二是上级档案行政管理部门对下级档案行政管理部门具有执法监督和业务指导关系； 三是各级档案行政管理部门对本行政区域的档案馆、文件中心具有归口管理、执法监督和业务指导关系；
四是各级档案行政管理部门对本行政区域内所有单位的档案（文件）工作具有执法监督和业务指导的关系；
五是同一行政区域内的单位档案室、文件中心与相应的档案馆之间，具有依法移交和接收档案的关系；
六是单位档案室与单位档案室之间具有协作关系。 5、档案工作的性质
档案工作是一项专业性、服务性、机要性的工作。
①专业性指档案工作有自己专门的研究对象、理论体系和业务标准、工作规范。 ②服务性指档案和档案工作来源于各项社会活动，又因各项社会活动的需要而存在，并在为各项社会需要服务中得到发展。
③机要性指档案中不少内容在一定时间和空间内具有机密性，要正确处理机要性和服务性的关系
二、档案管理工作
(一)档案保管
这里所说的档案保管，是狭义的档案保管，即根据档案的成分和状况，所采取的存放和安全防护措施。其基本任务有两条：一是维护档案实体的秩序和状态，使档案在存放和使用中始终有序；二是维护档案实体的理化性状，使其免受人为的或自然因素的损害。
档案的保管是档案馆室业务工作的中间环节。它能起到承前起后的作用。保管工作做好了，就能巩固档案的收集、整理、鉴定等工作的成果，并为统计、编研、利用等工作创造条件。否则，档案收集、整理、鉴定等环节工作成果就要受到损失，甚至会使档案统计、编研、利用等工作缺乏物质基础。档案的保管是影响档案寿命的重要因素。做好档案保管工作是充分发挥档案作用的前提条件。保管工作做好了，不仅能够确保室藏档案的完整与安全，而且能够做到存放有序，便于查找，促进档案作用的发挥，否则利用工作会发生困难。
1、档案保管工作的指导方针
档案保管工作的基本指导方针是：了解和掌握档案损坏规律，通过采取专门的管理措施，最大限度地防止和减少档案损毁，保证档案的物质和政治安全。具体讲，档案的保管应做到“五不”：①不散，同一全宗的档案应集中在一起保管；②不乱，各个全宗及其案卷或文件应按档案馆（室）既定的全宗顺序和分类体系排列，不得任意打乱其顺序；③不坏，杜绝或减少档案字迹褪色模糊、纸张变黄发脆、磁带放音失真等现象的发生；④不丢，档案载体不得随意丢失；⑤不泄密，档案内容涉及的机密不得泄露。
2、档案的保管措施
档案的保管包括两个方面：一是档案的库房管理；二是档案在流动过程中的管理，也就是档案在各个流通环节中一般的安全防护。
（1）档案在库房中的保管。主要包括：
①档案架（柜）的排放和编号。不同规格、不同式样的档案架、柜、箱应该分开排列，尽量做到整齐划一，并应注意最大限度地利用库房的地面与空间，同时也要便于档案的搬运和取放。为了便于管理，所有档案架（柜）应进行统一编号。编号方法是：自门口起从左至右编架（柜）号，每个架（柜）子的栏也从左向右编号，每栏的格自上向下编号。
②装具所存档案标识牌的制作。即在每一列、每一组、每一层（格、箱）装具外面的醒目位置设置标牌并标明该列、该柜架、该层（格、箱）中所存放档案的起止档号，以方便检查和调还档案。
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③档案代理卡的编制。即预设若干空白的或印有确定栏目的卡片，每从库房中调用出一个或一组案卷号相连的案卷，就随手填写一张代理卡插放在所调出案卷的位置上，还卷时再将其取下。代理卡实际上是案卷不在其位时的代替物，可有效地防止误放现象。
④制定进出库制度。档案库房是保存档案的重要场所，因此必须对进出的方式、时间、要求等作必要的限制和规定。比如，一般情况下，非档案人员不允许进入库房；到库房工作必须两人同行；任何人不得把易燃，易爆及生活用品等带入库房等。
⑤库房温湿度控制。库房内的温湿度是直接影响档案“自然寿命”的环境因素。现有研究成果表明，档案库房较适宜的温度应在14℃—24℃之间，相对湿度应在50%—65%之间。为此，档案库房应配置一定的温湿度测量仪，随时测量库房温湿度的具体指标并作及时调控。
⑥做好“十防”措施。档案库房要采取防火、防水、防潮、防霉、防虫、防光、防尘、防有害气体、防鼠、防盗等措施。其中“防火”要求在装具、设施等方面消除火灾隐患，并安装防火报警器和自动灭火装置；“防水”要求库房内及附近不能有水；“防潮”与库房温湿度控制密切相关；“防霉”、“防虫”与“防潮”关系密切，要求在档案装具中放置防霉、防虫药品；“防光”要求窗户尽可能小一些，尽量遮敝户外日光中的紫外线照射；“防尘”要求装具保持清洁；“防有害气体”要求档案库房门窗坚固；“防鼠”要求在库房周围地面放置灭鼠药；“防盗”要求尽可能安装防盗报警装置。
（2）档案在流动过程的保管。档案并不是永远静止地存放在档案库房及装具里，而是处在一种有静有动、动静交替的状态中。档案在流动过程中的保管，是指档案在搬运、整理、调还和阅览过程中对档案的保管，主要工作是防止档案受到机械磨损和污染。
档案的机械磨损，通常表现为档案的揉皱、折叠、挤卷、撕裂、穿洞等现象。档案的污染，表现为汗垢、油渍、霉斑、水斑、锈斑、墨水、油墨等污迹。这些现象常常是由于档案人员和利用人员粗心大意或不良习惯所造成的，因此，档案在流动过程中要倍加保护，培养档案人员和利用人员爱护档案的责任心，对调卷、还卷及交接行为实行严格的登记与交接手续，做到责任分明。如果利用者在档案上勾划、涂抹，甚至出现撕损剪切等破坏性行为，必须按《档案法》及其实施办法的有关规定进行处理。
（二）档案保护技术
档案保护学是研究档案制成材料变化规律和保护档案的技术方法的一门学科。保护档案的方法，可以追溯到遥远的古代。在三千多年前的殷商时期，人们就将甲骨档案穿扎成册或按包捆好，保存在专门的洞穴里。到了周朝，档案被看作“宝物”，存放到周王室认为至高神圣的地方---宗庙保管。后来汉代的石渠阁、兰台、东观，唐代的甲库，宋代的架阁库等，都是专门用来保管档案的库房，在建造时都考虑到了档案保护的特殊要求。坐落在北京天安门东面南池子口德明代的皇家档案库房---皇史宬，至今完好无损，更是我国古代档案保护技术比较发达的一个重要标志。
档案保护学研究的任务就是最大限度对档案制成材料进行保护，在一定范围内防止外因发生，延缓材料损坏速度，对已损坏的材料进行修复，延长档案利用寿命。
档案保护技术可以分为三个方面：一是防护技术，主要研究档案库房建筑，设备和库房管理，研究各种有害因素对当案的危害及保护档案的措施；二是修复技术，主要研究档案的去污、去酸技术和被损坏了的档案的修复；三是复制技术，包括手工复制、静电复印和缩微复制等。
档案保护技术研究的内容：一是材料损坏的内因——主要从档案制成材料的分子结构、物理化学结构探讨其耐久性；二是材料损坏外因——外界条件加速制成材料发生损坏，使其耐久性下降。外因指档案的存贮环境和人为损害。档案保管保护的任务就是为档案创造良好的存贮环境和条件，努力改善影响档案寿命的外部因素。世人曾发出过“插架深深多如笋，世人何曾见唐本“的感叹。当敦煌莫高窟石洞里藏的六朝、唐人写本被发现出来后，人们的
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眼界大开了，研究这个石洞，它之所以能够完好地保存万本一千多年的写本，就是因为那里有个长期稳定的良好存贮环境，并且没有人为的磨损和破坏。这说明人们对档案的保管保护是能够有所作为的，完全可以通过改善存贮环境，减少人为磨损和污染来延长档案的寿命。三是保护技术工作——坚持“以防为主，防治结合”八字方针。“防”能够将危害解决在发生之前，或者克服在萌芽之中，防患于未然。这是一种积极的态度；“治”则是在危害发生之后，是不得已而为之，亡羊补牢，这是一种被动措施。所以档案馆、室的档案保护工作重点应该放在防止大多数档案不遭损害上。
第一、档案制成材料的耐久性
档案制成材料的耐久性的好坏是决定档案寿命的重要因素。 1、档案载体材料
（1）种类：甲骨、金石、竹简、缣帛、纸张、录音、录像带、光盘、磁盘。其中纸张是档案的重要载体材料。
（2）纸张的耐久性的决定因素： ①造纸植物纤维原料的质量。种毛纤维原料最耐久,如棉花；韧皮纤维原料较耐久，如树皮制作的麻类；禾本科植物原料不耐久，如草类（麦杆、竹子）。②造纸植物纤维原料化学成份的性质。最好的是纤维素，半纤维素次之，木素最差。③制浆造纸工艺过程（略）。
（3）纸张的老化：纸张老化指在外界各种不利环境作用下，纸张主要化学成分发生不可逆的化学变化，从而使纸张性能下降的过程。原因：一是主要化学成分的变化：纤维素和半纤维素水解、氧化、氧化降解、光解、光氧化作用；木素氧化和光解反应。二是纸张内部的有害物质：酸、氧化剂等。三是外因—高温、高湿、光线、酸、氧化剂、空气污染、有害生物等都会引起纸张老化。
2、档案的字迹材料
（1）种类：墨、印泥、感光材料、磁性、激光。
（2）决定字迹耐久的因素。①色素成分：它有三种，一是碳黑最耐久；二是颜料较耐久（比如蓝黑墨水）；三是染料不耐久（比如纯兰墨水、复写纸）。②转移固定方式：它有三种，一是结膜式，比如墨汁最耐久；二是吸收式，比如蓝黑墨水、圆珠笔较耐久；三是粘附式，比如铅笔不耐久。
总的评价：最耐久的是墨、墨汁、黑色油墨（永久档案必须用这种材料）；较耐久的是彩色油墨、蓝黑墨水、印泥、铁盐蓝图（30年或长期保存的档案可用这种材料）；不耐久的是纯兰墨水、红墨水、复写纸、圆珠笔、印台油、铅笔、重氮盐蓝图（只有10年或短期保存的档案才能用这种材料）。
（3）几种新型字迹材料的耐久性 （1）静电复印字迹—较耐久字迹材料 （2）激光打印字迹—较耐久字迹材料
（3）热敏传真字迹—不耐久字迹材料。所以对于重要的传真件要先复制存档。 3、环境条件对字迹耐久性的影响
字迹耐久性下降的表现—退色、洇化、模糊。
①温度—高温使字迹发生油渗扩散，严重时字迹会模糊不清；会加速某些有害物质对字迹的破坏。
②湿度—高湿使耐水性差的字迹扩散；加速某些有害物质对字迹的破坏。
③光—破坏色素成分中的发色团引起退色；使NO2等某些有害气体生成初生态的氧和臭氧，使字迹氧化退色。
④酸、碱—造成字迹退色。
酸性字迹：蓝黑墨水、纯蓝墨水、红墨水不耐碱性有害物质。
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碱性字迹：圆珠笔、复写纸不耐酸性有害物质。
⑤氧化剂—空气中的NO2、O3、Cl2和其他氧化剂作用于染料发色团，字迹退色。 ⑥有害气体—氧化性有害气体、酸性有害气体等作用于不同字迹材料，使字迹退色。 ⑦灰尘—落在档案上会遮盖字迹或在利用过程中磨擦，使字迹模糊不清。 4、新型载体材料的保护
新型载体材料种类有机械录音（唱片）、照片、磁性、光盘。它们比纸张更为娇贵，耐久性更差。保护措施总的要求：一是严格操作程序，拿VCD带等一定要戴手套，尽量保护它的表面，不去损坏；二是选择装具，单独存放，比如“防磁柜”装具；二是有适宜的温湿度，温度14℃—24℃，湿度40%—60%。
（1）胶片档案的保护
胶片是以透明软片为支持体（片基）的光材料，分银盐胶片和重氮盐胶片。
保护方法：建立健全检查制度；控制环境温湿度。一般胶片14℃-24℃，相对湿度45%-60%；防光（库房无窗、或采取遮阳）；防火（严禁烟火，定期检查线路）；保持库房清洁；不同胶片要分开存放，特别是硝酸片基。
（2）磁性记录档案的保护
磁性记录档案是利用电磁感应原理将声音、图像和数据变成电信号使磁性材料发生选择性磁化来保存声音、图像、数据。
保护方法：①防止外界磁场干扰，避免消磁。外磁场源如电视机、电动机、变压器等。②防高温。温度越高复印效应越大；有些带基不耐热容易老化，胶粘剂软化，造成磁带发粘，磁粉脱落。 ③防高湿。磁带具有一定吸湿性，造成带基尺寸不稳定；容易长霉；有些带基和胶粘剂容易发生水解反应。 ④防低湿。带基产生静电，易吸尘，信号失真；带基干燥发脆磁粉脱落。⑤防机械划伤。⑥防尘，保持空气清洁。⑦防震。
（3）光盘载体档案的保护
①光盘是利用激光技术记录存储和再生信息的一种特制圆盘。特点是记录密度高，存储容量大，数据传播速度快，保管空间占用面积小，检索迅速，传播方便，容易复制。
②光盘种类和记录方式：一是只读型光盘(CD-ROM)—只供读出信息，不能追加记录和擦除重写。二是追记型光盘(WORM)—只供一次记录信息，不能修改。三是可擦写型光盘(E-RW)—可多次擦除记录信息，重新写入。
③保护方法:一是减少使用次数。二是防空气中的环境污染物。破坏光盘的灵敏度，影响读出信号的功率，误码率提高。三是控制环境温湿度。适宜的温湿度 14-24℃；45-60%. 四是保持信息读取面的清洁，防止受污和机械损伤。五是防外力冲击。
第二、档案保护环境控制技术
档案制成材料的损坏原因有内因和外因两个方面。外因除了人为的因素以外，主要是指档案周围的环境因素、生物因素等。人为因素主要依靠档案人员和利用人员不断提高自身科学文化素质、加强个性修养来逐渐解决；环境因素与生物因素，实质上是一致的，涉及档案保管的库房建筑与室内外环境的各个方面，包括库房选址布局、温湿度控制、光线安排、生物防治、污气治理、设备安装与维修等。无容置疑，通过控制档案保管环境，完全可以实现有效保护档案的目的。当然，外因是通过内因来起作用的。因此，我们需要根据档案自身的特性，来加强档案保管环境控制技术的研究。
1、库房选址布局
库房总体要求：坚固、适用、经济、美观，并有利于保温、隔热、防潮、防虫、防鼠、防有害气体、防光、防火、防盗等。
①数量要求：做到三分开，办公房、阅览室、存放档案的库房一定要三分开。 ② 库房容量：要有保存２０年左右的档案的存储空间。
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③ 层次要求：不顶天，不立地。 ④ 承重要求：400kg/m2。
⑤ 位置要求：要紧挨办公室，利用方便，不能放东西头，要放中间，不挨近厕所、火源。
2、设备： ① 档案装具设备有档案柜、密集架。 ②空调设备。③温湿度控制设备有去湿机、加湿机、温湿度自控仪。 ④消防设备有灭火器、报警装置。 ⑤ 安全设施有铁门、铁窗。⑥消毒设备有消毒柜。
3、库房温湿度控制技术
第一、不适宜温湿度对档案的影响 (1)高温 30℃以上
①档案纸张平衡水分减少，出现纸页翘曲干燥，机械强度降低；
②加速各种有害化学物质对档案载体材料的水解和氧化等反应，纸张、胶片片基、磁带带基、光盘保护膜等老化或腐蚀。
③加速染料字迹及彩色胶片影像材料的酸、碱、氧化反应，使其退色。 ④使耐热性差的油溶、蜡溶字迹发生油渗，模糊。
⑤增加磁记录材料的复印效应，升高10℃，噪音增加1分贝。 ⑥加速有害生物的生长繁殖。最适温区20-35℃； ⑦增加SO2、NO2、Cl2等有害气体的溶解度； ⑧影响光盘读取。 (2)低温
①温度低于结冰点，材料发硬发脆，强度下降。
②温度低于露点温度，增加材料表面的水分，引起一系列有害物质反应。 (3)高湿 70%以上
①导致材料发生水解，耐久性下降。 ②有些高分子物质吸水膨胀，发生变形。 ③水溶性字迹材料吸水洇化，模糊。
④酸性有害气体溶解于水，生成相应的酸，加速档案制成材料的水解。 ⑤有利于有害生物的生长繁殖。霉菌72%；昆虫70-90%。 (4)低湿 30%以下
①湿度过低，材料失水，容易发脆，胶片乳剂层脱落，磁粉脱落，纸张耐折度下降。 ②湿度过低，载体材料失水收缩发生形变。 第二、温湿度控制技术。
（1）标准要求：温度14℃—24℃上下浮动±2℃，相对湿度45—60%上下±5%。 （2）相对湿度的测量。仪器有自动温湿度计。 （3）温湿度的控制。
①人工调节。措施一是通风：自然通风和机械通风。自然通风是打开门窗通风、机械通风是利用电风扇通风、二是密封（密闭—防止或减弱库外不适宜温湿度对库内影响，保持库内温湿度稳定）、三是添置厚窗帘（要求深色、厚、两层）。四是利用吸湿剂去湿。比如生石灰（CaO）、氯化钙（CaCl2）硅胶（SiO2）（硅胶吸潮是利用大量的微孔，强烈的毛细作用，使水蒸气进入微孔而凝聚在内。它是无色半透明的颗粒，无臭，无腐蚀性，不溶于水，吸湿率可达70%，吸水后不溶解，不污染物品）、活性炭（C）等。他们能够吸附或吸收空气中水分的物质，降低库房湿度。
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