(2)2000年开始企业管理类档案采用单件归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+件号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3,30年为4,10年为5。 四、本办法自发布之日起执行,由本公司档案室负责解释。
《民营企业档案管理指南》之十五：各类文件材料归档制度
(一)企业管理性文件材料归档制度
1、企业管理性文件材料的归档范围
企业管理文件材料主要包括企业在行政管理、经营管理、生产技术管理、项目投资管理等活动中形成的各种文件材料,成立了党、团、工会和妇女组织的民营企业,还应包括这些党群组织管理工作中形成的各种文件材料。具体范围详见《企业管理文件材料归档范围及保管期限表》。
2、企业管理性文件材料的归档要求
(1)归档的文件材料必须字迹清楚工整,纸张及文件格式符合国家要求,避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料;
(2)归档的文件材料要完整、系统、准确; (3)归档的文件必须是原件;
(4)保持归档文件材料之间的历史联系,分类、立卷和编目编号; (5)案卷题名应确切反映卷内文件内容,并区分保管期限; (6)文件材料的归档必须办理移交手续。 3、企业管理性文件材料的归档时间
企业各项管理工作形成的文件材料,在翌年上半年内,要将应当归档的文件材料组成保管单位,由各职能部门负责人审定后,向档案部门归档。 4、企业管理性文件材料的归档份数
(1)各类管理性文件材料一般归档一式一份。
(2)本企业制发的编有发文号的文件归档两份,一份归入案卷,一份用以编制发文汇编。 (3)其它重要的和利用频繁的文件材料可归档一式两份或适当增加归档份数。
5、本企业的档案管理人员要对文件材料的形成、积累、整理和归档工作进行指导、监督和检查。
(二)建设项目文件材料归档制度 1、建设项目文件材料的归档范围 建设项目是指建筑、安装等形成固定资产的活动中,按照一个总体设计进行施工,独立组成的,在经济上统一核算、行政上有独立组织形式、实行统一管理的单位。建设项目文件材料的具体归档范围详见《建设项目文件材料归档范围及保管期限表》。 2、建设项目文件材料的归档要求
(1)归档的建设项目文件材料要完整、系统,准确;
(2)归档的建设项目文件材料应做到字迹清楚,图样清晰,图表整洁,签字认可手续完备; (3)建设项目文件材料归档时必须办理交接手续。 3、建设项目文件材料的归档时间
建设项目文件材料应在项目竣工验收后三个月内归档。 4、建设项目文件材料的归档份数
作为项目的建设和使用单位,企业对建设项目文件材料一般归档一式一份(套)。 (三)设备文件材料归档制度
1、设备文件材料的归档范围
具体范围详见《设备仪器文件材料归档范围及保管期限表》。 2、设备文件材料的归档要求
(1)归档设备文件必须准确反映设备及其管理活动的真实情况; (2)归档设备文件应完整、系统、成套。 3、设备文件材料的归档时间
(1)外购设备的随机文件,在设备开箱验收后即应收集归档;
(2)在设备安装、调试、使用、维修、改造过程中形成的文件材料,应在每一阶段工作结束后,将有关文件材料及时收集归档。 4、设备文件材料的归档份数
设备文件材料一般归档一式一份。 (四)会计档案归档制度 1、会计档案的范围
会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料,其范围详见《会计文件材料归档范围及保管期限表》。 2、会计档案的归档要求
(1)企业每年形成的会计档案,应当由会计部门负责整理立卷,装订成册,编制会计档案保管清册;
(2)会计档案应做到齐全、完整。 2、会计档案的移交
(1)当年形成的会计档案,在会计年度终了后,由会计部门(人员)继续保管一年,期满之后,由会计部门编制移交清册,移交企业档案部门统一保管;
(2)移交档案部门保管的会计档案,原则上应保持原卷册的封装,个别需要拆封整理的,档案部门应会同会计部门和经办人共同进行,以分清责任。 (五)员工档案归档制度
1、企业员工档案的归档内容 (1)履历材料; (2)自传材料;
(3)鉴定、考核、考察材料;
(4)评定岗位技能和学历材料(包括学历、学位、学绩、培训结业成绩和评定技能的考绩、审批等材料);
(5)参加中国共产党、共青团及民主党派的材料; (6)奖励材料; (7)处分材料;
(8)招用、劳动合同、调动、聘用、复员退伍、转业、工资、保险福利待遇、出国、退休、退职等材料;
(9)其他可供参考的材料。 2、企业员工档案的归档要求
(1)企业人力资源管理部门对反映员工上述方面的材料应及时整理归档; (2)归档的材料必须真实,文字清楚;
(3)企业员工档案实行一人一档的立卷方法。 3、企业员工档案的归档份数
企业员工档案一般归档一式一份。 4、企业员工档案的归档时间
每一个员工被企业正式录用后,企业人力资源管理部门应及时建立有关的员工档案。 (六)特殊载体档案归档制度 1、特殊载体档案归档范围
具体范围详见《特殊载体档案收集范围及保管期限表》 2、特殊载体档案的归档要求 (1)特殊载体档案必须是原件;
(2)声像档案必须具备主题鲜明、影像清晰、画面完整、未加修饰剪裁等特点; (3)所有实物档案必须配有简明扼要的文字说明。 3、特殊载体档案的归档时间
一般要随时归档,最迟在第二年初归档。
《民营企业档案管理指南》之十六：电子文件归档管理制度
第一条 电子文件的归档模式实行“双套制”,即电子文件及与其相对应的纸质文件或其他载体形式的文件均应归档。
第二条 电子文件的归档范围参照国家关于纸质文件材料归档的有关规定执行,并应包括相应的背景信息和元数据。
第三条 电子文件的归档时间,逻辑归档可实时进行,物理归档应按照纸质文件的规定定期完成。
第四条 电子文件在归档时需满足以下要求: (1)齐全完整; (2)真实有效; (3)不带病毒;
(4)经过整理和编辑,编制说明,并划分保管期限;
第五条 归档电子文件的保管,除应符合纸质档案的要求外,还应符合下列条件: (1)归档载体应作防写处理,避免擦、划、触摸记录涂层; (2)单片载体应装盒,竖立存放,且避免挤压;
(3)存放时应远离强磁场、强热源,并与有害气体隔离;
(4)环境温度选定范围:17℃一20℃;相对湿度选定范围:35%—45%。
第六条 相关技术部门应采取一定的技术手段和措施,例如采用备份和加密技术,以及通过安装杀毒软件和补丁程序等确保电子文件信息内容的安全。
第七条 电子文件在提供利用时应使用复制件,归档电子文件的封存载体不应外借,未经批准任何单位或人员不允许擅自复制电子文件。
第八条 电子文件的提供利用应遵守国家和本企业的相关保密规定。