——责任者，文件材料行文单位，以印章或落款单位为准，两个以上单位为共同责任者的，填写主要的两个责任者既可。
——文件题名，指每一个单份文件材料的标题名称，没有标题的要根据材料内容自己拟定标题，用括号框起。如：通知（工程质量验收会议通知），要求注意的是：不能将几份不同问题的文件材料归纳成一个标题，同一标题的表册，也必须每年一个标题，不能几年混在一起写一个标题。 ——日期，应填写文件形成日期，如：2012-06-20。 ——页号，指每份文件首页上的编号，但最后一份文件材料必须填写起止页号。如：首页是120，尾页是125，则应填写为120-125。
——备注(需要时填写)。
（3）案卷封面和脊背的编制。案卷封面可采用案卷外封面和案卷内封面两种形式，主要内容如下：
——案卷题名，应简明、准确揭示卷内文件的内容，主要包括项目名称、代字、代号及结构、部件、阶段的代号和名称等；项目名称与批准的原立项、设计(包括代号)相符；归档外文资料的题名及主要内容应译成中文；
——立卷单位，应填写文件组卷部门或项目负责部门； ——起止日期，应填写卷内文件形成的起止日期；
——保管期限，应依据有关规定填写组卷时划定的保管