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e管理文件
4.4文件的编制、审批
4.4.1在管理者代表领导下，由综合部负责组织编写质量环境职业健康安全管理手册，管理者代表审核，最高管理者批准；程序文件由综合部负责组织有关部门人员编写，管理者代表审核，最高管理者批准。
4.4.2其它管理文件：
a、属于与质量环境职业健康安全管理体系有关的部门内部管理性文件，由本部门负责编写，交部门负责人审核，管理者代表批准使用；属公司级质量环境职业健康安全管理性文件由综合部负责编写，管理者代表审核，最高管理者批准。
b、与管理体系有关的内部其它管理性文件由综合部负责编写，管理者代表审核，最高管理者批准。 4.5文件和资料的发放
4.5.1管理手册和程序文件由综合部按批准的发放范围发放，建立《文件发放回收登记表》。 4.5.2其它质量环境职业健康安全管理性文件由综合部对其编号，按批准的范围发放。
4.5.3当使用的受控文件和资料破损影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，新换文件和资料沿用原文件控制号，破损文件和资料交综合部收回。
4.5.4当受控文件和资料丢失时，不得借用他人文件复印，经填写《文件复制申请单》，管理者代
年代号
顺序号 技术文件
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年代号
顺序号 部门代号
表审批后，由文件原发放部门按新控制号发放并登记，并注明原号作废。
4.6文件和资料的更改和重新发放
4.6.1文件和资料需要更改时由文件的编写部门填写《文件和资料更改通知单》，内容应包括更改条款、更改前的内容、更改后的内容、由原审批部门审核、批准。
4.6.2经批准后的文件和资料更改通知，由文件管理部门按原发放范围发放并办理发放手续，各收文部门或人员进行更改。
4.6.3文件和资料更改时，用红笔将原内容划去，保持原内容清晰可见，然后在其下面填写更改后内容，当更改内容较多时，可换页更改。
4.6.4未经授权人批准不得随意更改。 4.7文件的换版与作废
4.7.1文件需大幅修改则应换版，由文件管理部门按原受控文件发放范围办理新版本发放，旧文件收回作废，并加盖“作废”印章，防止误用。
4.7.2对“作废”文件需作为资料保存的，须经文件管理部门负责人批准并加盖“保存”印章。其它作废文件由文件管理部门统一销毁，防止误用。
4.8文件和资料的管理
4.8.1文件和资料管理部门应对各使用部门（人）使用的文件有效性进行控制，定期检查各使用者手中的文件和资料的有效状态控制。
4.8.2各文件和资料使用部门收到文件后应建立本部门的《受控文件清单》，并对文件受控状态加以标识，加强管理、爱护文件和资料、不能乱涂乱画，确保文件和资料清晰、易于识别。
4.8.3受控文件和资料一般不准外借，特殊原因须外借时，须经管理者代表批准并办理手续。 4.8.4受控文件和资料未经文件管理部门负责人批准，任何人不得复制。 4.9外来文件的控制
4.9.1外来文件指来自企业外部与质量、环境管理体系运行有关的文件、包括： a、产品技术标准、规范；
b、开展管理活动所依据的管理标准； c、法律法规和其它要求； d、客户提供的文件和资料； e、其它外来文件；
4.9.2外来文件经文件主管部门登记后发至与本部门业务有关的部门使用并管理。
4.9.3外来文件管理重点是确保外来文件的有效版本、各部门应定期获取准确信息，外来文件应控制其发放范围。
4.9.4外来文件作废的处置按本文4.7.2执行。
4.10当组织由外部环境变化，则文件可能要进行重大修改，因此组织应对文件进行评审。当发生下列情况之一时则需要评审现有文件的适宜性：
a、组织机构发生重大变化时； b、部门职能发生变化时； c、产品结构出现重大调整时； d、采用新工艺、新材料、新设备时； e、生产经营情况发生变化时；
f、外部环境对组织生产经营有重大影响时。 5 相关支持性文件 《记录控制程序》 6记录
《文件发放、回收记录》 《文件借阅、复制记录》 《文件控制清单》 《文件更改申请单》 《文件销毁申请单》
文件编号：TDWY-CX10
记录控制程序
1.0 目的
对质量环境职业健康安全管理体系所要求的记录予以控制，以提供体系符合要求及体系有效运行的证据。 2.0 适用范围
适用于为证明本公司生产过程记录及质量环境职业健康安全管理体系符合要求的有效运行记录。 3.0职责
3.1综合部负责制定管理体系记录表格并负责记录的监督管理工作； 3.2各部门负责公司质量质量环境职业健康安全运行的记录。
3.3工程部负责质量环境职业健康安全记录和作业技术性资料的收集和管理 4.0工作程序 4.1记录控制范围
a、质量质量环境职业健康安全运行记录； b、客户意见反馈及服务的记录； c、相关方环境影响记录； d、事件、不符合记录； e、纠正及预防措施； f、作业技术性资料。
4.2综合部收集、整理、保管各部门的质量环境职业健康安全记录和技术性资料。综合部对记录的保存年限做出规定。 4.3记录的填写与标识
4.3.1记录由形成记录的有关部门的记录人员填写，应按规定的格式如实反映客观事实，并要字迹工整清晰，易于识别，并有填写人签章。
4.3.2记录定性定量的字句和数据不能随意涂改，可以划改，但要保持原内容可辨认，划改人在划改处签章，必要时简要注明划改原因。
4.3.3需要审批的记录在填写后按相关程序文件的规定交有关人员校准和审批。 4.3.4记录的标识，编号执行《文件控制程序》中的规定进行记录编号。 4.4记录查阅与回收
4.4.1本公司人员到综合部查阅记录时应经该部门负责人同意后就地查阅。
4.4.2在合同有要求时，客户需查阅记录时，经记录保管部门负责人同意后填写《记录借（查）阅登记》，借阅者应按时归还，如需要复制记录时应填写《记录复制申请表》，经管理者代表批准后方可复制，未经同意，任何人不得复制记录。 4.5记录的贮存和保管
4.5.1综合部对各自职能范围内的记录按时间先后顺序归类装订成册，编目保管。 4.5.2综合部将记录妥善保管，防止损坏或丢失，对记录编目，使其易查、易取。 4.6记录的保存期
记录保管期分为短期、长期、具体规定如下：
a、质量环境职业健康安全体系审核记录管理评审记录保存3年； b、质量环境职业健康安全监测记录保存3年；
c、有关设备的购置，验收、大修、封存、报废等记录长期保存，设备的使用、维护保养等其余记录保存3年；
4.7到期的记录由各部门定期清理，经部门负责人审查批准作销毁处理，销毁的记录应登记。 4.8超期需要保存的记录由本部门领导批准后对其作“作废保留”标识，并保留。 5.0、相关支持性文件
《文件控制程序》 6.0、记录 《记录清单》