第一章 总 则
第一条 为了保证公文的规范性、完整性、正确性与有效性，提高办事效率并为公文处理工作提供方便，经参照国务院办公厅《国家行政机关公文处理办法》及结合本公司的实际需要，特制定本规定。
第二条 公司各部门应配备专职人员负责公文处理工作。文秘人员应当忠于职守，廉洁正派，具备有关专业知识。
第三条 公司中、高层管理干部要发扬深入实际、联系群众、调查研究、实事求是和认真负责的工作作风，克服官僚主义、形式主义和文牍主义，改善办公手段，规范办公程序，努力提高公文处理工作的效率和质量。行文要少而精，注重效用。
第四条 公文处理必须做到及时、准确、安全。公司对外的公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷、归档和销毁。
第二章 公文格式
第一条 外形格式
一、用纸：公文要求使用统一的纸形，以便于管理。
（一） 公司文件用纸统一使用国际标准A4型(长297毫米，宽210毫米)公文用纸；
（二） 公文附件中的图纸、表格等尺寸过长或过宽，要折叠整齐。特殊情况下，可根据需要放大或缩小。
二、页边与图文区
（一） 公文文面的天地页边要空留恰当，文字不得打印过满，以清晰悦目，便于阅读（详见《公文格式模板》）；
（二） 根据实际情况，版面尺寸可作调整，力求美观、整洁； （三） 图文区内文字符号一律采用从上至下、从左向右横写横排，正文
文字的每行长度与图文区宽度相等；
（四） 字距、行距的安排以便于阅读、郑重、大方为原则。可根据文种要求掌握选用，尽力作到匀称、整齐；
（五） 公文应采用页码编序，页码为阿拉伯数字，位于文件下端，居中排列。 二、装订 （一）装订要求：
1．公文版面是横书横排的，按照一般规律和阅读习惯，在左边装订； 2．装订时不要太靠边，也不要太靠里压字，给阅读带来不便； 3．装订通常都应订两个书钉。两个书订的位置，以距两端各四分之一处装订为宜，平面平订装订线距左边12mm左右，书钉应与纸边平行，不要歪斜； 4．装订好的文件要不缺页、不重页、不错乱页码顺序；
5．凡有附件的公文，文件和附件要装订在一起，并在正文末尾注明各附件的标题；如不能装订在一起的，应在附件的首页上注明主件的文号，与主件同时报送。
（二）装订方法：
一般采用二孔文件夹、活页文件夹、抽杆式文件夹、钉装、活动夹、半开口塑料文件套的办法： 序号 1 2 装订方法 二孔文件夹 活页文件夹 抽杆式文件夹 （厚度0.5cm） 抽杆式文件夹 （厚度1cm） 钉装 装订方法 1.有文件封面 1.公司发文 标 准 1.文件夹封面有文件主题 2.文件夹背脊有文件主题 1.活页齿圈直径与文件厚度适中 2.使用卡纸做封面、封底 3.使用透明塑料胶纸做外壳 1.有文件封面 要 求 1.40页以上 2.使用分页纸 1.40页以上 2.庄重、美观、 大方 1. 公司内部； 10~30页 2. 对外资料： 至少5页以上 30~80页 2~10页 用 途 1.对外可行性报告 2.内部重要会议文件 1.可行性报告 2.会议总结 3.活动方案 1. 请示、报告 2. 重要对外活动日程及备忘录 内部使用 内部使用 3 4 5 序号 6 标 准 要 求 根据文件厚度灵活选用 用 途 1.内部使用 2.个别外送文件可活动夹（大中1.暂不宜装钉的文件 小） 根据具体情况采用 7 半开口文件套 1.公司内上行文 3~10页，钉装或用曲形针 内部使用 第二条 文头格式 一、份号：
（一）文件份号是同一文稿印制若干份文件时每份的顺序号，用6位数字码标识（000001~999999）；
（二）份号印制在版头纸图文区第二行左起1~6字位置；
（三）一般文件的份号可以省略，但机密、绝密公文应该标识文件份号，且在发文时予以登记。 二、秘密等级：
（一）秘密的密级分为“绝密”、“机密”、“秘密”三级。带密级的公文分别称之为绝密件、机密件、秘密件，不带密级的公文称之为平件（或普通件）； （二）秘密的标识为“★”，★前标密级，★后标保密年限，位于文件版头纸左上角、份号下方位置，顶格书写，用三号黑体字；
（三）如果不标注保密年限，则绝密件保密期限为三十年，机密件保密期限为二十年，秘密件保密期限为十年。普通文件，无密级限制，则此位置空缺； 三、紧急程度：
（一）紧急程度是对公文印制、送达和办理的时限要求； （二）公文按紧急程度一般分特急件、急件和普通件； （三）紧急程度标记印制在密级下方，用三号黑体字； 四、版头：
（一）版头包括两部分：
1． 由发文机关名称（全称或规范化简称）和“文件”二字组成的文件名称；
2． 间隔线。文件名称用大号字体位于间隔线上方正中央； （二）版头套红印刷；
1．几个机关联合行文，可用主办机关一家版头，也可并用几家版头，将几个机关名称都套红印在版头上，主办单位排在第一位。
2．平行单位之间、同级机关可联合行文。上下级机关之间、本机关和机
关内有关职能部门不能联合发文。 五、发文字号：
（一）发文字号是由发文单位按发文次序编排的表明发文的单位、时间、次序的文件号；
（二）发文字号由发文单位代字、发文年度和当年发文顺序号三部分组成； （三）发文号字体大小与正文字体大小相同，居于文件名称与间隔横线之间的正中处，适当靠近间隔横线；
（四）发文单位代字、年度、顺序号的次序不能颠倒。年度应写全称，年度外使用方括号；
（五）公司发文字号规定为“集团发[××××]××号”。
六、签发：
（一）上报的公文，应标注签发人。联合行文应标注各联合单位的签发人；
（二）标注格式为：在发文字号后（空两个字），打印“签发人：××ד，字体与正文相同，发文字号相应适当左移。
第三条 主文格式 一、 标题：
（一）标题应当准确，能正确地表达正文的主要内容，简短、扼要，一般不宜超过30个字；
（二）标题可以根据具体情况适当简化，力求明确、简要、醒目。在某些公文的标题中，发文机关、事由可以省略，但在任何情况下文种不能省略； （三）允许省略发文机关或事由的情况有：
1． 版头中已有发文机关名称，下行文的通知、批复等标题中可以省略发文机关；
2． 报告、请示等上行文和给上级、平级机关的函件一般不在标题上标明发行文机关名称，而只在正文之后署名；
（四）除发布法规性文件外，标题中一般不加书名号或其它标点符号； （五）为了使标题突出鲜明，大标题一般用小二号或三号黑体字，小标题一般用三号或小三号黑体字。标题与间隔线和正文（或主送单位）之间应隔一行的距离；
（六）标题的排列：
1． 标题居中排列，字数较多的标题可分成两行或三行； 两行标题一般有三种排法：齐行，上短下长，上长下短； 三行标题一般有两种排法：短长短，倒梯形；
2． 标题分行时要注意不能把词或词组分割开，应遵循阅读习惯及版面美观的原则。
二、 主送机关：
（一）确定主送机关必须遵循两个原则，一是文件的内容和工作需要，另一是隶属关系，不能乱送；
（二）主送机关位于标题正文之间的左侧，顶格书写，加冒号； （三）通告、公告、布告等公文一般采用张贴或用新闻媒介公布，不写主送机关。通报、决议、决定等文种一般将主送机关放置文尾，主题词之下； （四）下行文主送单位六个以上，主送机关一般使用泛称（例：各部门）； （五）请示一般只写一个主送机关，如需同时送其他有关上级机关，应用“抄报”形式；
（六）请示件的主送单位必须是正式批复的机关；
（七）平行单位之间发文（平行文），如有多个主送单位，不采用泛称的写法。在打印文件时将主送单位空下，待文件打印完以后再逐一填写（或分别打印主送单位名称）； 三、正文：
（一）正文指主送机关以下至落款前的部分。正文起段空两个字，回行时要顶格书写。最后一页如果只有一行字，则字一般不应少于五个； （二）正文一般用宋体四号或小四号字；
1． 公文中字号的选用一般按发文机关名称、大标题、小标题、正文及注释说明等顺序依次从大到小地选用；
2． 文件标题一般用黑体、粗宋体小二号或三号字体，一般公文的正文、主送机关、抄送机关、无正文说明、附件说明、发文机关、发文字号、成文日期、印发说明、注释或特殊要求说明等，采用四号或小四号宋体字。 （三）正文中用数字表示多层次结构时，其方法如下：
第一级用：一、二、三……，序次语后面用顿号；