一、收文签 供各部门使用。用于管理公文的签收、处理和内部文件登记，呈办意见采用电脑打印，办公室方可受理；
二、阅文签 用于各部门呈送的需领导批示的上行文、下行文。各部门按行文隶属关系和职权范围呈送电脑打印的拟办意见，并由相关责任人签字后交办公室传递；
三、发文签 限办公室使用。用于公司总裁办公会决定的各项事宜及以公司名义对外的各种文件的签发。送呈领导的发文签内容一律采用电脑打印。
第十三条 各部门经理对本部门撰写的文稿负责，审核文稿内容是否需要行文，是否符合行文规定；文字表达是否顺理成章；文种是否使用正确；格式是否符合规定。
第十四条 各部门的行文不符合第十至十三条的撰写规定，办公室一律不予受理。
第四章 公文处理程序
第一条 上行文
报送公司高层管理机构及与公司业务有关的上级主管部门的公文。如请示、报告等。其行文程序如下：
部门经理呈拟办意见 → 主管领导或公司领导审批 → 办公室分办 承办部门据批示办理并总结经办情况 → 交办公室存档
第二条 平行文
指发往公司内部平行部门或其部门负责人，以及与公司有相关业务或不相隶属的单位或个人的公文。如函、通知等。其行文程序如下：
部门经理呈拟办意见 → 主管领导审批或其它部门负责人会签 →
部门行文 → 部门存档
第三条 下行文
指发往公司属下各部门的公文。如决定、通知、通报、通告、会议纪要等。其行文程序如下：
办公室拟稿 → 主管领导或常务副总裁会签 → 总裁签发 → 办公室发文 → 公司存档
第五章 管理文件规范
第一条 管理文件指对全公司的管理和动态的工作流程进行规定和描述的指导性文件，包括技术标准、管理标准、工作流程、岗位职责。
第二条 管理文件系统实行分类和编码：
层 级 业务领域 办公行政 人力资源 财务 行销 开发 采购仓储-行政 采购仓储-生产 生产质量 工程设备 部门 系统类别 编 码 WM-M01-XXX WM-M02-XXX WM-M03-XXX WM-M04-XXX WM-M05-XXX WM-M01-XXX 参见文件MS-08-001 部门拼音缩写-M-XXX 行政 公司级 GMP 行政 部门级 备注：XXX代表顺序号 第三条 管理文件根据保密性要求分两类： 一、G类（General），即通用类，对保密性无要求；
二、S类（Secret），即机密类，限制在公司高层管理人员和相关人员范围内。
第四条 管理文件设置版本号。首次制订的管理文件，版本号为01；修订后，版本号逐次递增。
第五条 管理文件编制要求：
一、GMP系统管理文件：参见文件MS-08-002；MS-08-003； 二、行政系统管理文件
（一）文字：严谨、简练、规范、准确；
（二）内容：以企业价值为导向，具有科学性、规范性、操作性、公正性。
第六条 管理文件编制格式
一、GMP系统管理文件格式：参见文件MS-08-002；MS-08-003； 二、行政系统管理文件格式 公司标志 文件编号： 版 本 号： 密 级： 页 码： 管理文件标题（粗宋体，二号） 第一章 章节标题（黑体，三号） （空一行） 第一条 （黑体，小四号）XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX （一） XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 1． XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ⑴ XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ① XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX ② XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX 正文（宋体，小四号） 第七条 管理文件制订、审批流程
一、GMP管理文件：参见MS-08-004 二、行政系统管理文件 （一） 公司级管理文件 1．填写管理文件审批表； 2．制定、审批流程：
部门提议 → 主管副总裁审核 → 总裁审核 → 办公室发文 （二）部门级管理文件
制订、审批流程：
部门提议 → 主管领导审核 → 办公室备案
第八条 管理文件的修订
已签发实施的所有管理文件，若在执行中发现有重复、遗漏、矛盾外或已不适应公司发展，需要进行修订甚至废除，其程序同三十二条。
第九条 管理文件的废止
一、文件进行修订，且新修订的文本已被批准使用，则原文件自新文件生效之日起废止；
二、一般的文件有效期为两年，每年由办公室会同各部门对管理文件作一次全面审查，对不适应公司业务发展的管理文件，审批后由办公室发文，自发文之日起废止；
第十条 在实施规范管理文件过程中，若对有关条款所持意见不同或解释各异时，由办公室负责解释或仲裁。
第十一条 管理文件一经正式签发实施，即具有强制作用，各级人员必须严格遵照执行，未经批准不得在执行过程中擅自变更。
第十二条 各项管理制度颁布实施时，各部门必须在五日之内组织学习活动。
第十三条 各部门应加强制度执行情况检查工作，并及时将存在问题报告办公室，一般每两月上交一篇制度执行情况报告。
第十四条 制度健全、制度学习、制度贯彻检查情况为各部门、各级管理人员的考核指标之一，办公室将定期予以通报。
第六章 公文立卷、归档和销毁
第一条 公文办完后，应当根据《中华人民共和国档案法》和有关规定，及时将公文定稿、正本和有关材料整理立卷。
第二条 公文归档，应当根据其相互联系、特征和保存价值分类整理立卷，要保证档案的齐全、完全，能准确反映本单位的主要工作情况，以便于保管和利用。
第三条 联合办理的公文，原件由主办部门立卷，其他部门保存复制件。
第四条 公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖公司公章，视同正式文件妥善保管。
第五条 案卷应当确定保管期限，按照有关规定定期向公司档案室移交。个人不得保存应当归档的公文。
第六条 没有归档和存查价值的公文，经过鉴别和主管领导人批准，可以定期销毁。销毁秘密公文，由公司档案室统一负责，并进行登记，由二人监销，保证不丢失、不漏销。
第七章 附 则
第七条 本规定由办公室负责解释。
第八条 本规定自颁之日起实行。其他有关公文处理的规定，凡与本规定不一致的，以本规定为准。