5 登记归档
5.1 一般规定
5.1.1 登记事项登簿后，房地产登记机构应将当事人提供的申请材料、登记过程中形成的审核材料和其他材料，收集、整理、归档，定期或永久保存。除本规程5.3.9中列入可销毁范围的登记档案为定期保存外，均应永久保存。 5.1.2 房地产登记档案存档形式应包括纸质形式和电子形式。同时采用纸质形式和电子形式存档的，两者内容应保持一致。
5.1.3 房地产登记档案宜由房地产登记机构统一管理。
5.1.4 房地产登记档案库房应符合国家有关标准，并应做好防火、防盗、防高温、防尘、防光、防潮、防有害气体、防有害生物工作，保证登记档案的安全和正常使用。
5.1.5 房地产登记机构应配备登记档案检索工具，方便登记档案查询，实现档案目录与登记簿之间的单项查询、互查、组合查询、模糊查询等功能，并应根据要求实现严格的身份验证等功能。
5.2 存档范围
5.2.1 房地产登记档案应采用文字、图表、声像等形式，其载体可为纸介质、电子介质、磁介质等。
5.2.2 登记申请材料应包括房地产登记申请书、身份证明以及证明房地产权利来源材料或基本状况发生变化的证明材料等。
5.2.3 登记审核材料和其他材料主要应包括下列内容：
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1 询问笔录。 2 实地查看材料。 3 登记审核结果材料。 4 其他证明材料。
5.3 纸质档案管理
5.3.1 纸质档案归档应包括接收、立卷、编号、装订、入库、上架等工作。 5.3.2 纸质档案的归档应符合下列要求：
1 登记工作完成后，应将列入归档范围的材料收集齐全，并应按本规程的要求及时归档、检查验收、保管利用。
2 归档的材料应为原件、经比对或确认的复制件；对不符合要求的，不得接收。
5.3.3 纸质档案宜采用每办理一件登记所形成的材料立一个卷；合并办理登记的材料可根据实际情况合卷或分别立卷。
5.3.4 纸质档案的立卷应包括：卷内材料的排列与编号、卷内目录和备考表的编制、卷皮和档案盒（袋）的编写工作，并应符合下列要求：
1 卷内材料应按下列顺序排列： 1）目录。
2）审核材料，结论性审核材料在前，过程性材料在后。 3）当事人提供的申请材料。 4）图纸。
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5）其他。 6）备考表。
2 卷内材料应每一页材料编写一个页号。单面书写的材料应在右上角编写页号；双面书写的材料，应在正面右上角、背面左上角编写页号。图表、照片可编在与此相应位臵的空白处或其背面；卷内目录、备考表可不编页号。编写页号应使用阿拉伯数字，起始号码从“1”开始。
3 卷内目录编制应符合下列要求:
1）顺序号：应按卷内材料的排列顺序，每份材料应编一个顺序号，不得重复、遗漏。
2）材料题名：填写该材料自身的标题，不得随意更改和省略。如材料没有标题，应根据材料内容准确、简练地拟写一个标题。材料题名栏内不得填“其他”。
3）页次：填写该材料所在的起始页，最后页应填起止页号。 4）备注：需注明的内容。 4 备考表的编制应包括下列内容：
1）立卷人：负责归档材料立卷装订人员的姓名。 2）检查人：负责检查归档材料立卷装订质量人员的姓名。 3）日期：归档材料立卷装订完毕的日期。 4）卷内材料说明：需说明的情况。
5 卷皮与档案盒（袋）项目的填写可采用计算机打印和手工填写两种方法，手工填写时应使用黑色墨水或墨汁填写，字体工整，不得涂改。
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5.3.5 纸质档案编号可由各地根据自身情况制订编号规则。 5.3.6 纸质档案装订应符合下列要求:
1 材料上的金属物应全部剔除干净，操作时不得损坏材料，不得对材料进行剪裁。
2 破损的或幅面过小的材料应采用A4白衬纸托裱，一页白衬纸应托裱一张材料，不得托裱两张以上（含两张）材料；字迹扩散的应复制并与原件一起存档，原件在前，复制件在后。
3 对卷内材料大于A4幅面的，应按A4大小折叠整齐，并应预留出装订边际。
4 卷内目录题名与卷内材料题名、卷皮姓名（名称）与卷内材料姓名（名称）应保持一致。姓名（名称）不得用同音字或随意简化字代替。
5 卷内材料应向左下角对齐，装订孔中心线距材料左边际应为12.5mm。 6 应采用线绳装订，宜采用三孔一线法在材料左侧装订。
7 大型图纸折叠后过厚的，应在装订线位臵加入垫片，使其保持平整。 8 卷内材料与卷皮装订在一起的，应整齐美观，不得压字、掉页，不得妨碍翻阅。
5.3.7 纸质档案整理装订完毕，宜消毒除尘后入库、上架。 5.3.8 房地产登记档案保管应符合下列要求：
1 档案库房应安装温湿度记录仪、配备空调及去湿、增湿设备，并应定期进行检修、保养；库房的温度应控制在14℃-24℃,相对湿度应控制在45%-60%。
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2 档案库房应配备适用的消防器材，使用的消防器材应在有效期内，并应按要求定期检查、更换；应安全使用电器设备，并应定期检查电器线路；库房内严禁明火装臵和使用电炉及存放易燃易爆物品；库房内宜安装防火及防盗自动报警装臵，并应定期检查。
3 档案库房人工照明光源宜选用白炽灯，照度不宜超过100Lx；当采用荧光灯时，应对紫外线进行过滤；不宜采用自然光源，当有外窗时应采用窗帘、窗板等遮阳措施，档案在任何情况下均应避免阳光直射。
4 档案密集架应与地面保持80mm以上距离，其排列应便于通风降湿。 5 应检查虫霉、鼠害。发现虫霉、鼠害时，应及时投放药剂，灭菌杀虫。 6 应配备吸尘器，加密封门，除尘与防尘相结合。有条件的可设臵空气过滤装臵。
5.3.9 下列纸质档案可列入销毁范围：
1 抵押权登记已注销、查封登记已解除满五年的。 2 地役权登记、预告登记、异议登记已注销满二年的。 5.3.10 销毁保管期届满的纸质档案应按下列程序进行：
1 组成鉴定小组。鉴定小组宜由房地产登记档案管理人员、登记官和纪检、监察部门人员组成。
2 提出鉴定意见。鉴定小组应对保管期届满的档案逐件进行审查，提出存毁意见。经鉴定有保存价值的档案，应重新整理编号，划定新的保管期限，妥善保管；不再保存的档案，应逐件编造清册，报本级房地产行政主管部门审批后销
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