公文档案一体化管理平台
苏州档案室版
用户手册
北大方正技术研究院 二零零七年四月
目录
第一章 系统要求安装 ...................................................................................................... 3
1.1数据库服务器 ...................................................................................................... 3
1.1.1硬件配置.................................................................................................... 3 1.1.2软件配置.................................................................................................... 3 1.2客户端机器 .......................................................................................................... 3
1.2.1硬件配置.................................................................................................... 3 1.2.2软件配置.................................................................................................... 3
第二章 启动系统及登录 ................................................................................................... 4
2.1档案处室的登录 ................................................................................................... 4 2.2缺省的用户名和密码 ............................................................................................ 4 第三章 系统初始配置项目 ............................................................................................... 5
3.1全宗管理 ............................................................................................................. 5 3.2类目配置管理 ...................................................................................................... 5 3.3目录配置管理 ...................................................................................................... 9 第四章 用户管理 ............................................................................................................11 第五章 公文处理流程 .................................................................................................... 14 第六章 文件归档流程 .................................................................................................... 26
6.1 档案著录 .......................................................................................................... 26 6.2按件归档著录 .................................................................................................... 28 第七章 件号调整 ..........................................................................................................322 第八章 报表打印 ........................................................................................................... 34 第九章 档案统计 ........................................................................................................... 36 第十章 档案移交 ........................................................................................................... 37 第十一章 利用借阅 ........................................................................................................ 40
11.1调单管理.......................................................................................................... 40
11.2催还通知.......................................................................................................... 40 11.3借阅统计.......................................................................................................... 42 第十二章 资料管理 ........................................................................................................ 44
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第一章 系统要求安装
1.1数据库服务器 1.1.1硬件配置
1、最低配置：PIII/400MHz，512M RAM
2、推荐配置：P4/2.4GMHz ，1.0GRAM（档案馆），P4/2.0GMHz，512MRAM(保密室)
1.1.2软件配置
1、操作系统：Microsoft Windows 2000 Server / Advance Server、Linux、Unix
2、数据库：Microsoft SQL Server2000，IBM DB2 7.1以上， Oracle 9i以上，MySQL5.0以上
1.2客户端机器 1.2.1硬件配置
1、最低配置：PC Pentium，64M RAM
2、推荐配置：P4/2.0GHz，256MRAM（IE浏览），P4/2.0G，512M（数字化客户端）
1.2.2软件配置
1、操作系统：Microsoft Windows 2000 Series；Windows98/Me
2、应用软件：Microsoft IE 5.5 + SP2及以上版本+ IBM WebSphere Application Developer Advanced Edition 4.0
注：数据库服务器、WEB服务器、索引服务器可以安装在一个物理服务器上；安装本系统前请先确认服务器上已经安装有IIS5.0以及其是否有WWW、FTP服务正常运行。
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第二章 启动系统及登录
方正博通采用的是浏览器/服务器（B/S）结构，服务器的安装和设置完成后，即可以通过客户端在浏览器上对系统进行访问。具体步骤如下：
2.1档案处室的登录
如果要登录到档案处室，则输入地址：Http://IP:端口/目录
（如图2-1所示）登陆界面
例如： http://10.32.24.222:8040/bt即可进入系统。（提示：一般我们给档案局下属单位安装后都会在桌面上做一个快捷方式，只要双击那个快捷方式就可以进入系统）
图2-1 登陆界面
2.2缺省的用户名和密码
在系统登录界面按要求键入用户名和密码。当首次进入系统时，系统缺省为系统管理员设定一个具有系统管理员权限的账号，该账号为：
用户名： 密 码：
4
system system
系统管理员以缺省账号登录系统后，应尽快修改该账号的密码，以保证系统安全。
第三章 系统初始配置项目
此模块用于对系统参数进行必要配置。
3.1全宗管理
路径：系统管理－系统配置。如图3-1
全宗作为档案馆的一个重要属性，单独有一个管理的界面。
1、添加全宗配置，新增时不允许存在下列特殊字符((#><';\\\\\\\
2、修改全宗配置。如果已有记录，则不允许修改全宗号，但是可以修改全宗名称和全
宗描述
3、删除全宗配置。如果存在此全宗号的记录，则不允许删除。
图3-1 全宗管理界面
3.2类目配置管理
设置完全宗号后点击“类目配置管理”，配置类目。如下图3-2。
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