产品简介一般采用文字叙述的形式，要求每种产品编写一份简介，然后汇编成册。产品简介汇编的编排，可以产品型号为分类原则，按从大型产品到小型产品、从元器件到配套产品、从复杂产品到简单产品的顺序排列，但要注意系列产品的成套性。
(4)科研成果简介
科研成果简介是档案部门根据科研成果档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者使用科技成果档案提供简明、系统的资源信息，也可供单位之间的科技成果交流、转让使用。
科研成果简介的主要内容：科研成果的名称；科研依据，即由谁定的题，哪一级下达的计划；主要参加人员及成员的简要情况；研制时间和过程，即从何日定题至何时鉴定；其间遇到的难题以及解决难题和技术攻关的状况，采取的措施等；鉴定情况，包括鉴定的时间、级别、参加鉴定成员及其简要情况，鉴定评价结果；成果应用和推广情况，包括取得的社会效益和经济效益等；档案材料的归档情况，是否齐全，整理质量如何，档案存放地点等。
科研成果简介一般采用文字叙述形式，要求每个项目编写一份简介，然后按一定规律汇编成册。
(5) 基建工程项目简介的编写
基建工程项目简介是档案部门根据基建档案编写而成的一种系统的参考资料。它可为利用者了解本单位基本建设的情况提供档案信息，也可为本单位领导、工程技术人员进行新的基建项目的决策，设计、建设提供系统的参考。
基建工程项目简介的主要内容：基建工程项目名称、代号；建设依据，由谁定的和竣工时间；工程投资情况与工程造价；占地面积与建筑面积；建筑特点，包括建筑物总高度、层数、基础和主体结构、内外装修等；实耗钢材、水泥、木材情况；工程建设负责人、设计、施工单位与责任人等；工程质量评价结果；档案材料归档情况，是否齐全完整，整理质量如何、档案存放地点等。
基建工程项目简介一般采用文字叙述的形式，每个项目编写一份简介，然后按照工程性质、重要程度、建设时间等进行编排汇编成册。
6、档案利用实例汇编的编写：
档案利用实例汇编是将利用档案后产生了经济效益或社会效益的典型事例集中起来汇编成册的一种参考资料。
每个典型事例的主要内容：利用档案的时间、地点；利用档案的目的；利用档案的内容、成份、数量、人次；利用档案所产生的经济效益和社会效益；对效益突出的作出正确评价，利用科技档案效益明显的要用《开发利用科技档案所创经济效益计算方法的规定》进行计算。
每个典型事例要取材真实，文字精练，简明扼要，注明来源。然后将事例按一定规律汇编成册。
7、 发文汇集的编写
发文汇集，是发文机关（或单位）将其每一年或一年度的发文，全部集中在一起，按发文顺序号排列起来，汇集成册（卷）的文件汇编。它是一个机关（或单位）所有自制文件的组合总汇，反映、揭示机关（或单位）的职能活动。发文汇集的特点是材料集中，时间针对性强。
根据《机关档案业务建设规范》规定和《档案工作规范化管理标准》中有关规定，机关档案部门都应编写发文汇集。 发文汇集作档案编研资料管理。
1）发文汇集的内容和作用：
单位发文主要有两个方面的内容：一是编有文号的“红头文件”；二是没有编号的文件材料。
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发文汇集的作用：一是全面反映了本机关的主要职能活动以及文件的数量与类型，便于本机关频繁利用的客观需要和文件统计工作；二是发文汇集便于按文号、时顺、文种检索；三是发文汇集是一种档案副本，可以代替档案功能，利用保护档案原件；四是机关档案按规定向地方档案馆移交后，发文汇集任然可以留存本单位长期使用。
2）发文汇集的编排方法：一是时顺编排法。将一个年度的全部发文一律按时间顺序排列；二是文号编排法。“即先将有发文号的文件依文号顺序排列”； 三是文种编排法。发文量大的立档单位，除“红头文件”按文号编排汇集成册外，还可以将一年的会议文件，简报、规章制度、布告公告、合同协议、总结汇报等有关种类的文件单独汇编成册。比如政府办，县委办就需要这样做。四是对无发文号的档案文件，依其产生的时间先后赋予‘档编×号’”；五是遵循发文号在前、‘档编号’续后的顺序，取大体相等份数（100页左右）的档案文件，依此分存若干卷夹里，组成保管单位”；六是在每一案卷封面上书写全宗名称、起止发文号或档编号、第二套、年代、件数；
3）编制发文汇集时，以下几个问题要注意把握：一是本单位与若干个单位联合发文，尽管发文字号是其他单位的，但该文件仍是本单位印发的文件，应列入发文汇集的组编范围。二是本单位草拟的反映其主要职能工作的，且需要以上级党委和政府名义下发的文件，是上级党委和政府制发的文件，而不是本单位的文件，不应列入其发文汇集的组编范围。三是本单位针对其他单位请示的批复，是本单位正式印发的文件，应列入发文汇集的组编范围。但由于其他单位的请示文件与该批复联系较为密切，不宜分开，所以档案室（馆）应将请示与批复作为一份文件编入发文汇集。四是本单位制发的无发文号的文件，是该单位发文的有机组成部分，如果“汇集”中不收这些文件，会使一个单位发文的完整性受到破坏。因此，这些文件应编入发文汇集。但因这类文件的构成比较复杂，而且单位往往会对其进行处理，如一些专题会议形成的领导讲话、工作报告、典型材料，通常在会后以正式文件的形式印发，即使不再正式发文，有的会出专题会议文件材料汇编。又如，“情况反映”、“参阅件”、“快件”、“工作通讯”等简报类材料，单位会按期汇集成册，一般不与发文汇集装订在一起。鉴于此，建议档案室（馆）在维护单位发文的完整性的前提下，对这类文件的组编范围和标准进行具体的分析。五是在组编发文汇集时，发文机关（或单位）对其每一年或一年度的发文，应先将有发文号的文件依文号顺序排列，对无发文号的文件依其产生的时间先后赋予‘档编×号，遵循发文号在前、‘档编号’续后的顺序，组织保管单位。六是发文汇集不宜过简，也不宜过杂。“汇集”过简，即只片面地收入有发文号的文件，排斥无号文件，影响机关发文的完整性；“汇集”过杂，只要是机关的发文，一概收编成册，主次不分，杂乱无章，人为造成档案资料不必要的大量重复，导致文件档案两不分。
８、专题文件汇集
专题文件汇集是将一个专门问题的所有文件汇集成册，全面、系统地反映该问题文件数量和内容的一种档案副本。专题文件汇集可作档案编研资料保存。
专题文件汇集的编辑方法是：选定本单位或社会各界特别需要利用的，而且平时利用频繁的档案为专题，将这一专题的各年、各级、各类文件的副本或复制件汇集起来，按“级别—时间”的顺序排列编目，装订成册。
档案馆、室都要根据利用需要，编辑专题文件汇集，以便全面、系统提供利用专题档案和更好地保护这些专题档案原件. （四）档案的统计及几种表格的填写 1、档案工作统计台帐
档案统计，是指用表册、数字等形式，揭示馆藏（室藏）档案和档案工作情况的数量关系及发展的规律性。档案统计工作的内容概括起来主要有以下几项：
（1）档案工作规范化管理情况；
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（2）档案工作人员情况； （3）档案工作用房情况； （4）档案保管和保护设施； （5）室藏档案资料情况； （6）档案数字化情况； （7）检索工具情况； （8）参考资料情况； （9）档案资料利用情况。 2、单位基本情况登记表 3、人名索引
人名索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的人名及其简要情况著录下来，向利用者提供以人名为线索的一种查找性检索工具。
人名索引从体例上可分为综合性人名索引和专题性人名索引，这里主要介绍专题性人名索引的编写。专题性人名索引，是以馆(室)藏全部档案或若干全宗档案为著录对象，按单份文件将某一专题涉及到的人名都著录下来，组成任免、奖惩、职称、离退休等专题人名索引，以满足利用者需求，达到查找准确、迅速的目的。
人名索引条目的排列方法一般采用姓氏笔画排列法，即按照姓氏的首字笔画数，从少到多排列，当姓氏首字相同时，可依据姓名第二个字的笔画数多少进行排列。也可采用汉语拼音，四角号码等方法排列。
人名索引编写方法：
①姓名：填写所需编制的某人物姓名 ② 序号：填写该人物文件材料的顺序号
③年度、月日：填写涉及某人的文件形成年度及具体日期 ④内容摘要：填写文件材料标题主要内容（如任免为副局长） ⑤ 文件责任者：填写文件材料的制发机关
⑥目录号(分类号)：填写原文件所在案卷的目录号（件为单位整理、无目录号的文书档案，这里改成保管期限）
⑦案卷号：填写原文件所在的案卷号（以件为整理单位的这里改成盒号） ⑧页 号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号 4、文号索引
文号索引是指将档案馆(室)藏永久、长期保存的档案根据文件不同字、号分类著录下来，向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。
文号索引以不同年代，不同全宗的档案为著录对象，将永久、长期保存的档案中有文件文号的部分先按相同字分开，再在同一字中按号顺序排列编制成规范表格，排列成有关文号信息的目录，以满足利用者需求，达到查找准确，迅速的目的。
文号索引编写方法：
①年度：填写文件的形成年度
②文件字号：填写文件的发文字、号 ③月日：填写文件的具体形成日期
④保管期限：填写文件材料是永久还是长期保管 ⑤文件题名：填写文件材料的标题
⑥目录号(分类号)：填写原文件所在案卷的目录号(分类号)
⑦案卷号：填写原文件所在的案卷号（以件为整理单位的这里改成盒号） ⑧页 号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号）
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5、专题目录
专题索引是指将档案馆(室)藏档案中涉及的重要的、利用多的内容简要著录下来，向利用者提供以专题为线索的一种查找性检索工具。一般单位应该编制2种以上档案专题目录。 专题索引以不同年代、不同全宗的档案为著录对象，将档案中涉及的重要内容(会议记录、机构设置、干部任免、奖惩、各类统计资料等)分别编制成规范表格排列成有关专题信息的目录，以满足利用者需求，达到查找准确、迅速的目的。
专题索引编写方法：
①索引内容：填写某个专题的名称。例：“会议记录”“干部任免”等 ②序号：填写某个专题先后顺序号
③文件责任者：填写文件材料的制发机关 ④文件题名：填写文件材料的标题
⑤发文日期：填写涉及某个专题的文件形成年度 ⑥发文字号：填写文件的发文字、号
⑦全宗号：填写档案馆给该立档单位的代号
⑧目录号(分类号)：填写涉及某个专题案卷的目录号(分类号) ⑨案卷号：填写涉及某个专题案卷的案卷号
⑩页号：填写原文件所在案卷页号（以件为整理单位的这里改成件号） 备注：填写须要说明的内容 专题索引编制完后，为了便于检索每个专题，一般要求在专题索引前编制专题索引目录，将所索引专题的内容和在索引中的具体位置做出说明。
专题索引目录编写要求：
①序号：填写专题在索引中的先后顺序 ②索引内容：填写每个索引专题的内容 ③所在页号：填写每个专题在索引中的位置 6、档案利用效果登记表 7、档案接收移交登记薄 8、温湿度测量登记表 9、档案销毁清册 10、档案查阅登记表 11、档案借阅登记表
(五)建立档案室管理规章制度 1、立卷 归 档 制 度 2、档案工作人员岗位职责 3、档案库房管理制度 4、档案室安全保卫制度 5、档案资料查阅利用制度 6、档案 保 密 制 度 (六)建立全宗卷：
1、全宗卷是什么？它包含哪些内容？
全宗卷是档案馆(室)在管理某一全宗过程中形成的，能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的专门案卷。全宗卷是对全宗管理的重要工具和手段，它是由在全宗管理过程中所形成的管理记录性材料构成的一个案卷，实质上是档案管理活动中所形成的“档案”，是档案管理活动的原始记录，是围绕全宗的管理活动形成并以一个个全宗为单位组合成案卷。全宗卷是全宗的“档案”，但不是全宗内的档案，档案馆在管理上应单独存放并实
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施集中统一管理，可按全宗号顺序排列编制全宗卷目录。档案室在管理全宗卷上宜用档案盒单独存放，不能与全宗混在一起，也不能将其作为全宗内的一个案卷对待，应该和档案目录、查借阅登记表等一起排放在专门的检索工具柜内。全宗向档案馆或向有关单位移交时，其全宗卷亦随同移交。
全宗卷的内容大体分两部分：一部分是在档案管理和提供利用的过程中形成的文件材料；一部分是对立档单位及档案内容进行研究分析所编写的材料。具体包括：
（1）收集工作中形成的档案交接文据、移交目录，接收、征集记录，档案来源和价值说明等。
（2）整理工作中形成的整理工作方案、分类方案、案卷目录说明、整理工作小结等。 （3）鉴定工作中形成的鉴定小组成员名单、档案保管期限表、鉴定档案分析报告、销毁档案的请示与批复、销毁档案的清册等。
（4）档案保管工作中形成的档案安全检查记录、报告，重点档案采取的特殊保护措施，档案的抢救与修复情况报告等。
（5）统计工作中形成的档案收进、移出登记，案卷基本情况统计和重要的利用统计表等。
（6）编研、利用工作中形成的全宗指南(全宗介绍)、机关工作大事记、开放利用和控制使用范围说明，档案汇编和公布出版情况及报批文件，档案产生社会效益或经济效益的典型事例等。
（7）档案管理新技术应用工作中形成的缩微复制和计算机辅助管 理等情况的文字说明材料。
（8）其他：检索工具目录、编研材料目录、台帐目录等
档案馆(室)对其所管的每个全宗都必须以全宗为单位编制全宗卷。全宗卷的各种文件材料，包括凭据、清册、报表应做到准确、齐全、规范。全宗卷内的文件材料，应按照其固有的特点，保持文件材料间的有机联系，反映全宗管理的历史面貌，以便于保管和利用。
2、全宗卷的整理。
（1）全宗卷内文件材料，是随全宗管理的延续而逐渐增加的，平时必须注意积累，把全宗管理中产生的文件材料，先归入预设的卷夹内，文件材料积累到一定数量时，及时进行整理组卷，数量较多的可设分卷。
（2）整理组卷时，必须认真检查、鉴定文件材料的完整程度及其保存价值，对于有重要遗缺或无保存价值的应予以补齐或剔除。
（3）卷内文件材料按问题一时间进行系统排列，排列顺序为:全宗指南(全宗介绍)、立档单位大事记和有关档案收集、整理、鉴定、保管、统计、利用、现代化管理等方面的文件材料，在此基础上编制卷内目录。
（4）卷内文件材料逐件加封面、封底、编件号、装订后装入卷盒。其封面著录全宗号、件号、全宗名称、文件题名、时间、责任者
（5）卷盒高度可根据需要分别设置3Omm、4Omm的规格 。卷盒背脊印\全宗卷\三字，并分别著录全宗号、全宗名称和编制日期 。
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