大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-02-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 记录控制程序
1 目的
通过建立并保持记录和档案，以提供符合行政管理服务和质量管理体系运行要求的证据。 2 适用范围
本程序适用于中心内各相关部门在行政管理服务过程中使用的所有与质量管理有关记录的标识、贮存、保护、检索、保存期限和处臵所需的控制。 3 职责
3.1 秘书处负责质量管理体系记录的归口管理和档案室的管理。 3.2 各部门按照各自职责负责记录的确定、标识、填写、保管及归档。 4 工作内容和要求 4.0主要工作流程
4.1 记录的确定
4.1.1 提供行政管理服务过程所需要的记录。
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贮存 保护 处置 各类记录应分类、建目、便于检索 真实可信 及时填写 完整齐全 标识正确 根据质量管理体系运行, 由承办人形成记录 大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-02-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 4.1.2 无统一记录规定的行政管理服务，各部门根据工作的性质和特点，确定是否需要记录作为此项工作结果的证据。 4.1.3 记录形式包括图表、报告、纪要等。
4.1.4 记录表格的设计应遵循可追溯性原则，按照工作的特点设计记录格式，并应至少显示时间、地点、人物、内容等方面的信息。 4.2 记录的标识 4.2.1 记录的编号
按照?文件控制程序?中“4.4.5”条款的要求进行编号。 4.2.2 报告和纪要的形式以其名称作为标识。 4.3 记录的填写
4.3.1 手工填写记录时，应使用蓝色或黑色钢笔；电子记录应注明日期和名称。
4.3.2 记录应保持内容完整，不能空项，字迹清晰。
4.3.3 记录不得随意涂改，若记错、漏项需修改时，由记录填写人在修改处签字。 4.4 记录的管理 4.4.1 记录的保管
4.4.1.1 各部门每年汇总本部门所需填写的记录，形成?部门记录清单?。
4.4.1.2 记录应分类标识，按规定存放于适当场所，妥善保管，防止受潮、变质、损坏与丢失。
4.4.1.3 各部门按年汇总纸制记录，按类别进行分类，装订成册。 4.4.1.4 电子记录（如计算机内存的资料），各部门定期备份存档。对
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大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-02-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 于非常重要的档案资料应进行异地备份。 4.4.2 记录的归档
4.4.2.1 各部门需于每年一季度将上年度的所有纸制和电子记录及档案进行汇总整理，填写?卷内目录?并交秘书处保管。
4.4.2.2 各部门需要查阅归档记录时，须填写?借阅档案登记簿?后方可查阅。 4.4.3 记录的销毁
4.4.3.1 记录的保存期限按照记录的性质、重要程度和有关法律法规的规定来确定，确定的结果应在?记录清单?中注明。
4.4.3.2 对到保存期的质量记录，由秘书处提出文件（记录）销毁申请，报中心主任批准后，统一销毁。 4.4.4 档案管理
各部门档案管理工作应执行?档案管理制度?的规定。 5 相关文件
5.1 ?文件控制程序? 5.2 ?档案管理制度?
5.3 ?内部公文办理及传阅制度? 6 记录 6.1记录清单 6.2借阅档案登记簿
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大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-02-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 记 录 清 单
表号：XZFW-CX02-01 编号： 序 号 记 录 名 称 记录编号 编写部门 页 码 - 18 -
大连市人民政府行政服务中心 XZFW-CX-02-A 程序文件 √ 本页第 0 1 2 3 4 5 修改 借阅档案登记簿
表号：XZFW-CX02-02 编号： 借阅 归还 时间 档案号 借 阅 目 的 借阅人 接收人 单位 日期
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