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告,对违规者,负责提交处理意见。 三、电话IP卡的管理
1. 公司所需的电话IP卡由管理部负责选购,各部门向电讯管理员领取,用完的IP卡需交还IT部电讯管理员查备。
2. 拨打长途电话，如与已开通IP的电话的国家和地区、国内城市通话，必须用电话IP拨打，以节省办公费用。 四、传真机的管理
1.拟写传真文件必须认真严谨,符合规范。
2.传真文件必须与工作有关并经部门经理批准。
3.使用传真机后，应在《传真文件登记本上》登记，传真件应存档备查。电讯管理员月终将费用分部门结算。 4.传真来件需登记、签收。 五、故障
外单位、员工借用电话、IP卡、传真机发送个人资料，需经管理部批准，并收取费用。 六、附则
凡盗用或利用长途电话密码，电话IP卡、电子信箱上网，用于非工作需要的通话、通信，将依公司奖惩规定给予警告、罚款直至除名。
第六节 电脑管理
一、管理部门
IT部负责对公司所有电脑及其外部设备和软件系统进行统一购置和管理。 二、管理规则
1. 电脑主机、电源、保险等硬件设备应妥善保管，操作人员应严格按照电脑操作规范开、关机器，注意开机前的检查，加强机械养护，保证正常操作运行。 2. 各类电脑、外部设备和软件属公司财产，必要时公司交重新分配使用。IT部建立各台电脑的档案，并负责管理。必要时有权调用、查核公司的每一台电脑。 3. 因工作需要配置电脑及附属设备的部门，应书面报告IT部，IT部进行核查，提出调配意见或购置申请，获准后由IT部指定的电脑主管人员负责选型购置。 4. 配备在各部门使用的电脑,由部门经理指定培训合格的职员任该机主要操作员,负责该机的日常维护和保养。其它人员因工作需要使用电脑时，须经操作员同意。
5. 电脑出现故障,操作员须立即报告IT部,使用部门应主动配合维修事项。
6. 电脑随机配置的参数、软件不许擅自改动，若有较大幅度的修改，如硬盘重新格式化、重要软件删除等须书面报告IT部，并存档备查。
7. 必须为重要文件添加密码，定期整理个人资料，并做备份；经常擦拭电脑设备的壳，注意保持电脑周围环境的整洁。
8. 每月IT部定期对电脑系统、各部门重要文件备份、电脑保洁等进行检查；不定期对电脑系统进行设备检修，以保证系统的安全运行和稳定运行。 9. IT部及各部门电脑使用人员对公司网络资料及电脑文件负有保密义务，遵守保密规定。
三、电脑保密规定
1. 各个部门必须为部门的电脑设定开机口令，定期修改开机口令帐号和密码。
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2. 3. 4. 5.
严禁将开机口令随意告知他人。
非本部门人员未经同意，严禁随意上机。
为安全起见，在不使用或暂时离开电脑时，请将正处理的文件关闭。
未经许可，严厉禁止随意打开电脑机箱、或对电脑及其外部设备进行任何物理上的改变及电脑及外部设备借给非公司人员使用。 6. 禁止上班时使用与工作无关的软件。 7. 未经许可，不得随意进入机房。 四、网络的管理
1.电子信箱、上网由IT部网络管理员进行统一规划设置，密码有网络管理员统一管理。
2.公司所配置的互联网是为员工提供查阅与工作相关的网络资料、信息以及互联网通讯的工具，为加强公司互联网的使用管理，提高公司互联网的使用效率，保障公司局域网上网速度，员工必须严格遵守有关规定。
3.公司的服务器,贮存公司全面业务活动数据和重要材料,非操作人员严禁擅自操作。
4.所有上网者必须严格遵守《计算机信息系统国际互联网安全保护管理办法》和《厦门市计算机信息系统安全保护暂行办法》。
5.上班时间内员工必须做好本职工作,在工作完成情况下方可上网收集所需的信息资料。
6.上网人员一经完成浏览、下载信息，必须及时关闭所有网站，保障局域网上网速度。
7.员工不得利用公司互联网从事以下活动,一经发现,由其部门负责人对其进行批评教育;累计达三次者,由公司通报批评,并按有关规定处理。
(1)在上班时间利用公司互联网浏览与本职工作无关的网站、或进行网上聊天等与工作无关的活动；
(2)在上班时间上网查询股市行情者。
8.各部门责任人应负责本部门人员的教育和监督工作,引导其充分利用与本岗位业务有关的网上信息资源。
9.凡因不正确使用计算机网络,参照公司有关规定依情节轻重，给予不同程度的处分，直至除名。
五、电脑管理处罚细则
1.未经许可擅自安装软件的初犯者以口头警告；若造成电脑感染病毒的，将通报 批语，若造成公司网络感染病毒的，将自行承担由此而引起的所有后果，严重者将以除名处理；
2.未经授权擅自盗取参数利用电脑上网聊天或利用授权上网查阅黄色网站并且在上班时间玩各种游戏的，发现一次罚款人民币100元；
3.未经许可擅自拆装电脑及外设备的，并造成电脑设备损坏或影响部门工作开展的，将承担由此而引发的一切后果，严重者以除名处理； 4.未经许可将电脑及外设擅自带给非公司人员使用的，将承担由此而引发的一切后果，严重者以除名处理；
5.未经许可擅自进入电脑总机房，擅自操作机房电脑查阅有关资料的,以除名处理； 7.IT部例行检查中要求使用者更正现有的问题（例如电脑保洁、、、）在限期内不执
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行的，将通报批评。
8.未经许可擅自复制资料引起公司机密泄露的，公司有权依情节轻重，给予不同程度的处分，直至除名。
第七节 办公场所管理
一、保安工作
办公楼保安由大楼物业管理处负责，管理部负责公司内部安全防范和对外联系。 二、总台值班
设立总台值班员，守卫公司大门，防火防盗，保护公司财产。负责外来电话的接受、登记与处理，来访人员的接待，人员出入的登记，邮件的收发。 三、风纪仪容
1.公司办公楼工作的员工，需按公司的要求佩带工作卡，衣着整洁端庄，保持良好的仪容、仪表，上班时间不得穿无领T恤、短裤、拖鞋、男式凉鞋和运动鞋。服务人员按规定统一着装。
2.员工在各种场合，以端庄、洒脱、精干的形象出现，谈吐文雅，坐立行姿规范。 3.以诚待人，以善交友。与同事、客人主动招呼，时时保持微笑。 四、工作秩序
1.遵守国家的各项法律、法规、政策和公司的各项规章制度。
2.热爱企业，发扬努力工作的敬业精神，坚守岗位，工作积极，主动，不断提高自己人的业务水平和工作能力。 3.不断改进工作，提高工作效率，服从领导，服从管理，自觉维护公司信誉和形象。 4.上班按时进入岗位，外出办事应交待。上班时间不得喝酒，因业务应酬，酒后失态者，禁止进入工作岗位。驾驶员当班期间不得喝酒，违者予以除名。 5.工作时间非工作需要，不得随意串岗，不得闲聊、喧哗、嬉闹。
6.接听或拨打电话，须谈话礼貌，长话短说，不得拨打与工作无关的信息台或打私人电话。
7.未经许可，不得私自翻阅非自己管理的文件、资料及书籍。 8.未经许可，不得动用非自己专用的电脑设备。
9.报纸、杂志只供休息时间阅览，非工作需要，上班时间不得翻阅报纸、杂志。不得私自将书报带回家。
10.长途电话、传真与复印文件资料，需经管理部总台同意，拨打长途电话、传真与复印后应登记。传真机长途加密管理，电讯管理员下班应锁机，上班开机。私人传真和复印资料，应事先经管理部同意，并交纳纸张成本费和传真费。 五、安全管理
1.公司所有员工须树立安全意识，杜绝火、盗、伤等恶性事故发生。
（1）员工不得携带易燃易爆等危险品进入办公大楼，更不得擅自在大楼内使用明
火、焚烧物品，特殊情况需要使用明火，需经管理部批准，并备好灭火器。不在靠近火、电源处堆放杂物。发现各种隐患时向管理部报告。 （2）任何人不得擅自移动及动用灭火器材、火警按钮。 （3）新员工需接受有关消防措施，电器设备的使用培训。 （4）电源开关及照明电器设备故障均报告管理部，由管理部派专业人员进行维修，
非专业人员不得进行操作。
（5）员工下班前须认真检查本岗位办公场所的设备安全，切断各类设备电源，总
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台值班人员下班前应总巡查。
（6）发现火警要保持镇静，迅速拨动附近火灾报警器，呼唤援助并及时拨打基础
119火警电话，注意准确报告起火位置、燃烧物品等，接到疏散通知后，切勿搭乘电梯，应从容打开消防通道，由安全梯转移。 （7）除电工外，其它员工严禁在电源裸露附近作业或站立。 （8）管理部应定时对消防及电器设备进行检查，消除隐患。
（9）上、下班人员一律从电梯大堂通道门口出入，领导层区域未经许可不得随便
进入。除紧急情况，任何人不得走消防通道。
(10)员工上下班时应将重要资料和贵重物品放置专橱柜内，个人贵重物品不要存
放办公场所过夜。上班时间若遇员工亲朋好友探访，可在会议室接待；但时间不得超过30分钟。
（11）下班后，员工延时工作，需向总台报告登记，但不得进入其它部门工作场
所。
2.发现被盗应保护现场，并立即通知部门经理和管理部，在事故未处理前，应作好保密工作。
3.节假日值班，由管理部统一负责安排，值班人员负责接听电话，接待来客来访、并作好值班记录。 六、卫生管理
1.员工有义务保持办公场所整洁、舒适。 2.保持办公桌椅、文具等办公用品摆放整体。
3.不随地吐痰、不乱扔纸屑等杂物，不乱倒茶渣，烟等。
4.保持厕所清洁无味，卫生纸用后应投入指定的纸缕，不向各种管道乱扔杂物，以防管道堵塞。
5.不在办公室内存放食品，以防止滋生或引致老鼠、苍蝇和虫害。
6.各部门办公室内禁止吸烟，吸烟者只能在指定的地点，禁止在办公区域用餐。 7.节约使用卫生纸，不得用于擦手，擦桌子等。
8.办公场所未经许可不准擅自张贴广告,宣传画及标语,不随意堆放或悬挂物品。 七、布局与客人来访
1.办公室的分割、划分、分配、布局和装潢风格由公司统一规划，未经允许不得擅自改变办公室的布局。
2.办公位置及设备由公司分配，任何人不得随意转移位置。
3.员工午休，只限于办公场所休息，禁止在会议室、培训室卧睡。 4.办公楼内会议室，接待室等公用场所统一由管理部管理，所有来访客人需经总台安排引见方可进入办公室，请勿让其私自入内。 八、办公场所搬迁
1.办公场所物品的搬出与迁入须由管理部负责协调。 2.搬迁过程中应确保公司财产和文件资料不受损失。 九、社区关系
1.公司所有员工须处理好与大楼物管处及社区内各单位的相邻关系，维护祥和气氛。
2.公司管理部负责保障办公场所的水、电、气、停车场等良好运转。 十、附则
1.公司员工除遵守本规定外，还须自觉遵守《莲花广场用户守则》，服从物业管理
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公司的管理，各部门经理有责任督导本部门员工认真执行。
2.违反本规定将视情节轻重给予批评、罚款、警告、除名之处分。
第八节 档案管理
一、管理部门
公司档案工作由管理部管理，各部门指定人员负责本部门形成的文件资料的收集、整理、建档工作。
二、公司文件、材料的归档范围
1.公司或相关子、分公司的设立和变更的申请、审批、登记以及终止、解散后清算等方面的文件材料（包括公司章程、投资各方签订的合资合同、协议等）； 2.董事会形成的决议、决定、会议记录、纪要等文件材料；
3. 行政管理中形成的工作计划、总结、报告、重要提示、批复、各种年检、登记、会议记录、纪要、年度及月份工作报告、汇报等文件材料；
4. 人事、劳动工资、福利、奖惩、安全保卫、法律事物、教育宣传、培训、信息档案等方面的文件材料；
5. 财务会计、审计、统计等工作中形成的文件材料；
6. 项目开发计划、报批、经营过程中形成的文件材料（包括文字、声像材料）； 7. 项目报价、预算、招投标资料； 8. 项目经营方面的文件材料； 9. 产品销售方面的文件材料；
10. 以公司名义印发的重要文件以及报呈政府部门的报告和批复 ； 11. 政府分发、本公司应贯彻执行的法律、法规、通知等； 12. 所属基层单位、相关单位来往文件材料；
13. 报刊杂志上刊登的有关本公司情况的文章、材料的剪报；
14. 公司高层及各部、室、子/分公司工作人员和负责人员，以公司名义参加上级召开的各种会议文件资料、录音、录像、照片等载体、出国考察等项目、合同协议及情况汇报资料等；
15. 与有关单位签订的各种合同、协议书、意向书、照片等资料。 三、归档的基本要求
1.政府有关部门发文的文件、批文、批复、证书等，收文后立即交管理部文档管理员登记和编号，原件由档案室统一管理；
2.以公司名义发文的文件会议纪要，管理部档案室一律存档； 3.新项目经营档案管理部档案室保存一份；
4.公司各部门形成的文件材料，由本部门兼职档案人员负责收集、整理和建档，纳入公司档案室统一管理范畴，任何个人不得据为己有；
5.归档的文件材料必须用原件，作到完整、准确、齐全（包括正本与定稿、请示与批复、正文和附件等）
6.归档的文件材料要求纸质优良、字迹牢固、书写工整，不准使用铅笔、圆珠笔、红墨水等易褪色的书写工具；
7.归档的文件材料应符合国家公文规范要求，签署手续应完备。 四、文件材料归档时间
1.各部门管理工作中形成的文字材料，由部门兼职档案管理人员收集、整理、立卷、装订、建档，与第二年第一季度完成；
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