②机械调节。用空调、去湿机等机械调节库房温湿度，使之稳定在规定的范围内。去湿原理：在密闭库房里，通过制冷剂氟里昂（freon）将空气温度降到露点温度以下，一部分水蒸气凝析成水达到去湿目的。
③自动调节。用温湿度自控系统达到恒温目的。 ④光线调节。可用厚窗帘、白炽灯。 4、档案防光
（1）光对制成材料的危害
①对纸张的危害—直接破坏纤维素，纸张强度降低，颜色发黄；加速纤维素氧化，在潮湿条件下，破坏性更大。
②对字迹的危害—色素成份中的发色团遭到破坏，引起字迹不同程度退色。
③对胶片的危害—影响片基稳定性，导致片基柔性下降，脆性增大；会使胶片粘结，影像不清。
④对磁记录档案的危害—加剧磁性分子运动，破坏磁记录档案信息；改变磁状态，影响磁记录档案耐久性。
⑤对光盘档案的破坏—使其外保护层软化，加速老化；紫外线会使光盘表面平直度下降，误码率升高。
（2）防光措施
①合理确定档案库房照度标准。
库房照度不低于50LX（勒克司）、阅览室照度不低于150LX。 ②限制光的照度值。
窗户位置—减少光通量 北 < 南 < 东 < 西
窗户结构—减少光通量 无窗、小窗、狭长窗、多层玻璃窗、百叶窗
窗户玻璃—减少光通量 毛玻璃、花纹玻璃、吸热玻璃、茶色玻璃、彩色玻璃 窗户遮阳—减少光通量 厚窗帘、遮阳板（水平式、垂直式、综合式、挡板式） 减少档案利用过程中的辐射强度和作用时间。
③滤紫外线。利用深色玻璃、花纹玻璃；利用紫外线吸收剂（吸收膜、KH—1型涂料）库房内光源以白炽灯为宜。
④避光保存。
5、污染物的防治。
（1)污染物对档案的危害
污染物包括硫化物、含氮氧化物、氯气、大气尘。其中，大气尘对档案的破坏作用有：①落在档案上，随着档案的翻动和移动，使档案制成材料发生机械磨损；②灰尘中含有粘性物质（粘土），容易吸收空气中的水分使纸张粘连在一起，日久天长就形成了“档案砖”（一些档案室保存的图书就因为灰尘和潮湿很多都变成了“档案砖”，难以撕开）；③有些灰尘带有酸、碱性，从而使档案纸张和字迹材料遭到破坏；④有些灰尘带有颜色，落在档案上会使档案逐渐变为灰色，影响阅读；⑤传播霉菌等。
（2)空气污染物的防治：①正确选择库房的地址；②库房经常性实行密闭；③对库房空气进行过滤与净化(净化—库内放置盛有碱性溶液的装置，用中和方法除去酸性有害气体。过滤—用固体吸附剂（活性炭、硅胶等）表面的粗糙不平和缝隙吸附有害气体和灰尘)；④对档案库房的内表面进行防尘处理，比如安置纱窗、配置吸尘器；⑤做好库房内的清洁卫生工作。
6、有害生物的防治
第一、有害生物对档案的危害 （1）微生物—霉菌
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①对纸质档案的危害：分解制成材料，降低纸张强度；增加酸碱度，加快纤维素水解，字迹退色、扩散；污染档案；增加档案湿度，形成档案砖。
②对声像档案的危害：分解胶片，图像模糊，胶片发黄变色；造成磁粉脱落，音像不清。
（2）档案害虫的危害：档案害虫是指直接或间接危害档案的昆虫，如毛衣鱼、东方蜚蠊、书虱、黑皮蠹、烟草甲、药材甲等。其危害是取食载体材料和档案装具用品，蛀损和污染档案，有些昆虫携带多种致病菌和赃物。
（3）鼠类对档案的危害
以其尖利的牙齿啃咬档案，档案会变得千疮百孔，甚至变为纸屑，老鼠对档案的破坏是毁灭性的。
第二、有害生物的防治
（1）有害微生物的防治：①做好档案形成过程中的虫霉预防：档案纸张材料应采用无酸纸（中性或弱碱性纸）。②做好档案利用过程中的虫霉预防： 保持阅档室洁净卫生；翻阅珍贵档案原件时，应配戴洁净手套；利用后的档案经过消毒处理后，方可入库。③严格控制库房温湿度：14-24℃, 60%;霉菌最适18-28℃，70％。④防尘即防霉：保持库内外清洁，定期除尘。⑤做好防霉防菌工作：采用安全有效的防霉剂（香叶醇长效抗霉灵和樟脑等）。⑥做好灭菌工作：物理灭菌和化学灭菌（物理方法除霉是通过温度、射、声波、渗透压等物理措施除霉的方法。化学方法除霉是使用化学药剂对档案霉菌进行薰蒸或擦拭以杀灭档案霉菌的方法。）
（2）档案害虫防治：①改善库房建筑，保持库房良好的密封性能。库房门、窗要少且无缝隙、无破损，所有门窗要安装纱门、纱窗。切断昆虫进入渠道。库房采用钢筋水泥或石质地基，进行防潮隔热处理。有白蚁的地区地基要用毒土处理。②严格控制库房温湿度。③做好档案入库前的检疫和处理。档案接收以后，必须进行严格杀虫灭菌处理。档案经过杀虫灭菌处理后，应在过渡间单独存放一段时间，并检查杀虫灭菌的效果。经检查确认档案害虫、霉菌全部死亡，档案方能入库；如果经过检查，仍发现有活虫或霉菌，还必须再次进行杀虫灭菌处理，直至活虫、霉菌全部灭净后档案方能入库。④选用对档案制成材料无不良影响的档案装具保存档案，并随时搞好库内外清洁卫生。⑤药物防虫：中草药驱避剂、防蠹纸、樟脑。⑥做好除治工作：化学杀虫和物理杀虫（物理杀虫是利用高温、低温、辐射、低氧等物理方法杀灭档案害虫的方法。主要有：低温冷冻杀虫、微波杀虫、远红外线辐照杀虫、钴60—γ射线辐照杀虫、气调杀虫等。化学杀虫是利用投放化学药品杀灭档案害虫的方法，化学杀虫药剂分为薰蒸剂、触杀剂、胃毒剂等。用于档案害虫防治的化学杀虫剂要求高效、广谱、低毒、低残留、残效期长且对档案制成材料无明显不良影响。杀虫剂主要有：磷化铝、溴甲烷、环氧乙烷、硫酰氟等）。
（3）老鼠防治方法。鼠类是档案的大敌，档案部门必须树立常备不懈的防鼠、灭鼠思想，采取有效的措施，以确保档案的安全。
①具体防鼠措施：第一，在建筑档案库房时考虑防鼠措施；第二，消除鼠类的栖息条件，即库内保持干净整洁，库房不靠近厨房和餐厅；第三，应用药物与器械防鼠。
②灭鼠措施：大致分物理学灭鼠法(鼠夹、捕鼠笼、捕鼠箭、套鼠法、粘鼠法)，化学灭鼠法（使用胃毒剂和熏蒸剂）和生物学灭鼠法等三大类。
具体方法：.
网：把室内外鼠洞堵死，墙根压实使老鼠无藏身之地，才易被发现便于捕杀。 查：查鼠洞，摸清老鼠常走的鼠道和活动场所，为下毒饵、放鼠器提供线索。 捕：用特制捕鼠用具如鼠笼、鼠夹、电猫、粘鼠胶等诱捕。
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毒：用敌鼠钠盐与稻谷、面粉等食物做成毒饵，放在老鼠出没的地方，毒杀老鼠效果较好。敌鼠钠毒饵老鼠食后4－6天死亡；磷化锌毒饵老鼠食后24小时内死亡；毒鼠磷毒饵老鼠食后10小时后死亡。
（三）档案编研
1、全宗指南（介绍）
全宗指南亦称全宗介绍、全宗说明，是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种引导性检索工具。
全宗指南通常由全宗构成者沿革简介、全宗档案的内容与成份及有关辅助材料三部分组成。
第一部分 全宗构成者沿革简介
简介主要包括：立档单位名称(含更改名称)、组建情况、成立时间；地点、性质、任务、职能、隶属关系、所辖区域；内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况；经历的重大事件、执行的特殊任务及机构变化情况等。 第二部分 全宗内档案内容和成份介绍 这部分是全宗指南的核心，直接关系到整个全宗指南的编写质量，编写时应客观、准确、真实、语言简练、文字表达清楚、方便利用。
档案内容和成份介绍主要包括：档案的来源、产生时间、数量；档案的内容、成份、可靠及完整程度；整理、鉴定、利用、编研情况；编制检索工具的种类与用途；档案是否遭受过损失或销毁，受损原因，时间、受损档案的具体内容，数量等。
介绍的方式一般有以下三种：
①按问题介绍。以档案内容为主线，把档案内容分成若干问题，组成章节体系。每一问题要有确切的题目，题目下介绍属于该题的档案有关内容。主要适合按问题分类整理的全宗。
②按组织机构介绍。以组织机构为主线，把立档单位的组织机构名称作题目，按一定顺序，分别介绍各组织机构的档案情况。主要适合按组织机构分类整理的全宗。
③按档案形成时期介绍。把全宗内的档案按立档单位工作活动的历史阶段立题介绍。主要适合于在不同时期机构、职能有重大变化的立档单位所形成的全宗。
介绍的方法多数采用一般介绍与重点介绍相结合的方法，即对有的档案内容及案卷作综合、概括性介绍，对重要的，能反映立档单位主要工作职能活动和有特殊价值的档案内容及案卷作重点详细介绍。
第三部分 全宗指南的辅助材料
为便于全宗指南的使用，可编制一些辅助材料，如人名、地名索引，目录、注释，立档单位和全宗历史参考材料目录等。辅助材料的编制应视具体内容而定，需要则编。
2、 组织沿革
组织沿革是系统记载一个机关、地区或专业系统的体制、组织机构和人员编制等方面变革情况的编研资料。
组织沿革的内容大致有以下几项：?机关、地区或专业系统的历史概况、行政区划、建制变更情况；?机关的性质、任务、职权范围和隶属关系；?机关内部组织机构的设置和人员编制的变化情况；?机关领导人的任免情况；?机关名称的变更、印信的启用与作废，机关办公地点的迁移等。
组织沿革可采用以下几种体例：?编年法。即按年度记述某一机关（地区、专业系统）的组织概况。它的优点是有关该组织的材料按年度集中，便于按年度查核。?系列法。即以组织机构或问题形成系列，分别记述其沿袭变化的始末概况。它的优点是能比较系统地揭示各组织机构或各方面的发展脉络。?阶段法。即根据机关发展变化的特点划分为若干个历史
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阶段，在每个阶段中再分别记述各方面的情况。这种方法吸收了前两种体例的优点，兼顾了时间和系列纵横两个方面的适当结合。上述三种体例，各机关可根据实际情况加以选用。
组织沿革通常由标题、序言（或编辑说明）和正文组成。编写时应注意：?内容全面，材料翔实。?结构合理，脉络清晰。?组织沿革可用文字，也可用图表的形式, 最好是图文并茂。通常对历史沿革，主要职能任务等用文字叙述、机构人员变化用图表。?注明时间断限。
3、大事记
大事记是一种按照时间顺序记载一定范围内发生重大事件和重要活动的编研资料。大事记的名称比较灵活，有称大事年表、大事纪要、大事编年、大事辑要、纪年、日志等。大事记有叙述和表格式两种表达形式。采用叙述式，可将大事记记载详细；采用表格式，则较简练的记载大事，具体编制时，可根据需要选择。
大事记一般采用编年体，按照年、月、日依次排列大事。 第一、大事记的编写内容
大事记的内容主要由大事记述和大事时间两部分组成。 大事记述是大事记的核心部分。一般说，凡是涉及全局性的事件，重要活动、典型事件，以及对工作和历史发展有重要影响的事件，均应列为大事，具体应做到：一要立足于本地区、本系统、本单位的工作活动；二要根据本单位的性质、任务及主要职能活动来选择大事、要事；三要突出本地区、本单位的特点，注意选择反映一定时期的中心工作和任务的大事、要事。在选择和确定大事时，要注意选用确属重大事件的材料，把握一定的时空范围，事件特点及相互关系。
大事具体范围有：?有关路线、方针、政策、法律、法令、规章制度的制订、贯彻和实施。如发布重要文件，发布本地区、本机关的重大决定和规划、领导的重批示和讲话等。?有关重要会议和重大政治活动。如各种代表大会（党代会、人代会、政协代表会、共青团、妇联、工会等代表大会，机关、企业的联工代表大会等），重要的表彰会议、工作会议、学术会议等。?有关地区或机构的组织沿革。如行政区划和地名、体制的变更，机构的设立、撤销、合并，机关隶属关系和职能范围的变化、主要领导人的任免。?有关各条战线的重大变革和成就。如重要的经济活动与文化活动，生产和经营上的重大发展，科学技术方面的新成果，基本建设主要项目的开工和竣工情况，教育、卫生、管理等方面的新举措及成效等。?有关外事与外贸。如重要的出访、来访活动，涉外协议、合同的签订等。?事故、特殊事件等。主要包括本地区、本机关的重大灾害、重大事故、重大案件以及各种突发事件、特殊事件、新生事物等。
大事时间是大事记的重要部分。任何一个事件，都是在一定的时间内发生、发展、结束的。因此，对每一件大事，必须准确记载年、月、日，特别重大事件时间应更准确，重要历史事件应标明年号、朝代。如有的大事查不出确切时间，应加以考证或留在以后补充。
第二、大事记的编写要求
大事记是使历史再现的严肃工作。因此，编写大事记要坚持历史唯物主义的观点，坚持实事求是的原则，尊重历史、尊重事实，维护历史的本来面目，客观地加以记述。具体要求是：?观点正确，取材真实；?文字简洁，简明扼要；?只记史实，不加评述。
4、基础数字汇编的编写
基础数字汇集是以数字的形式，反映某地区、某专业系统、某单位或某一方面工作历年基本情况的参考资料。
基础数字汇集有综合性、专题性两种体例。综合性基础数字汇集，即系统地综合某地区、某专业系统、某单位全面情况的基础数字。就一个地区而言内容包括自然环境、行政区划、人口、民族、土地、地矿、农、林、牧、副、渔、工交、宣传、文、教、卫、财政、金融等
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方面数据。就一个单位而言内容包括机构编制、固定资产、劳资、经济、物资、福利、基建、设备、产品、生产经营、教育等方面数据。专题性的基础数字汇集，即系统地记载或反映某一方面或某个专题的基本情况的基础数字。
基础数字汇集大多按年编写，一年一续，一般采用表格形式，兼附文字、图形。 基础数字汇集编写是一项严肃的科学性工作，要求认真负责，一丝不苟；数据集中完整，准确无误；类项规范系统，符合逻辑；形式灵活多样，方便利用。
5、专题、会议、产品及科技成果等简介的编写 （1）专题简介的编写
专题简介是以文字叙述的形式，简要地记述和反映某一方面的工作，生产或其他社会现象，自然现象的产生、发展变化情况的参考资料。
专题简介包括的内容和专题的名称很多，各单位可根据本单位工作职能，工作任务来选择专题编写。专题简介有反映各类代表会、重要工作会、专业会的，如：《历次党代会会议简介》、《工作会议简介》等。有反映单位主要工作，专业职能活动的，如《历年工作发展基本情况》、《历年事故情况汇编》、《地区矿产资源分布》、《市场调查报告集锦》、《安全事故情况汇集》、《档案利用实例汇集》等。
专题简介的编写要尊重历史事实，坚持实事求是，客观地加以汇述。具体要做到观点正确、取材真实；文字精炼，简明扼要。
( 2)会议简介的编写
会议简介是是利用会议档案材料，扼要介绍各机关、团体、专业部门、企业事业单位召开的一些重要会议的过程和内容，反映出每一次会议的基本情况的的一种专题参考资料。
会议简介的种类有党代表、人代表、政协会、工代会、团代会、妇代会简介，以及这些会议的全体会议或常委会议简介，还有重要的专业会议简介等
会议简介的作用是便于机关领导及有关部门系统了解历次会议的情况，为再次组织会议和总结经验时作参考。
各种会议的主题内容和形式不同，编写简介也应因会制宜，因会而异，会议简介的内容包括：会议名称、届次、会议召开的起止时间；出席会议的代表和列席代表的人数及其所代表的范围；会议的主要任务；会议的主席团组成情况及会议主要议程会议形成的决议、决定和讨沦、选举结果的情况；会议的历史意义与功绩；会议期间遇到意外的情况等。
会议简介可根据会议的具体内容，采用表格与文字叙述式，表格式即用表格的形式将历次会议的内容编入表格里，按会议的的先后次序编排成册。叙述式就是用文字将历次的内容叙述清楚，将会议的先后编制成册。文字叙述形式灵活，会议内容需详则详，需略则略，不受束缚。
编写会议简介是一项政治性、科学性、技术性很强的工作，它可以起到宣传、贯彻会议精神和指导工作的作用，为系统地研究各机关、团体、专业部门、企业事业单位的发展积累史料，也能为今后再次召开有关会议提供借鉴。在编写时要求，分别编写，连续不断；结构完整，层次分明；内容全面，重点突出；文字简练，评述准确；实事求是，秉笔直书。
( 3) 产品简介的编写
产品简介，是根据产品档案的内容编制的一种向用户宣传产品用途、性能、技术指标等的参考资料。
产品简介的内容一般包括：产品名称、产品的型号、规格、性能、特征；产品的用途、适用范围、使用特点、质量状况；产品制作过程中一些可以公开的技术数据、鉴定结果、获奖情况、用户反馈意见；产品的生产厂家、地址、参考价格、联系电话等，有条件的可附上产品和获奖证书等有关照片。
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