目录》一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。 三、单件归档整理方法 (一)单件归档的概念
单件归档整理方法是将归档文件以\件\为单位进行装订、分类、排列、编号、装盒,使之