大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-01-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 大行服发?2008?2号
文件序号 年度序号 4.5 文件发放与管理
4.5.1 质量管理体系文件由秘书处负责发放管理，必须按规定的发放范围、编号发放，建立文件发放登记，领取者应登记签名，以确保所使用的适用文件为有效版本。
4.5.2 各有关人员必须妥善保管质量管理体系文件，不得遗失。 4.5.3 质量手册和程序文件需复印时报管理者代表批示后再复印；其他文件按?国家行政机关公文处理办法?办理，复印件按规定重新加以标识（印章和编号等），领用应登记。
4.5.4 文件如有破损，需要更换时，申请部门向秘书处提出申请, 秘书处批准后，收回破损本并及时销毁，更换后应使用原编号。 4.5.5 各部门管理的文件均应建立“卷内目录”，分类存放。分类方法按各部门实际情况确定。
4.5.6 在使用文件的场所应确保获得适用版本，不适用的(无效)文件应从文件案卷中撤销，或标识“作废保留”。
4.5.7 经批准发放到本中心外部的质量手册和程序文件不作为受控文件（除对质量管理体系认证单位外），但需进行登记发放。 4.6 文件的更改、换版、作废、作废保留及销毁 4.6.1 文件的更改
4.6.1.1 一般文件的更改，由后续的文件中以说明的方式确定。 4.6.1.2 质量手册和程序文件的更改，由提出更改的人员填写?文件
更改通知单?，注明更改的原因及更改的内容，按原审批程序办理审批，审批后按受控文件控制要求，由秘书处向有关部门发放?文件更改通知单?；
4.6.1.3 文件持有人和档案管理人员依据?文件更改通知单?对文件
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大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-01-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 进行更改，并及时收回作废的文件或文件页 ；
4.6.1.4 在质量手册和程序文件中应及时在?文件更改状态一览表?中记载历次更改的情况，并在页眉修改状态栏用“√”在该次数上进行标识。
4.6.2质量手册和程序文件的换版
文件换发新版时，由秘书处负责将原版本收回，在?文件发文登记表?上注明，并在文件上做作废标识。 4.6.3文件作废
作废的受控文件销毁时，需秘书处负责人批准后，由文件管理人员进行销毁；并做好登记，作废的受控文件需要保留时，应标识“作废保留”。 4.7 文件的归档管理
4.7.1 文件经审核批准后，原版文件交秘书处文件管理人员登记、归档、保管。
4.7.2 借阅文件须经秘书处负责人批准后方可登记借阅。
4.7.3 文件管理人员对所管理的文件按大连市档案管理的相关规定办理，每年定期进行归档整理。
4.8在域网上发布的文件和信息，应履行审批手续，并设臵权限进行阅批。网上发布文件和信息由专人负责。
4.9 文件的保密管理执行本中心?保密工作制度?。
4.10 存在计算机硬盘和软盘上的文件应利于使用和检索，重要文件应定期备份。 5 相关文件
5.1 ?国家行政机关公文处理办法? 5.2 ?大连市行政机关公文格式细则? 5.3 ?档案管理制度?
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大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-01-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 5.4 ?保密工作制度?
5.5 ?内部公文办理及传阅制度? 6 记录
6.1 大连市政府行政服务中心文件稿纸 6.2 收文登记表 6.3 文件发放登记表 6.4 有效规范类文件清单 6.5 文件更改通知单 6.6 文件更改状态一览表 6.7 文件记录销毁登记表 6.8 文件传阅单
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表号： XZFW-CX01-01
大连市人民政府行政服务中心文件稿纸
大行服函[ ] 号
主任意见
秘书处意见
拟稿部门 及拟稿人
标题
主送
大连市人民政府行政服务中心 200 年 月 日印发
（共印 份）
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大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-01-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 收文登记表
表号：XZFW-CX01-02 编号： 收秘文 原文 收文 密 发文机关 文 件 标 题 日编号 编号 等期 级 份数 - 9 -