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2.会计档案由财务部按归档要求负责整理、立卷、装订成册，在财务部保管二年，期满后由财务部编造清册移交管理部档案室；
3.项目经营档案由负责部门整理一套完整的档案交管理部档案室； 4.工程报价、招投标完成后整理、建档，密封后移交管理部档案室；
5.产品销售档案由销售部收集、整理、建档、保管，每年度整理一份完整的档案交管理部档案室存档。 五、档案的管理
1. 公司所形成的各类档案，按照国家标准规范进行科学的分类、整理、编目。 2. 根据档案的实际价值和国家有关规定，档案保管期限为永久、长期、短期三种。
3. 归档的有关文件、批文，政府有关部门需要收回原件的，领用时列出文件清单报总经理批准，原件复印留存并注明原件的用途，去处，连同收回文件回执一起存档。
4. 档案应存入专用档案柜和需持单位介绍信,并经总经理 批准.如果复印档案资料,应按规定价格付款.
六、档案的鉴定
公司对保管期满的档案进行鉴定，鉴定工作由总经理专业人员和档案保管人员组成鉴定小组负责，对于失去保存价值列出销毁清单，报董事会批准后销毁，销毁清单
七、阅借档案
1．公司职员查阅档案需本部门经理批准后报管理部批准，必需在管理部指定的地点查阅，并在（档案借阅登记本）上登记； 2．查阅或借出公司保密档案需总经理 批准；
3．档案资料原则上不准借出的，如需借用出办事，必须办理档案交接清单，于借阅当天归还。
4．外单位查阅或索取档案资料，需持单位介绍信，并经总经理批准。如需复印档案资料，应按规定价格付款。
5．复印公司档案，需报本部门经理批准，经管理部审批，由档案管理员操作，按所需分数复印，不得多印。
八、有下列行为之一的，根据情节轻重，给予行政处分或处罚；造成损失的，根据档案的价值和数量，责令赔偿；构成犯罪的，应当依法追究当事人的责任。 1．损坏、丢失或擅自销毁应当归档保存的文件材料； 2．涂改、伪造档案； 3．私自出卖、盗卖档案；
4．擅自占有和非法携带档案出境； 5．档案工作人员玩忽职守造成损失。 九.保密
查阅、借出档案应严格遵守公司的保密规定。
第九节 公司行文规定
一、公司行文规定
1.以公司名义对外发文文件，首页用公司印制的文件会稿笺拟定、会签，并注明打印份数，主送、抄送单位、文件密级等，送管理部编写文件、打印、盖章。若
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有抄送，文件末尾注明，文件首页须打印在印有公司标志的稿纸上，文件会签稿及正本一份由管理部存档。
2.以公司名义对内发文或以部门名义对内发文文件，不必使用文件会稿笺，直接在文件首页稿头打印拟搞、核稿、签发格式，由拟稿、核稿、签发人签名。公司文件文号由管理部编写，部门文件文号由各部门自行编写（参考文档管理代码建立文档号及日期）。
3.公司内部下级向上请示，报告，按行文格式，不必盖章。 4.有关会议纪要拟稿、签发、发文规定如下：
（1）会议纪要须写出时间、地点、主持人、出席、记录、报送等内容；签发、会 稿、核稿、及报送直接拟在纪要的正文前。会议纪要须分发给每位与会者及公司领导，并抄送相关人员。
（2）部门会议纪要由部门经理签发，部门自行编写部门文件字号、发文；
（3）两个部门以上参加的工作会议及周会，由主持会议的部门记录、拟稿，主持
会议的部门经理会稿，分管副总签发，由管理部编写公司文件字号、发文。 （4）总经理会议由管理部记录、拟稿，由管理部编写公司文件字号、发文。（待
定）
（5）董事会纪要、董事会决议由总经理指定人员拟写，董事会成员签字核稿、会
稿，副董事长或总经理签发。
（6）对外传真文件首页必须用统一格式或用公司统一印制的传真纸拟定。 二、公司文件字号分为以下四类：
1．公司发文字号：迈迪斯字[ ]XXX号
2．董事会发文字号：迈迪斯董事会字[ ]XXX号 3．公司会议纪要发文字号：迈迪斯会字[ ]XXX号 4．总经理会议纪要发文字号：迈迪斯总字[ ]XXX号 三、公司各部门文件字号分为如下：
1.公司管理部发文字号：迈迪斯M字[ ]XXX号 2.公司营销部发文字号：迈迪斯S字[ ]XXX号 3.公司经营部发文字号：迈迪斯A字[ ]XXX号 四、文件打字规定
管理部负责以公司名义发文文件的文号编写及打印工作，送管理部打印的文件需符合以下规定：
1、拟稿人已签名，并注明打印份数、主送、抄送单位、文件密级等。 2、有关人员已核稿、会稿并签字，副董事长或副总经理已签发。
其他部门如有条件，可依上述规定自行打字，正本交管理部存档。保密文件按保密规定执行。 五、提前递交文件
需管理部打印的文件应提前递交，急件应注明。 六、校对
文件打印后由拟稿人负责校对并签名。 七、复印、分发。
校对无误后由拟稿人负责复印、分发。 八、外单位打印文件
外单位要求公司打印文件需经管理部批准。
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厦 门 迈 迪 斯 健 体 氧 生 有 限 公 司 九、原稿、正本各存档一份。 第十节 文件传阅规定
一、管理部负责上交文件，除下列文件外，公司其他一切生产、经营管理文件由
管理部呈总经理、副总经理： 1.财务报表；
2.纯属技术性单一问题的请示；
3.副董事长、总经理、副总经理专门交代可直接呈交的文件。 二、保密文件
呈交部门应注明“保密”字样，直接交管理部。 三、急件
呈交部门应注明“急件”以便尽快审核与上交。 四、行政部门责任
1.通过审核文件，掌握公司的经营情况，协助公司高层工作
2.依情况，对文件提出意见供公司高层参考，拟出提示、摘要、汇总、编撰，以利于高层审阅。
3.核公司内部文件夹是否符合行文规范，必要时可申请有关部门适当修改。 4.对发生往外单位的文件进行文字把关，审核是否符合公司章程及规章制度的规定、必要时，做适当修改。 5.及时将文件上交高层的批示。 6.传达、落实高层的批示。
7.严守机密，保密文件夹接手人员严格控制在副董事长、总经理、管理部、档案管理员范围内。 五、呈阅程序
1.呈交部门需填写《文件阅办单》或《文件批示单》，在传文薄上登记后将文件交给管理部行政秘书。
2.管理部行政秘书审核后及时将文件上交高层，必要时，文件传阅至各部门。 3.高层领导之间互相传阅文件，并在阅办单或批示单上批示，签字，全部审阅后，通知呈交部门收回。
4.管理部行政秘书负责将高层领导的批示通知有关部门，并将批示落实情况向高层领导汇报。
第十一节 保密规定
一、密级划分
保密密级分为秘密、机密和绝密三种。 二、密级确定
1.秘密、机密事项的密级由相关部门经理确定 2.绝密事项的密级由副董事长、总经理确定。 三、掌握人员
1.秘密事项由相关部门人员、管理部文秘员和部门经理以上级别人员掌握。 2.机密事项由相关部门的相关主办、管理部文秘主办和部门经理以上级别人员掌握。
3.绝密事项由相关部门经理总经理掌握。
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4.电脑操作管理员对本机内存资料、网络资料均负有保密权利及义务。 四、注明密级
呈交保密文件应在文件的右上角注明密级。
五、保密文件的传阅
1.秘密、机密文件根据《文件传阅规定》由管理部行政秘书负责呈交总经理层传阅。
2.绝密文件直接呈交总经理层传阅。
3.各部门月报由管理部负责呈交总经理层传阅，属传阅的数字不可填写。 六、保密档案的查阅
查阅保密档案需经总经理批准，办理登记手续，在指定场所查阅，不准外借。查阅时遵守档案管理规定，不得泄密。
七、保密守则
1．不该说的机密绝对不说； 2．不该问的机密绝对不问； 3．不该看的机密绝对不看； 4．不该记的机密绝对不记；
5．不在非保密记录本上记录机密；
6．不在私人通信、电子邮件中涉及机密或利用网络窃取机密； 7．不在公共场所谈论机密；
8．不在家属子女、亲友面前谈论机密；
9．不在不利于保密的地方存放机密文件、资料；
10．不在普通话、无线电话、明码电报传达机密事项；
11．不携带机密材料游览、参观、探亲、访友和出入公共场所； 12．不在同事之间谈论、打听、泄露工资、奖金事项。 八、泄密处罚
部门经理对本部门的保密工作负责，如出现泄密事项，视情节轻重对泄密者及其部门给予处罚。
第十二节 邮件、报刊管理
一、邮件
1、邮件由总台领取、登记
2、私人邮件由收件人向总台签领；
3、副董事长、总经理的外来邮件由行政部秘书向总台签领； 4、电报由总台立即通知收件人签领。 二、报刊
1. 公用报刊由管理部订购，各部门认订报刊须经部门经理审核，总经理
批准；
2. 公司及个人订阅的报刊，由总台登记、分发。收件人必须按规定办理
签领手续。
3. 公司报刊可先由管理部部指定人员浏览，摘取有价值的资料后通知有
关部门签领，其中书籍类应由管理部加盖公司藏书章，有关部门应当妥善保管，并依通知交行政存档。
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第十三节 固定资产管理制度
一、节约公司的运营成本，提高经济效益为宗旨。
二、据公司固定资产的特点，加强固定资产采购、领用、保管、交接、清理各个
环节的管理。
三、中所称的固定资产包括土地、房屋及设备、机器、运输设备及其它生产、办
公设备等非易耗品全部列入固定资产价值管理。
四、管理部为公司固定资产经营部门，负责统一编号、资产调配并对其分管资产
作妥当管理。
五、管理部资产管理应根据公司固定资产的使用范围，设置相应的固定资产分类
帐，记载各项资产的使用情况及现行价值。公司各部门主管负责其部门固定资产的管理工作。 六、固定资产的采购、验收
1.固定资产的采购部门是公司的管理部。
2.需采购固定资产的部门先填写“固定资产采购单”，填明请购买部门的名称、请购单编号、请购材料的名称、规格说明、请购数量、预估金额、采购时间、存放地点等；经申请部门主管审核后的“固定资产请购单”提交管理部，由其审查材料名称和规格是否正确,有无其它共有同样功能,而价格较低廉的材料或设备可以代替使用,并在请购单上会签意见。然根据预估金额,按开支的具体规定办理.列入当月办公物品采购计划汇总表.采购计划汇总表需经分管副总-总经理或副董事长（权限待定）批准后，方可购买，未经批准不得预先购置。
3.采购部门经办人员应先进行询价比价，至少有三家或三家以上供货商提供报价，选择同类产品中价廉物美者采购。并与多次合作的供货商签定供销合同，采购主管部门应定期对供货商的信誉进行评估，以此建立长期往来关系，节约采购成本。外地子/分公司需自行采购的物品，应由子/分公司负责人及文秘或三人同行，进行询价、比价、采购。对于已购置的物品，报销时应附询价比价资料作为附件，供公司管理部、财务部审核时校对。 4.采购部门签订的采购订单，经供方承诺答认后，采购经办人应按时催促供方采取措施，保证在约定的交货日期及时交货。
5.采购部门与请购部门经办人员共同负责到货验收，应填写“固定资产验收单”并签字，根据订购单的订购数量及型号确认采购物品完整、安全到货。
七、入库及出库管理 1．报销
（1） 经办人员将“固定资产验收单”交办公室存档并填置“固定资产卡片”
按固定资产的类别统一负责分类编号。卡片一式两份，由管理部和财务室各存档一份。
（2） 采购部将需报销单据附固定资产卡片按照采购部门主管审批—财务部
会计员—分管领导/第一责任领导核准的程序审批。
（3） 审批后的票据交由出纳员进行核销货款（由财务部门按购货合同支付款
项，一般采购用转帐或电汇，不直接现金支付）。
（4） 公司内部资产领用由管理部资产管理员统一管理，并做好资产转换、转
移记录。
各部对物品的转换与调配应填写“固定资产变动单”报经管理部门及总经理或
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