实际运用时，可按“5Ｗ1Ｈ分析表”进行，见表5－1。第一次分析，从六个方面分析现实的状况；第二次分析，从六个方面进一步问一个为什么；第三次分析，从六个方面考虑能否有更好的方案，能否有替代的办法。通过这样的分析，就可以找到进一步深入改进的方向，这样才能有针对性地解决问题。
2.3Ｕ ＭＥＭＯ的优先关注点
由于生产现场的特点存在着差异，可能出现问题的概率也有所不同。越容易出现问题的地方，3Ｕ ＭＥＭＯ越要引起足够的重视。一般来说，3ＵＭＥＭＯ应优先关注的地方包括：人多的地方、人员闲置严重的地方，以及人机配合的地方等。
改善备忘录的应用及范例
改善备忘录的填写
任何人都可以根据自己喜欢的风格来制订改善备忘录的格式，所使用的备忘录只需符合实际工作的需要即可。这里仅仅介绍改善备忘录的一般格式，如图5－2。在实际的使用中，管理人员可以结合现场的实际情况，在内容和格式上做出相应的调整。
这种格式的改善备忘录包含了17项主要的内容。这些内容主要包括了文件编号、现场名称、发现问题点的时间、问题点的简要描述以及简单的改善方案和所需资金等情况。改善备忘录内容的详细填写如表5－2所介绍。
图5－2 3Ｕ ＭＥＭＯ填写程序
表5－2 改善备忘录的填写内容 序号 1 编号 内容 填写说明 按照管理人员的个人习惯和企业的生产习惯编订文件的号码 2 3 4 5 所属单位名称 姓名 作业内容 工程要点 发生问题点的单位名称 问题点发现人和记录主管的姓名 观察特定的运作流程，发现不合理的地方 描述流程运作的情形，可以用拍照的方式记录下来 6 7 8 9 10 11 工程名称 3U内容 日期 问题点描述 问题点略图 提出改善方案的时间 出现问题的工程或者工序 将出现的问题点按照3U内容分类 发现问题点的时间 按照5W1H的内容，具体描述问题点 简单画出问题点的图画 记录提出解决问题的具体方案的时间 12 13 14 15 16 17 改善方案内容 简易图形 改善要点 成果 金额 与提案的关系 详细描述改善方案的内容和实施事项 根据改善方案，画出简易图形 提炼出改善方案的要点 进行改善后的成果 改善带来的资金影响 填写部门与改善方案的关联性
改善备忘录的后续工作：知识管理
公司在持续改善过程中，备忘记录越来越多，获得的改善建议也越来越丰富，这时公司就需要及时加强知识管理。改造方案的推行过程，就是经验的累积过程。长期从事改善的管理人员，能成功的凭借直觉逐步找出问题点，并迅速拟定出合理的改善方案，为排除异常、解决问题打下坚实的基础。
企业长期积累的改善经验需要得到归纳系统化，上升到管理科学的高度。企业建立了良好的知识管理制度，就可以使解决问题的过程步骤化、标准化。这样，企业的持续改善将不仅仅只依赖管理人员的个人经验的丰富程度，新来的管理人员，即使没有经验，也可以在参考企业原有知识积累的基础上，进一步提出新的改善想法。
因此，改善备忘录除了进行持续改善的追踪之外，还在进行着企业的知识管理。它能将整个公司积累的产品改善和流程改善的经验逐渐汇总，并标准化、程序化和系统化，从而使得改善的效率也相应地越来越高。改善备忘录能使企业的持续改善落实到生产过程的每一个层面中。
【案例】
某企业是一家模具工厂。过去该厂在家庭作坊式生产的年代，生产线的图纸都是用手工绘制或电脑打印出来就发送到生产现场。这导致了图纸的管理十分混乱，当客户的要求发生变更时，原来的图纸却没有回收。
为了彻底解决这一问题，在该企业进行持续改善时，开始要求文件管理部门对每张图纸都分门别类地进行编号、列出清单、注明开始时间和实际完成的日期等。但是，开始实施一段时间后，发现现场的图纸还是没有编码以及清单等。原来，图纸打印出来后，由于生产现场临时等着急用，图纸又直接先送到了生产现场。生产现场的人员找不到文件管理部门的文秘管事，无法及时指导图纸的编号，自然也就无法列出清单。这些问题让该企业苦恼不已。
实际上，让文件管理部门来对图纸进行编码确实不合理，应该制订一套公司的图纸编码规则，文件的编码、发放以及回收都由生产现场来完成。
【自检】
苏州有一家日资企业，持续改善方面的工作做得非常好。人们在参观时就可以发现，该公司在一个月内的持续改善建议就有厚厚的一大叠，里面记录的问题有些较细小而有的又较粗糙。你认为这家企业目前迫切需要做的工作应是哪一项？你觉得该如何来做这项工作才能做得更好呢？
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____________________________________________________________ ____________________________________________________________ 见参考答案5－1
【本讲小结】
5Ｓ工具的作用是通过规划正常的事情，以便清晰地从中发现异常的地方。当发现异常时，应及时把问题按轻重缓急的次序记载下来，然后才能更进一步对问题进行分析。改善备忘录正是用来帮助管理人员及时记录问题的强有力的工具。它记录的异常问题包括三类：不合理的现象、不均匀的地方和不节省的环节。
正确填写和使用改善备忘录，记录异常问题，持续地推进和跟踪问题的解决情况，逐步积累产品和流程的改善经验，使之系统化、标准化和步骤化，成为公司持续改善的宝贵知识财富。
【心得体会】
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第6讲 分析问题的方法之一
——ＱＣ七大手法
运用ＱＣ手法的目的 具体的ＱＣ手法
ＱＣ与作业标准化的循环
ＱＣ手法的运用
运用ＱＣ手法的目的
企业在进行流程改善时，首先应寻找改善的切入点，探讨问题的本质，分析问题产生的根源，打下理论分析的坚实基础。在生产现场，运用5Ｓ手法来凸显问题点，使用3Ｕ ＭＥＭＯ（改善备忘录）及时地记录问题点，然后分析问题。用来分析问题的工具就是ＱＣ手法。
1.对现状进行分解
在分析问题时，首先要对现状进行分解。根据现有的标准化资料，衡量现状是否符合规范。如果现状不合理，则要对现状及早地做出改正，使之回到标准化的轨道上；如果目前的运行方式确实是合理的，那么就应进一步对现有的标准或规范加以修正。
2.寻找适当的突破口
当问题发现后，为了及时、有效地解决问题，必须寻找适当的突破口。运用ＱＣ七大手法的目的，就是为了了解问题的现状，寻找解决问题的最佳的切入点，再寻找适当的资源来改善所存在的问题。解决问题后，将所做的有效的改善措施加以标准化，修订成为新版的标准或检验规范。作业人员将按照新版的标准或检验规范的要求进行作业和检验。如图6－1所示。
图6－1 改善问题的一般流程
ＱＣ七大手法
企业可以综合运用ＱＣ七大手法以便于寻找解决问题的切入点，经历既定问题、确定相关的流程、量度表现、分析原因、建立和测试改善方案，以及评估推行效果等几个步骤，进行持续的改善工作。
ＱＣ手法的工具包括：检查表、柏拉多图、直方图、特性要因法、散布图、管制图、流程图以及脑力激荡等各种方法。每种工具根据其自身不同的特点，适当应用于相应的场合。接下来详细介绍七种手法。