第二档案夹装订申请受理后专利局存档文件和申请人提交的文件，其顺序是：申请人主动补正的文件、专利局发出的通知书、申请人答复的文件。如果专利局多次发出通知书，且申请人多次交答复文件，应按时间先后顺序装订，每个通信往复的文件顺序是：专利局的通知书、审查员替换出公报袋中的文件、申请人的答复文件、申请人提交的替换页。 公报袋中装有一份完整的公报文件，顺序是：说明书摘要、摘要附图、权利要求书、说明书、说明附图。
当审查过程中审查员处理著录项目变更手续后，应将著录变更通知单中的一份装订于第一档夹中实用新型专利请求书的前面。 (3) 文件处理
在实用新型专利申请审查中,审查员应根据请求书文件清单核对档案中文件项目和数量，根据收款收据或记录核对相关费用，根据第一档案夹中文件项目和数量，根据公报袋中文件进行明显实质性缺陷审查。
第一档案夹中文件作为原始申请文件,审查员不得增删涂改,凡有缺陷均须申请人补正。公报袋中文件，审查员可以修改说明书摘要及摘要附图中的某些标记，但是在发出授权决定通知书时，应保证公报袋内的权利要求书、说明书及其附图清楚、完整、符合公报要求，不得保留任何审查员标记。
审查员应在档案封面加盖个人名章,在每一项程序结束时盖相应程序章。发出授权决定通知书时，核对公报袋内文件，填写公报袋目录栏，并盖审查名章。
审查员应当在信封上写明邮政编码、收信人地址、收信人姓名、申请号、部别及通知书代号。在通知书中写明申请号、实用新型名称、全体申请人姓名或名称，审查员不得减略。在审查的每个程序中，通知书仅寄出一份。当申请人已委托专利代理时，该通知的收信人为专利代理机构的受委托代理人，申请人未委托专利代理时，收信人为第一申请人。 15.2.4 通知书的撰写
在专利审查过程中，审查员以书面通知书通知专利申请人办理有关事宜，在撰写各种审查通知书时，应当以第三者身份角度撰写，即“申请人认为该申请……，审查员认为该申请……。”不应当以审查员自身角度撰写，如“我认为……。”通知书中应仅包含所涉及的专利申请相关的事项，不得写入与专利申请无关的内容，尤为注意的是，不得写入任何损害申请人名誉、人格的语句。作为法律文书，通知书应当措词严谨、概念清楚、言而有据，切忌繁琐。
专利申请的最终决定通知书(一般包括授予实用新型专利权通知书(存查)、驳回决定、视为撤回、主动撤回应通知该申请的全部申请人。
实用新型专利审查所使用的通知书包括：授予实用新型专利权决定通知书(存查)、驳回决定、视为撤回通知书、审查意见通知书、补正通知书、审查通知书、会晤通知书、会晤记录、优先权审查通知书、通知书附页等。其中驳回决定、审查意见通知书、会晤记录需要审查员撰写理由，并打字发出。 部分通知书的撰写要求如下： (1) 补正通知书
补正通知书除著录项目外，其理由部分应包括如下内容： ��指出通知书是针对申请人何时提交或寄出的何种文件；
��指出文件中存在的具体缺陷及其不符合专利法、专利法实施细则或者有关规定条款；
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��明确具体地说明审查员的倾向性意见和可能的建议，使申请人能够理解审查员意图，以尽可能短的程序消除缺陷； ��提示申请人补正时的文件种类和数量要求； ��指定补正期限；
��补正通知书可使用通知书附页通知申请人补正事项，随同补正通知书可附专利局印发的样页供申请人参考。 (2) 审查意见通知书
审查意见通知书除著录项目外，还应包括如下内容；
��审查意见通知书所针对的申请人提交文件的名称和提交时间；
��明确具体地指出申请文件中存在的缺陷，令人信服地分析这些缺陷，并且指出其违反专利法、专利法实施细则或者有关规定的条款；
��说明审查员将依据专利法、专利法实施细则或者有关规定准备驳回专利申请的倾向性意见； ��指定申请人陈述意见的期限。 (3) 驳回决定
驳回决定包括正文和理由两部分，应包括如下内容：
��正文部分：包括著录项目、驳回决定和所依据专利法、专利法实施细则或者有关规定条款以及后续法律程序指导。 ��理由部分:包括对专利申请中需要驳回的事实进行认定;简述该申请审查过程，旨在说明审查员按照法定审查程序审查，程序无误；说明驳回理由，如果该申请存在多项需要驳回的理由，审查员可以并行提出全部、部分或者其中一项理由，但是所提出的理由应当是已经预先通知过申请人的，否则，应当先以审查意见书通知申请人，再执行驳回程序。以非实质性理由驳回申请时，例如，经多次补正仍不能使专利申请符合格式要求时，可只指出最后一次补正文件仍然存在的缺陷，而不必对驳回理由作进一步分析，但给申请人补正的机会不得少于两次；当以专利法第三十一条第一款、第三十三条、专利法实施细则第二条第二款、第十八条至第二十三条为理由驳回专利申请时，应当对申请文件中的缺陷进行分析，说明缺陷的实质以及违反专利法、专利法实施细则及有关规定的条款。 (4) 会晤记录
会晤记录除著录项目外，其纪要部分应当记录审查员和申请人讨论的问题，双方各自意见，其结论部分应当写明审查员将依据专利法、专利法实施细则及有关规定的条款进一步处理的意见，经会晤双方签章并加盖审查业务章生效，生效的会晤记录相当于补正通知书或者审查意见通知书，因此，审查员应当对补正程序用人会晤记录写明补期限。 15.2.5 初步审查程序的要求 (1) 概述
根据专利法实施细则第四十四条规定，实用新型专利申请的初步审查包括两部分： ��格式审查
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��是否明显属于专利法第五条、第二十五条规定，或者不符合专利法第十八条、第十九条第一款规定，或者明显不符合专利法第二十六条第三款、第四款、第三十一条第一款、第三十三条、专利法实施细则第二条第二款、第四款，第十二条条第一款、第十八条至第二十三条的规定，或者依照专利法第九条规定不能取得专利权的。
实用新型专利申请的格式审查适用本指南第一部分第一章的规定，并参见本指南第五部分中有关规定。实用新型的明显实质性缺陷审查见本章第4－14节。本节仅规定实用新型专利申请初步审查中的主要程序要求。 (2) 授权
经过初步审查，实用新型专利申请符合格式审查和明显实质性缺陷审查要求，审查员应当作出授予实用新型专利权通知书(存查)。能够授权的实用新型专利申请包括不需要补正就符合初步审查要求的申请，以及经过补正符合初步审查要求的申请。该授权应当是针对全体申请人作出的。 (3) 补正和再次补正
实用新型专利申请如果不存在其他需要驳回的理由，但是存在若干不符合专利法、专利法实施细则的缺陷，且可以在审查过程改正时，审查员应当通知专利申请人员补正。 补正程序可分为申请人主动补正和应审查员要求补正。
根据专利法实施细则第五十一条规定，实用新型专利申请人在自申请日起三个月内可以对其申请主动提出修改。通常自申请日起三个月以后，实用新型专利申请已进入审查阶段，申请人应依照审查员的补正通知书内容进行修改，直至授权。在审查阶段，审查员收到申请人主动补正文件，可以酌情考虑，决定是否采用。无论是否采用，申请人主动补正的文件均应存档，不退还申请人。
审查员以补正通知书要求申请人补正的事项包括格式问题，申请表格的种类、数量、使用、填写，相关的证明文件等，也包括属于明显实质性缺陷审查的问题，例如，说明书和权利要求书的撰写、单一性、补正超出原申请内容的范围等问题。 当申请人应审查员的补正要求修改文件时，如果未能全部改正申请文件中的缺陷，审查员可以再次要求申请人补正，但是一般以不超过三次为宜，以避免使审查时间拖得过长。在第三次要求申请人补正时，审查员应当指出，如果再次补正仍不能使专利申请符合规定，将依照专利法实施细则第四十四条驳回其申请。
申请人应审查员要求补正时，应当在审查员指定期限内进行,超过期限，审查员应当发出视为撤回通知书。
申请人在补正时,以补正书和相关补正文件进行，相关补正文件中除涉及到说明书及其附图、权利要求书、摘要需要一式两份外，其他文件均补正一份。申请人随补正文件提交的信函可视为补正书。
根据专利法第三十三条规定,申请人在补正时，其内容不得超出申请日提交的说明书和权利要求书记载的范围。因此，审查员在审查补正的说明书及其附图、权利要求书时，应当对照申请日提交的文件。 (4) 审查意见与驳回
实用新型专利申请在初步审查中，如果审查员根据专利法实施细则第四十四条规定，认为专利申请不具备专利法第二十六条规定的文件和其他必要的文件，或者属于专利法实施细则第四十四条第(二)项时，应当驳回该申请。 驳回理由可以是下列情况中一项或者两项：
��申请文件和其他必要文件的格式缺陷经多次补正仍然不符合要求，或者申请人拒绝补正。
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��申请文件存在明显实质性缺陷。
审查意见程序是驳回程序的前奏，应审查准备驳回申请时，应当发出审查意见通知书，将准备驳回的理由预先通知申请人，并且要求申请人陈述意见。当审查员准备驳回的理由属于前述第一项的，申请人可以在陈述意见的同时，附经过修改的文件替换页，如果文件符合要求，审查员可以授权；如果仍然不符合要求，审查员应当驳回申请。当审查员准备驳回理由属于前述第二项时，如果申请人陈述意见成立，审查员应当在专利申请格式符合要求前提下予以授权；如果申请人陈述意见不成立，或者未针对准备驳回的理由陈述意见，或者仅表示不同意驳回，而未充分说明理由，审查员应当作出驳回决定。申请人超过审查员指定期限时，审查员应当发出视为撤回通知书。 (5) 主动撤回
申请人可以在审查程序中随时要求撤回其实用新型专利申请。如果是多个申请人共同申请的，主动撤回应当由全体申请人共同提出，并在撤回专利申请声明上签章。主动撤回专利申请是申请人的权利，提出时不必申明理由。根据在法律程序中不得反悔原则，撤回专利申请声明一经生效，申请人不得要求撤回该声明。
审查员对撤回专利申请声明仅作格式审查，不符合要求时，应当要求申请人补正，符合要求时，该声明即生效。主动撤回声明生效后，该申请即告结案，申请人就该申请提交的任何文件审查员均不受理。 (6) 视为撤回与恢复
实用新型专利申请在审查程序中申请人耽误了审查员的指定期限，其申请被视为撤回。视为撤回，恢复审查，以及延长顺延期限的要求和处理，适用本指南第五部分第七章的规定。当实用新型专利申请恢复程序后，审查员应当从该申请被视为撤回时所处程序位置继续审查。
第三章 外观设计专利申请的初步审查
法40 1.引言
专利法第四十条规定，外观设计专利申请经专利申请受理审查机构初步审查没有发现驳回理由的，由国务院专利行政部门根据专利申请受理审查机构的审查结论作出授予外观设计专利权的决定，发给相应的专利证书，并予以登记和公告。因此，外观设计专利申请的初步审查是受理外观设计专利申请之后，批准该专利之前的一个重要程序。
外观设计专利申请初步审查的主要任务以及审查中应当遵循的原则与本部分第一章中的有关要求相同。 外观设计专利申请初步审查的范围是：
细则44 (1) 专利申请是否明显属于专利法第五条规定的或者不符合专利法第十八条、第十九条第一款的规定的，或者明显不符合专利法第三十一条第二款、第三十三条、专利法实施细则第二条第三款、第十二条第一款、第四十三条第一款的规定的，或者依照专利法第九条规定的不能取得专利权的。
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(2) 专利申请是否包含专利法第二十七条规定的申请文件、外观设计图或照片是否符合要求以及这些文件是否符合专利法及其实施细则的有关规定。
(3) 与专利申请有关的其他文件是否符合专利法及其实施细则的有关规定。 2.申请文件的审查
专利法第二十七条规定，申请外观设计专利的，应当提交请求书以及该外观设计的图片或者照片等文件，并且应当写明使用该外观设计的产品及其所属的类别。 2.1请求书
2.1.1使用外观设计的产品名称
使用外观设计的产品的名称应当在请求书中写明。该名称应当简短、准确地表明请求给予保护的产品。该名称以27个字为宜，不得超过15个字。 产品的名称应符合下述要求：
(1)产品的名称应符合国际外观设计分类表中的名称 。 (2)产品的名称应与设计的内容相符合。 (3)下述名称应避免使用：
人名、地名、公司名称、商标、代号、型号或以历史时代命名的产品名称； 概括、抽象的名称，如“文具”、“炊具”、“乐器”、“建筑物品”等；
使用附有构造、功能或作用效果的名称，如“节油发动机”、“人体增高鞋垫”等；
附有产品规格、数量单位的名称，如“21英寸彩色电视机 ”、“一副手套”、“一副筷子”等；
以产品的造型、色彩及材料命名的名称，如“铜锅”、“红色外衣”、“棱形尺” 等，但有些习惯上已名称化的材料可保留，如“玻璃管”、“橡胶塞”等；
省略写法的名称，如“电视机天线”不能写成“电视机”，“电风扇控制器”不能写成“电风扇”,“玩具汽车”不能写成“汽车”等； 以外国文字命名的名称；
附有外观设计内容的名称，如把“书包”写成“带有熊猫图案的书包”，或写成某种动物、某种植物图案的名称均不符合要求。 2.1.2 类别
申请人应在外观设计专利请求书相应栏目内写明产品所属类别、技术领域或使用场所，供分类审查员分类时参考。 2.1.3 设计人
适用本部分第一章第2.1.2节的规定
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