需物品价格并提出质疑。采购部在择商报价中必须认真对待，使用部门也应主动与采购部协
调配合，及时将自已掌握的供
应商资料提供给采购部，以便采购部选择质优、价廉、服务好的供应商。
第十五条：疑难采购项目和重要采购项目，采购部和使用部门必须充分协调，必要时共同看
样择商。
第十六条：酒店选择供应商的标准，按公司正规、货源充足、供货及时、讲求信誉、就近择
优的原则选择。同类物资在质量、
性能等方面相同、价格相近的情况下不得舍近求远。 第四章：价格审核
第十七条：食品原材料价格的审核，先由使用部门、采购部、财务部共同进行市场调查，再与供应商报价对比，经过使用部门、采购部、财务部共同讨论后确定采购价并报总经理审批。 第十八条：物料用品及低值易耗品价格的审核，由采购部提供三家供应商报价，经使用部门、财务部、采购部共同讨论后确定采购价格并报总经理审批。
第十九条：固定资产、大宗采购物资价格的审核，由采购部提供供应商有关资料、供应商报价，经财务部、采购部审核筛选确定至少三家供应商，由采购部、财务部、使用部门共同讨论后确定采购价格并报总经理审批。必要时可通过招标形式确定采购价格。 第五章：采购与验收
第二十条：采购项目经择商、定价后采购员可自购或下定单通知供应商送货，酒店原则上要
求非急需物资尽量少用现金或
不用现金购买，尽量选择供应商送货并采取月结的形式结算货款，以减少资金占用、提高资
金的使用效率。
第二十一条：采购员自行外出采购的，应于申请到货日前购回，并经验收合格入库。 第二十二条：通知供应商送货的，应要求供应商按订单要求在规定的时间内将货物送达酒店
指定地点，并经验收合格入库。
第二十三条：大宗物资和重要物资的采购，应与供应商签定采购合同，并按要求、按质量、
按时、按合同要求将货物送达
酒店指定地点，并经验收入库。
第二十四条：购买时由于时间差异，供应商报价低于当时市场价格的，原则上按报价执行；
报价高于市场价格的，原则上
按市价执行。如双方有异议时，可协商解决。
第二十五条：无论是采购员自购货物还是供应商送货货物，采购员必须第一时间通知仓管员
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验收。仓管员凭审批有效的采
购申请单或购货合同验货，经点数、过称、检查质量等合格后分送所需部门。不允许采购人员或供应商直接将货物交与所需部门。
第二十六条：凡不符合采购定单内容或质量达不到酒店要求的货物一律拒收。
第二十七条：货物验收合格后，采购员或供货商应将发货票或送货单交与仓管员办理验收手
续，开酒店物资验收单给采购
人员或供应商，采购人员或供应商凭收货单和发货票至财务部报帐。
第二十八条：对技术要求较高的物资或贵重物资，各使用部门负责人或专业人员应共同验收，
并签注验收意见。
第二十九条：货物验收过程中，仓管员或所需部门验货人员有权提出退货要求。经确认货物
不符酒店要求或达不到酒店规
定标准的，由采购部负责退货。
第三十条：对不能按期到货的申购项目，采购员应及时与所需部门协商，寻求解决办法，不
能因货物延迟交货而影响正常
工作。
第六章：费用报销
第三十一条：采购费用报销按酒店“费用报销管理规定”执行，对不符规定的不予报销。 第三十二条：费用报销必须按程序填写酒店“杂支报销申请单”或“支票/汇票申请单”，将所有采购、收货凭证附申请单后，呈各权责人员审批后办理。
第三十三条：采购人员的采购费用，必须在规定的时间内报帐，不得将当月采购费用留待下月报销。
第三十四条：报帐原始单据必须符合酒店“费用报销管理规定”的要求，否则不予报销。 第七章：物资样品库的管理
第三十五条：采购部应切实做好物资样品的收集和样品的管理，建立物资样品管理库，确保采购工作的顺利开展和采购任务的顺利完成。 第三十六条：物资样品的管理
1、物资样品应设专用地方保管、建立样品库，由专人保管，采购部负责样品的收集，样品库的整理。
2、物资样品应分类别、分供应商、贴标签进行管理，停用或不用物资之样品应拍照存档，将样品清理出样品库，以减少空间占用。
3、存放在样品库之样品作为采购物资的验收标准，不得随便更换，确须更换的应经采购
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部、成本控制部、使用部门共同确认后更换。
第八章：供应商资料库的管理
第三十七条：采购部应切实做好供应商资料的管理工作，建立供应商资料库，确保采购物资
供应渠道畅通。
第三十八条：供应商资料库的管理
1、供应商资料由采购部管理，建立资料管理库，采购部按供应商类别分组摆放、贴标签、编号进行管理。同类物品应至少保存两家供应商。
2、资料库应按供货商的送货类别分组建立，标注“在用”、“暂用”或“停用”等备注信息。
3、资料库应建立电子文档，电子文档内容包括：供应商名称、地址、供应物品类别或名称、联系方式、联系人、信誉度、款项支付方式及备注信息等。电子文档应每月打印一分交存档备查。
4、资料库应定期更新，对已停用或不用之供应商应进行清理，对信誉不好之供应商应作特殊标记并逐步淘汰。
第九章：附则
第三十九条：本管理规定自审批日起执行。
第四十条：本管理规定由财务部解释和修订，修订内容报总经理审批。 第八篇：仓库管理制度 第一章：总则
第一条：为做好酒店的库存管理工作，加强库房的安全管理与监督，杜绝物资的积压与浪费，减少资金占用，防止资金流失，制定本制度。
第二条：仓库是酒店物资的集散管理中心和管理中心，所有酒店物资必须经过仓库验收后使用，未经验收的物资不得使用。
第三条：仓库管理员应经常与各物资使用部门进行沟通、协调，共同做好物资的补仓、库存管理工作，确保酒店正常经营需要。 第二章：仓库管理原则
第四条：仓库管理人员必须按制度，有组织、有计划地做好仓存物资的补仓库存管理工作，做到不积压、不浪费、保证正常营业需要，保证物资的完好。
第五条：仓库管理员应切实执行仓库管理制度，做到入仓物资手续齐全，数据真实、准确，帐本记录清晰、完整。
第六条：坚决执行先单据、后实物的收发货管理原则。出仓物资必须按“先进先出”的原则
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发货。
第七条：严格执行仓库安全管理规定，加强安全检查，杜绝安全隐串，防止安全事故的发生。 第三章：补仓申购
第八条：库存物资应在满足正常营业需要的前提下，减少资金占用。根据用料部门的用量情况，制定最高存量和最低存量。补仓库存不得超过最高存量，当物资达到或接近最低存量时应进行补仓申购。最高存量及最低存量根据用料部门的领用量及领用周期和物资的采购周期制定。
第九条：仓库管理员根据实际库存情况提出补仓申请，填制“补仓采购申请单”，经咨询用料部门意见后报成本会计审查，经财务经理、总经理审批后报采购部采购。
第十条：补仓申购单各项目应填写清楚，内容包括，申请日期、申购项目、品牌、规格、数量、建议单价和建议供应商、到货日期等。并应有申购人签名。
第十一条：补仓申购单一式三联，第一联（收货联）、仓管员凭单验货，第二联（采购联）、采购员凭单采购，第三联（财务联）、成本会计凭单稽核。
第十二条：对用量不大、使用周期超过三个月以上的物资应由用料部门自行申购，防止造成库存积压与浪费。
第十三条：贵重物资及特殊物资，应与使用部门协商，请使用部门负责人共同参与，共同签署采购申请单。 第四章：验收入仓管理
第十四条：物资必须先经过检验后办理入库手续。对货不对板、不符酒店要求、无审批有效采购申请单的物资不得验收入仓（特殊情况应请示上级领导）。
第十五条：用料部门应根据本部门实际情况，配合财务部、采购部制订物资的验收标准，收货人员按验收标准收货。 第十六条：验收的基本要求：
1、基本要求：食品原材料、酒水、香烟等应检查包装是否正规、完好，是否清楚标注物品名称、品牌及规格，生产厂家、商标是否清晰、正确，生产日期及保质期限是否标注清楚，配料表及使用说明是否清晰完整，包装容器是否完好、有无变形、有无破损或漏气、封口是否严实等，进口物资还应检查是否有海关检测标示；印刷品应检查是否有错别字、字体大小是否一致、是否清晰、编号及联次是否有印错、是否与酒店提供的样板一致；物料用品及其他物品应检查品牌、规格、厂家、商标、生产日期、保质期限、使用方法是否标注清楚、容量及重量是否与包装上的一致；低值易耗品应检查其与预留本酒店的样品是否一致，或与预留本酒店的技术资料一致。
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2、质量要求：食品原材料应检查其颜色是否正常、有无杂质、有无异味、腐烂和虫蛀等现象、有无受潮、霉变等情况，大小是否一致，手感是否适中，是否与预留酒店的样品一致等；酒水商品应检查其是否有杂质、是否有沉淀物、液体是否清澈等；印刷品应检查纸张的硬度、强度和光滑度以及是否粗糙，是否按酒店提出的质量要求印制；物料用品及其他物品应检查其使用效果是否附合酒店要求、是否有经国家检测的质量证书或标识，是否与预留酒店的样品一致。
3、具体的验收标准及质量要求，由各用料部门按实际使用情况与采购部、财务部共同制定，对较难制定验收标准的，应以酒店确认的供应商提供的样品和技术参数为准。
第十七条：物资验收入库
1、入仓物资的验收：应根据签批有效的采购申请单及供应商的送货单，按酒店制定的验收标准及质量要求对送达收货地点的物品进行质量检查和数量清点、过称称重。对不符酒店货物验收要求和质量要求的应拒绝验收，对货不对板及以次充好的物品应拒绝验收；并根据采购申请单记录核对供应商送货单上物品的名称、品牌及规格是否一致，核对实物上的记录是否一致，核对供应商送货单上价格是否一致，申购数量与实际送货数量是否一致。如不一致，应查明原因后验收。
2、货物经验收无误后，仓管员应根据采购申请单、供应商送货单及物资实际验收数量填制一式三联的收货记录，办理入仓手续。
3、贵重饮食原材料及特殊商品，入库前应要求供应商在包装容器上加盖供应商单位印章。
4、供应商送货单经仓库核对属实后，应在送货单上签名确认，收一联交会计部记帐并存档，于供应商请款时据实核对。
第十八条：收货记录的有关规定：
1、收货单各项目必须填写清楚，内容必须填写正确。内容包括：收货日期、供应商名称、物资名称、品牌、规格、单位、数量、单价及金额。并有供应商签名、收货人员签名、物资编码等。
2、收货单记录之物资名称必须与物资包装上的名称一致；物资单价必须是酒店与供应商签署的协议价格或合同价格，对实际送货价格高于协议或合同价格的，应请示上级领导批示。如实际送货价格低于协议价格或合同价格的，应按实际价格执行。 3、收货单如填写错误，需要更正或更改的，更正处或更改处须有相关责任人签名确认，如名称、规格及数量等都填写错误的应划线删除，重新填写。严禁使用涂改液涂改。对未填写完的空行应划线封单。
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