有序化的过程。以件为单位整理,是指整理的对象与整理的结果都是件,以件代替案卷作为档案的基本管理单位。
单件归档整理方法的使用前提是必须应用电脑管理,并有档案管理软件,不然,不主张采用单件归档的整理方法。 (二)\件\的确定
\件\包括六个基本含义:
1、文件的正本与定稿为一件,如果定稿过厚,也可单独作为一件。
2、文件的正件与附件为一件,如果附件数量较多或太厚,也可各为一件。 3、正文与文件处理单为一件,文件处理单主要包括收文处理单或拟办单、发文稿头纸以及领导批示的签批条等,它们真实记录了文件的形成、办理过程,是归档文件不可分割的组成部分,应与文件作为一件。
4、原件与复制件为一件,尤其是文件原件是传真件、铅笔书写件时,应复制后与复制件作为一件一起归档。
5、转发件与被转发件为一件。
6、报表、名册、图册、刊物等每册(本)为一件。 (三)单件归档整理方法的操作步骤 1、确定档案整理环节
采用单件归档方法,可在文件办理完毕之后即时归档,也可在一个年度结束之后再集中进行整理归档,可由文件形成部门整理之后再移交到档案室,也可以由各部门移交到档案室集中进行整理归档。一般规模不大的民营企业可考虑采用年度结束后集中到档案室统一整理的方式。
不管采取哪种方式,都需要注意加强文件材料的收集工作,因为收集工作是文件归档工作的基础,直接影响到文件归档的质量。收集时一定要齐全完整,然后准确判断哪些无需归档,哪些应该归档,归档时应该判定为哪种保管期限。具体操作时可参见附录一中的《管理性文件材料归档范围及保管期限表》。 2、分类
现行常用的分类方法有两种:一种是年度-保管期限分类法,另一种是年度-机构-保管期限分类法。年度为文件的形成年度,机构为文件的承办机构,保管期限按规定分为永久、长期(或30年)和短期(或10年)。年度-保管期限分类法比较适合规模不大的民营企业使用,而对于那些内部机构职能明确,变化不大,且大多数内部机构形成的文件数量较多的大型企业可考虑采用年度-机构-保管期限分类法。企业可根据自身的实际情况,选择适合自己的分类方法。 如采用的是年度-机构-保管期限分类法,则具体的分类步骤为:先区分不同年度,然后在同一年度内区分不同的机构,最后在同一机构内再区分不同的保管期限。
如采用的是年度-保管期限分类法,则在区分不同年度之后,只须将同一年度的文件按保管期限的不同区分开来即可。 3、排序
排序是指同一分类下的文件的先后顺序。在排序时,一般按机构或问题或文号等先后顺序排列。
如条件许可,应尽量将同一事由的文件排列在一起。因为:一是按事由排列可以客观反映某一事由的发生、发展、结束的全过程,反映出这些文件之间的客观联系;二是方便档案实体的保管和利用。如果不按事由排列,同一事由的文件存放分散,利用时就要多处抽取、归位等,不仅繁琐,还容易出错。因此,当档案实体利用仍然作为主要利用方式时,应尽量将同一事由的文件排列在一起。 4、盖档号章
采用单件归档整理方法,每份文件均需加盖档号章,档号章的位置一般盖在文件首页上方空白处,可稍偏左,以方便手工翻阅查找。一般采用年度-保管期限分类法所使用的档号章样式如下图所示,档号章内各项目的填写方法如下: (1)全宗号:与立卷整理方法中的全宗号相同。
(2)类别:填写企业管理档案的大类代码,一般用大写英文字母A表示,具体由本企业的档案分类编号方案确定。
(3)期限:填写为此份文件所确定的保管期限的汉字或代码,参照我市党政机关档案的编码方法,永久、长期、短期、30年、10年分别用阿拉伯数字\、\、\、\、\来表示。 (4)年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。
(5)件号:填写在同一年度同一保管期限内给此份归档文件编制的顺序号。 (6)页数:此份归档文件的总页数。 全宗号 类别 期限 年度 件号 页数 如果是采用年度—机构—保管期限分类法,则还需要在档号章中的“年度”和“件号”之间加多一栏“机构”。 5、编件号
分类排序之后,在同一保管期限内按流水编定每份文件的顺序号,即为件号,将其填写于档号章的“件号”一栏中。每一年的每个保管期限的归档文件均从“1”开始编件号。 6、编页码
每份归档文件均单独编页码,凡是有内容的页面都要编页码,正面编于右上角,背面编于左上角,文件本身有正确页码的可不用再编。提倡用打码机来给文件编页码。
通过编页码即可统计出每份文件的总页数,并将其填写于档号章中的“页数”一栏中。 7、装订
装订要求:每份文件单独装订,以A4大小为标准,向左和向上取齐,大张的文件要折叠,残破的文件要修补裱糊,定为永久和长期(或30年)保管的文件必须去除易生锈的金属物,短期(或10年)可不用去除金属物。
装订方法:常见的有四种,根据需要选择使用。
(1)衣车缝边:用专门的小型衣车(缝纫机)将文件左侧上端三分之一的长度用线缝起来,适用于较薄的单份文件。
(2)胶剂粘合:用白乳胶将文件左上角粘贴在一起,也同样适用于不是很厚的单份文件。 (3)不锈钢钉:用专门的不锈钢钉将文件订起来,永久和长期(或30年)保管的单份归档文件同样适用。
(4)三孔一线装订:同案卷的装订方法相同,单份归档文件较厚时适用。 8、装盒排架
将整理好并已将目录信息输入电脑的单份归档文件按照编号顺序装入档案盒中并填写档案盒背脊、盒内备考表。装盒时采用的是适用单件归档整理的文书档案盒,其主要项目有全宗名称、全宗号、类别、期限、年度、起止件号,样式见下表:
填写方法及要求如下:
(1)全宗名称:填写企业名称的全称或规范化的简称,也可以预先印制上去。 (2)全宗号:与立卷整理方法中的全宗号相同。
(3)类别:填写档案分类后的类目名称,一般用代码表示,如企业管理档案一般用“A”表示。 (4)期限:填写整理时确定的保管期限,一般永久、长期、短期、30年、10年分别用数字“1”、“2”、“3”、“4”、“5”来表示。
(5)年度:归档文件的形成年度,填写4位阿拉伯数字。 (6)起止件号:填写盒内归档文件的起止件号。
在装盒时,要求每一个档案盒只能装同一类档案同一个年度同一类保管期限的归档文件,即类别、期限、年度三个项目所填内容均只能唯一。另外,如采用年度—机构—保管期限分类法,则还需要在档案盒背脊中加多“机构”一栏。
档案装盒之后,就须上架排放。在排架时先按年度排列,年度内再按保管期限的长短排列,即先排永久,再排长期(或30年),最后排短期(或10年)。 9、编制档案目录
编制档案目录,首先要求在整理时将归档文件的目录信息(主要是用于检索的各个项目)输入电脑的档案管理软件,然后按《归档文件目录》的格式将其打印出来,最后汇集装订成册即可。《归档文件目录》的主要项目包括:全宗号、类别、期限、年度、件号、文号、责任者、题名、日期、页数、备注等,其样式如下表: 归 档 文 件 目 录
全宗号： 类别： 期限： 年度： 件号 文号 责任者 题 名 日期 页数 备注 在输入电脑及填写时可参照档号章及《卷内文件目录》中相同项目的填写方法。
档案目录的装订方法:归档文件数量较多时,一个年度内每个保管期限装订一本;归档文件数量较少时,一个年度装订成一本,里面按保管期限的长短顺序排列,不同保管期限之间最好用颜色鲜艳的纸隔开,方便手工检索时区分。每年的档案目录之前还应该附上一篇归档说明,归档说明的内容参见立卷整理方法中的立卷说明。
档案目录封面和背脊均需制作标签,将全宗名称、全宗号、类别、期限、年度等项目标注清楚,《档案目录》一般要求制作一式两份,一份用于日常检索,一份用于备份。
《民营企业档案管理指南》之四：科技档案的整理方法
一、科技文件材料的形成
科技文件材料是记录和反映本企业科技技术活动的文字、图表、声像等技术文件的总称。 按照科技文件材料的形式来分,主要有文字材料、图样材料、目录和表格材料、声像材料、机读文件等几种基本类型。
按照科技文件材料的内容来分,主要有基建项目、设备仪器、工业产品、科研课题等几个类别。
二、科技档案的整理方法 (一)科技档案的分类
科技文件材料在经过归档之后即转化为科技档案,对应科技文件材料的几个大类,科技类档案一般分为基建档案(项目建设档案)、设备仪器档案、产品档案、科研档案等大类。大类下面还可以再分属类,一般基建类按项目,产品类按品种,科研类按课题等分设二级类目。如果二级类目下档案数量仍然很多,还可设置三级类目。但分类时类目层次不宜过多,一般民营企业的科技档案分到二级类目就已经可以了。 (二)整理的准备工作
1、制定科技档案立卷归档制度,明确每一类科技档案的归档范围、归档要求、归档时间、归档份数。其中归档范围可参见附录一的《各类文件材料的归档范围及保管期限表》,科技档案归档制度可参见附录一的《各类文件材料的归档制度》。制定归档制度的作用主要在于加强档案的积累和收集工作,保证科技档案的齐全完整、及时归档。
2、制定科技档案分类编号方案。在本企业的档案分类编号方案中明确每一类科技档案的分类代码和编号方法。档案分类编号方案可参见附录一。 (三)整理方法与操作步骤
1、收集文件材料,及时齐全完整。
在各类科技活动开展的过程当中就应该十分注意科技文件材料的形成和积累,并且有意识的进行初步整理,将不同阶段、不同项目、不同产品、不同课题的科技文件材料分开来存放。在整个科技活动结束之后,要及时补充收集相关材料,确保整个科技活动过程中形成的科技文件材料的齐全完整。
2、科技文件材料的组卷
组卷,是在一个大类下,对一个项目的科技文件材料进行分类、组合的过程,也就是把一个项
目的全部文件材料,分成一个或多个案卷的过程。科技档案组卷整理时,最重要的就是根据其成套性的特点,结合考虑科技文件材料的种类,采用灵活适当的方法,最终来确定案卷。 最常见的组卷方法有以下几种: (1)按结构组卷:产品、设备按组件或部件组卷,基建项目按分项工程组卷。如机床可按动力部件、支承部件、输送部件、控制部件和辅助部件等分开进行组卷;大型基建项目可按地基与基础工程、主体结构工程、建筑给排水及采暖工程、通风与空调工程、电梯安装工程、外墙装饰工程等分开进行组卷,如果分项工程的文件材料仍然很多,还可对分项工程进一步细分; (2)按程序或阶段组卷:即按生产程序或工作阶段来进行组卷。如工业产品的工艺、工序文件,或科研课题研究过程中产生的文件材料,均可按其产生形成的顺序组卷。
(3)按专业组卷:即按生产产品或基建项目的专业性组卷,如基建项目的图纸可按建筑图、结构图、水、电系统图等专业的不同分开来组卷。
(4)按问题组卷:就是按照科技文件材料所反映的问题立卷。一般用于文字材料的组卷当中。
另外在对科技文件材料进行组卷时,还应该注意以下几点:
(1)直接针对具体项目的管理性科技文件材料放入所针对的项目里组卷。 (2)引进项目中的成套科技文件材料可不拆散组卷。
(3)一个单位保存了一套相关的通用图、标准图并已单独组卷的,在采用了这些通用图、标准图的项目中,其科技文件材料组卷时可在卷内备考表中说明并标注标准图、通用图的图号。 (4)底图以张为单位单独保存和管理。
(5)产品更新换代或更换零部件时,保留新形成的科技文件材料并单独组卷排列在产品案卷之后。
(6)设备维修中形成的科技文件材料单独组卷。外购设备中的随机科技文件材料单独组卷。 3、卷内科技文件材料的排列
卷内科技文件材料的排列,一般分情况按以下顺序排列: (1)基建类案卷按项目依据性材料(项目报建、审批、红线图、拆迁协议等)、基础性材料(含地质勘探报告等)、工程设计(含初步设计、技术设计、施工设计等)、工程施工、工程监理、工程竣工验收等顺序排列。另外,由于基建项目的文字性材料不多,一般集中将其放在本项目基建档案的首卷。
(2)设备类案卷按设备依据性材料、外购设备开箱验收(自制设备的设计、制造、验收)、设备安装调试、随机文件材料、设备运行、设备维护等顺序排列。一般随机图样单独组卷,但与同一台套设备的其他材料一起编号、排架。另外,一些与基建项目同时进行安装、调试的大型设备,一般放入基建档案中。
(3)产品类案卷按产品前期调研(含市场调查、合同、协议等)、开发设计(含初步设计、技术设计)、工艺、工装、加工制造、生产定型等工作程序,或按其产品系列、结构排列。 (4)科研类案卷按课题准备立项阶段、研究实验阶段、总结鉴定阶段、成果申报奖励和推广应用等阶段排列。但为了方便查找和突出重点,也可将课题鉴定和获奖证书等材料放在首卷。
(5)工程(项目)建设类,如计算机软件系统开发设计、大型企业技术改造项目等。一般按项目工作阶段的次序排列,如准备阶段、实施阶段、总结验收阶段等。 (6)案卷内管理性科技文件材料按问题、时间或重要程度排列。
(7)案卷内科技文件材料排列文字在前,图样在后。有译文的外文资料译文在前,原文在后。 4、卷内科技文件材料的整理 (1)编页号
装订的案卷每卷均从1开始编流水页号,凡是有内容的页面均要编页号,页号位置正面编于