卷,直接跟在文字性材料案卷后面。也可直接将其归入照片档案类,只须在照片档案类别下增设一个“企业信用档案照片类”的二级属类即可。
所有的实物均归入实物档案大类中,一起分类、编号、排列和保管。但对与企业信用相关的实物应拍照存档,然后按照片档案的整理方法单独立卷归档,最后将案卷排列在其他企业信用照片或文字性材料的案卷后面。
其实在声像档案大类下的照片档案类别中所有照片(包括所有实物的照片)均已有归档,这里只不过从其中选出与企业信用相关的那些照片制作多一份,重新归档,然后保存在企业信用档案类别下而已。这样做主要是为了保持企业信用档案这一类别的系统性和完整性,同时也是增加了一个照片档案的备份。
《民营企业档案管理指南》之八：档案管理细则
第一条 为了加强本企业档案业务建设,进一步提高档案管理水平,根据国家有关档案管理的法律、法规,制订本细则。
第二条 本细则所指的档案,是指本企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料。
第三条 企业档案工作是企业各项管理的基础工作,是维护本单位经济利益、合法权益和历史面貌的一项工作。
第四条 企业档案工作实行统一领导、分级管理的原则。
第五条 企业成立综合档案室,指定专责的档案人员,负责统筹、协调、组织、管理本企业档案工作,开展综合档案室档案的日常管理工作和各项具体的档案工作事务。 第六条 档案员必须忠于职守,具备档案专业知识。
第七条 综合档案室由企业主管技术工作的领导分管,并纳入主管领导任期目标管理和岗位职责。
第八条 各部门应指定兼职档案员,负责本部门形成的文件材料积累、整理,并按规定向综合档案室移交档案。
第九条 企业文件材料的形成和积累须纳入各部门工作计划和有关人员岗位职责。 第十条 凡本企业在生产经营和管理活动中形成的对国家、社会和企业有保存价值的各种形式的文件材料都必须归档。归档的具体范围、时间和要求按相关文件材料的归档制度执行。 第十一条 企业综合档案室对接收的档案要按照一定要求进行分类整理,编制必要的档案检索工具。
第十二条 开展档案的鉴定。根据本企业档案保管期限的规定,定期对保管期限已满的档案进行审查鉴定,剔除确无保存价值的档案,经企业主管领导批准后进行销毁。
第十三条 开展档案的统计工作。建立档案管理台账,对档案数量、档案借阅人次,档案的利用效果、编研情况进行统计。
第十四条 认真做好档案库房管理。按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等八防要求,做好档案库房的管理工作。
第十五条 将档案管理现代化列入企业现代化管理的整体计划,努力实现企业档案管理信息化。
第十六条 积极开发档案信息资源,为企业生产和各项管理工作服务。对积极开发和提供利用档案并取得显著效益的人员,企业将给予表扬和奖励。 第十七条 本细则根据工作需要可另行补充。 第十八条 本细则由企业综合档案室负责解释。
《民营企业档案管理指南》之九：档案借阅制度
为维护档案的完整与安全,服务企业各项工作,根据企业档案管理的具体情况,制订本制度。 第一条 本企业员工因工作需要,可以借阅与其工作有关的档案和资料。 第二条 借阅本企业档案须办理登记手续,必要时须经有关负责人批准。 第三条 本企业档案一般不外借,借阅时应在档案部门指定的地方进行阅览。 第四条 因工作需要须将档案外借时,借阅人员应做到以下几点: 1、按规定办理登记手续,按时归还。 2、要爱护档案,不得丢失。
3、所借档案不得随意折叠和拆散,严禁对档案进行更改或涂写。
第五条 借出和归还档案时,应办理清点手续,由档案员和借阅者当面核对清楚。 第六条 在借阅档案时造成档案丢失、损坏或泄密的,要追究当事者责任。 第七条 调离本单位的工作人员,必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
第八条 外单位人员借阅本室档案须持有所在单位介绍信和本人工作证,并办理有关手续。
《民营企业档案管理指南》之十：档案保密制度
为确保企业档案信息的安全,制定本制度。
第一条 档案管理人员必须严格遵守本保密制度。
第二条 不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室,未经批准,不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。
第三条 有关部门需查阅机密以上档案须经企业主管领导批准,非会计部门人员查阅会计档案,须经会计部门负责人批准,方可查阅。
第四条 不得与无关人员谈论涉密档案内容。
第五条 非办公时间,不准在档案室内接待私人来访客人。 第六条 非档案管理人员,未经允许不得进入档案库房。 第七条 下班时,应将涉密档案文件收起锁好,并关好门窗。
《民营企业档案管理指南》之十一：档案保管制度
为了保护好本企业的档案材料,维护档案的完整与安全,制定本制度。 第一条 接收档案必须认真验收,并办理交接手续。
第二条 档案库房保持整齐干净,不得存放易燃易爆物品和杂物,档案入库前,必须严格检查、消毒、档案柜内应施放防霉、防虫药剂。
第三条 存放档案必须用专用箱柜,箱柜摆放应整齐有序。在排列上架时,应按照类别和保管单位的次序,自左向右,自上而下地排列,并编制箱柜指引卡和档案存放索引表等检索工具,以便于管理和查找。
第四条 底图除修改、送晒外,不得外借。修改后的底图入库,要认真检查其修改、补充情况,底图存放以平放为宜。
第五条 照片、底片、录音带、录像带、磁带、光盘等特殊载体档案要存放于专门的防磁防潮柜内,并妥善保管好箱柜钥匙。
第六条 档案库房每半年要定期进行安全检查,按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等要求,及时排除档案保管中的安全隐患。
第七条 按要求制作档案管理台帐及根据实际情况及时更新,每年要对库藏档案进行一次全面的检查,认真核对,做到帐物相符,对破损或载体变质档案,要及时进行修补和复制,发现档案发霉或虫害,必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
第八条 档案库房应配置抽湿机、空调等调控温湿度的设施和设备,使库房的温湿度环境基本保持在温度14℃—24℃,相对湿度45%—60%之间。
《民营企业档案管理指南》之十二：档案鉴定销毁制度
为了保证库藏档案的质量,保护好有价值特别是有重要价值的档案,结合本单位的实际情况,制定本制度。
第一条 企业各部门在文件材料归档时,应根据本企业制定的各类文件材料归档范围和保管期限表,准确区分档案的保管期限。
第二条 对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案,先由企业档案部门进行初步鉴定,提出鉴定意见,交企业档案鉴定小组审定。
第三条 企业档案鉴定小组由主管档案的领导、有关部门负责人和档案人员组成。
第四条 对经过鉴定小组审定应该销毁的档案,由企业档案部门写出鉴定报告,连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。
第五条 销毁档案时,应指定二人以上进行监销。档案销毁前,监销人应认真核对要销毁的档案与销毁清册,档案销毁后,监销人应在销毁清册上签字,并注明销毁的方式和日期。
第六条 销毁档案时要严格执行保密规定,对在销毁档案过程中出现失密或对单位造成损失的,将根据国家和单位有关规定进行处理。
《民营企业档案管理指南》之十三：档案员岗位职责
第一条 贯彻执行国家和地方各级人民政府关于档案工作的法律、法规、规章和业务规范。 第二条 制订本企业档案工作计划和长远规划,起草本企业各项档案管理制度。 第三条 对企业各部门文件材料的归档工作进行监督和指导。
第四条 参与本企业购进设备开箱验收、工程竣工验收、科研成果评审等工作,验收其档案。
第五条 负责管理本企业的全部档案,做好档案的提供利用和信息开发工作。 第六条 对下属单位档案工作进行监督指导。 第七条 完成领导交办的其他工作。
《民营企业档案管理指南》之十四：档案分类编号方案
为了加强本公司档案工作业务建设,提高档案综合管理水平,实现档案分类整理、排列、管理
的标准化和规范化,促进档案业务管理水平的提高,以更好地为公司各项工作服务,根据《工业企业档案分类试行规则》,参考《广东省机关档案分类办法》,结合本公司的实际情况,特制定本方案。
(一)分类原则
1、档案分类原则是以本公司所形成的全部档案为对象,依据职能,结合档案内容和载体形态特点,便于科学管理和开发利用。
2、分类后的档案,分别用英文字母按顺序编大类代字。
3、本办法适用于对本公司全部档案进行实体分类、组卷和排架管理。 (二)类别设置
本公司档案共分十大类:企业管理类(A)、建设项目类(B)、设备仪器类(C)、财务会计类(D)、员工档案类(E)、声像档案类(F)、产品档案类(G)、科研课题类(H)、实物档案类(J)、客户档案类(K)。
大类用英文字母作代字,大类以下的属类用阿拉伯数字作代号。 大类及属类设置如下: A 企业管理类 B 建设项目类 C 设备仪器类 D 财务会计类 D1 会计报表 D2 会计账簿 D3 会计凭证 D4 其他会计材料 E 员工档案类 E1 行政部 E2 营销部 E3 生产部 ????
F 声像档案类 F1 录音带 F2 录像带 F3 照片
F3.1 活动类照片 F3.2 实物类照片 F3.3 其他类照片 F4 光盘及其他 G 产品档案类 H 科研课题类 J 实物档案类 J1 锦旗类 J2 奖杯奖牌类 J3 纪念品类 J4 其他类 K 客户档案类 ????
(三)编号方法
1、企业管理类档案的编号:
(1)1980-1999年企业管理类档案采用立卷归档整理方法,其编号结构模式为:大类代字+保管期限代号+年度+案卷号。其中保管期限代号永久为1,长期为2,短期为3。