级来文集中排列在本级归档文件之前，同级文件排列在本级文件之后，再排下级。上级文件按同一文号集中排列；本级文件按综合、政工、业务、行政事务、其他（或党群、行政、业务、其他）的事由顺序排列。
?同一事由的归档文件排列
内容单一或同一事由的案卷或归档文件，可按文件作者、形成时间的先后顺序排列或者按文件的重要程度排列。一般可按上级、本级、同级、下级分别排列，不同级别内再按时间的先后顺序或重要程度排列；综合类文件按会议记录、综合性会议材料、计划、总结、汇报等顺序排列。
?不同事由的归档文件排列．
①按不同事由形成时间的先后顺序排列。这种方法只需将不同事由的文件，按其形成时间或办结时间的先后顺序排列，而不考虑其他因素，这种方法比较简单，较使用于实行“随办随归”的机关。如一个作者，几个问题的文件，就先按问题后按时间排列。
②按事由的重要程度排列。即将主要职能活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。如永久文件先排会议记录、工作会议材料、工作计划、总结、综合性年报，再排政工方面的人员任命、增加工资、职工退休、干部、党员花名册、年报等，然后是业务方面的民生档案工作意见等。
③按事由具有的共同属性分别集中排列
a 、一个事由，几个作者，可先按作者，再按时间排列。例如人事工作文件，可先将机构设置、人员编制、干部任免、调配、职称评定、劳资、出国审查等问题所属的不同事由形成的文件分别集中到一起。
b、一个事由，几个地区，可先按地区，再按时间排列。如基层上报的工作总结、统计、年报、花名册。
c、非诉讼案件材料，按决定（或批复）——报告——调查旁证——个人交代材料等顺序排列。
④按文件的共同特征交叉组配排列。若一组归档文件，反映了不同的作者、不同的问题、不同的文种或不同的地区等，则可层层细分，分级排列。可按“作者——问题——名称——时间” 交叉组配排列。
?密不可分的文件应依序排列，正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；批复在前，请示在后；转发件在前，被转发件在后；非诉讼案件的结论、决定、判决性文件在前，罪证、旁证等依据性材料在后
?对具有保存价值，但因特殊原因未及时归档的零散件，可采用将其排在同一年度、同一机构（问题）、同一期限的最后，或与相关的某件归档文件装订成一件，并在文件条目备注栏和备考表中加以说明。在实际工作中应尽量避免。
2、盖归档章
归档章一般采用红色或黑色印泥，盖在归档文件首页上端居中偏右的的空白处，再逐件编写归档章有关项目。一个单位归档章加盖的位置应统一；归档章不要遮盖领导批示、收文章或文件内容；若归档文件前有文件处理单(或办文单)，归档章可加盖在文件处理单(或办文单)上。归档章设置全宗号、年度、保管期限、件号、页数、盒号等必备项。归档章式样如下
文书类档号章样式
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紫金矿业集团股份公司
紫金矿业集团股份公司 10年 永久
紫金矿业集团股份公司 3×15 紫金矿业集团股份公司 1 4 2 5 3 6 3×8 30年 注释：1 填写单位的全宗号，2 填写年度，3 填写档案室件号，4 填写机构(问题)，5 填写保管期限 6 填写档案馆件号
? 全宗号：是同级档案馆给立档单位编制的代号。由县档案馆统一确定，未确定全宗号的在档案未进馆之前该号可暂不填写。
?年度：是指文件形成年度．以四位阿拉伯数字标注公元纪年。如“2007”
?保管期限：是该归档文件保管期限标注。直接标明“永久”，“30年（2008年以前为长期）”，“10年（2008年以前为短期）”。
?件号：件号为文件的排列顺序号。件号又分为室编件号和馆编件号两种。
室编件号是归档文件在分类方案的最低一级类目的排列顺序号。归档文件依排列顺序从“1”开始逐件编号，永久,30年,10年分别编顺序号。
馆编件号的设置主要是与档案馆衔接的需要，机关档案室不用填。。
（5）机构（问题）：是指作为分类方案类目的机构（问题）名称或规范化的简称。 3、卷内文件或归档文件编目。
编目是指编制归档文件目录或卷内文件目录，编目应做到准确、全面、详细、深入，以适应档案管理现代化及计算机检索的需要。
目录项目包括件号或顺序号、责任者、文号、题名、日期、页数或页号、备注七项。用纸幅面尺寸采用国际标准A4型。
填写归档文件目录项目时．应使用耐久的书写材料进行填写，且字迹必须工整，美观。永久、30年保管的档案要求用计算机打印目录，目录要求一式五份。一份随同档案装入档案盒，另四份应根据分类方案作目录汇编装订成册，以便查找和向档案馆移交之用。
归 档 文 件 目 录
件号 责任者 文号 题 名 日期 页数 备注 归档文件目录式样图
卷内文件目录放在卷首，归档文件目录放置在归档文件的最前面。填写卷内文件目录或归档文件目录要求如下：
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?卷内文件目录和归档文件目录的两个区别：
①卷内文件目录第一栏是顺序号，归档文件目录第一栏是件号。
顺序号是卷内文书材料依其排列先后填写的序号，按照文件的合理排列，要求一份文件对应一条目录，一条目录对应一个顺序号。单份装订的案卷，其卷内文书材料的件号应与顺序号一致。顺序号应用阿拉伯数字从“1”起依次标注案卷内文件材料件数的顺序，第二卷数字不能相连；
件号，即文件的排列顺序号，填写室编件号。原则上一份文件编一个件号，登录时占据一个栏目。批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，应看作是一份文件的两个部分，只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以另外占行书写。同一份文件的不同稿本，只编一个件号；重要文件的定稿、草稿与历次修稿稿只编一个件号，但可以分别占一行登录。件号的编写应在同一个保管期限下、在同一年度内从“1”开始逐件流水编制，最低一级类目下，盒与盒之间的文件件号必须相连。
②卷内文件目录第六栏是页号，归档文件目录第六栏是页数。
页号，即填写卷内每份文书材料的起始页号，卷内最后一份文书材料应填写起止页号，止号要与文件最后页的页码相符。每卷都从“1”开始按卷内文件排列顺序依次编写。
页数，即填写一件文件的总页数，用于统计和核对。每件按件内纸张排列顺序从“1”开始编写。
?责任者：是指制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。①责任者一般应按文件照录，可写通用的简称，如“紫金矿业集团股份有限公司”，不能使用“本单位”等含义不明，难于判断的简称。②联合发文填主办者和“我”（我指立档单位名称）。如有多个责任者，可写前三个，后加“等”字。③对于领导人讲话或以领导人名义发布的文件，责任者可填写领导人姓名，但必须用“（）”标出领导职务；④未署责任者的文件，编目时应考证清楚一并填写；⑤另外注意，文件制发者是原作者，而不是编印者或翻印者；⑥花名册、介绍信、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等的责任者一律为文件中印章所指的批准单位。无批准单位印章的以填报单位所写字样为准。
?文号：填写文件制发机关的发文字号。 ①文号一般由机关代字、年度、顺序号三部分组成，填写文号要照实抄录，不能随意删减、省略、落字。如有明显错字，注意改正，可用三排编写。②文号中的年度要用[ ]括起，如“紫金综[2008]10号”。③少数文号中出现无字号、无年度而只有数字号的情况，注意有则有，无则无。④文号栏内不得填写刊物名称、期次、文件材料的件次，诸如\会议文件之一\或\某刊第几期\等。
?题名：即文件标题。填写目录中的题名应将责任者、问题、文种三个部分照实抄录。目录中的文件题名要写全，不能随意删减、省略，要做到一字不落。明显的错字，注意改正。目录题名中如漏了《 》和“ ”的，要增补。目录题名中的单位名称不能省略，必须以公章为准，做到一字不落。
填写题名须注意：①应按文件上的标题填写，不得随意更正，但责任者栏填了作者，则可在题名中省略作者，如《上杭县委办县政府办关于加强民生档案工作的意见》，责任者栏已经写了“上杭县委办县政府办”，那么题名栏只需写“关于加强民生档案工作的意见”；若正题名能反映文件内容时，则可省副题名；并列题名在需要时与正题名一并抄录；重要的附件题名也应抄录．外加“【 】”，以防漏检。会议文件中的领导人讲话材料，正、副标题最好录齐。②文件没有题名或题名含义不清，不能全面揭示文件内容时，应根据文件内容重新拟写或补充题名，并在新拟或补充题名之外加“[ ]”号，以区别于文件原有标题，方便检索。例如文件标题是“通知”、委托书”、“支持信”、“承诺书”、“确认函”、“抵押书”、“公证书”、“协议书”、“申请书”、“便函”子样的，必须根据文件内容拟写一条简捷的题名，并加[ ]；批转性通知只引用发文字号的，也应根据文件内容重新拟
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写标题；只写了“工作动态”、“情况反映”、“简报”、“会议纪要”等字样的，必须补录齐全文件上的实际题名。③永久保存的会议记录必须拟出每次会议的内容，期次、时间，一次会议做为一件，但可以按原状以本为装订单位。会议题名外加“[ ]”；④针对性文件题名，如任免、调配、奖惩、出访、优秀人员批件等人事方面的文件材料，涉及本单位人员，其人员名称照实抄录，针对本机关的人名附在题名后，并加“（）”，上级研究本单位有关工作的会议纪要等，必须在原题名后用“（）”标出研究内容等;⑤批复与请示、复函与发函、正件与附件、批转或转发和被批转或被转发件，本是一份文件的两个部分，虽然只编一个件号；但请示、来函、附件、被批转（转发）文件的标题可以作为副标题另外占行书写。重要文件的定稿、草稿与历次修改稿只编一个件号，但其题名可以分别占一行登录；⑥相同的文件标题，如工作计划、总结和报表不能打省略号；⑦干部调动介绍信、党团组织关系存根、报道证、招聘表、工资转移证、农转非存根等一本为一件的，必须写出每个人员的姓名，一行可多写几个名字。一般被批准单位这方面材料少可以一人为一件。较多则6人为一件，题目必须在干部调动介绍信后面用“（）”标出6个人的姓名。
?日期：目录日期必须是印章所盖处或文件形成时的日期。①多份文件（如组织关系、工资关系、行政介绍信等）作为一件的，可标起止时间。②一份文件有几个时间特征的，以具有法律效力的为准。③几份文件为一件的，以正本为准，回复性以复文为准。④对没有落款日期的文件材料，应根据文件内容加以考证并填写，外加“[ ]”。实在不清楚月日的用4个0代替。 如20080000。⑤具体填写日期项应用8位阿拉伯数字写明年度、月、日。用2行排列 如 2008
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?备注：用于填写归档文件需要补充和说明的情况。包括密级、缺损、修改、补充、移出、销毁等。①文件中的漏页、跳页和作废页次，需在备注中注明；②有重复的文件需在备注中说明；③传真件需在备注中注明；④文件有破损，影响了文件内容的需在备注中注明；⑤文件秘级应在备注中注明；⑥只有请示没有批复的，注明缺批复；
⑦只有复印件缺原件的，注明缺原件。⑧会议记录里每次会议的起页号填写在备注栏中，方便查阅。 需要说明的内容较多，在备注栏加注“*”，具体内容填在盒（卷）内备考表中。
4、归档文件装盒及书写要求。 （1）归档文件的装盒
归档文件应严格按照件号的先后顺序装入档案盒。装盒时．应按照分类方法，将不同类别的归档文件装入不同的档案盒中。装盒的具体要求是：①不同形成年度的归档文件一般不应放入同一档案盒；不同保管期限的归档文件原则上不应放入同一档案盒；分机构（问题〕的情况下，不同机构（问题）的归档文件原则上不能放入同一档案盒。②装盒时应视文件的厚度，选择适宜的档案盒，不使文件弯曲受损，也不能太空。档案盒的厚度有2cm、3cm、4cm三种。③档案盒是归档文件的装具。档案盒可竖式摆放，也可横式摆放。
（2）档案盒书写要求。
①封面应使用全称或规范化简称标明全宗名称（即立档单位名称），如“紫金矿业集团有限公司（简称“紫金矿业）”。②档案盒盒脊应根据不同的摆放方式，在盒脊或底边准确填写各检索项。项目有:全宗号、年度、保管期限、机构（问题）、起止件号、盒号。前三项的填写照归档章，刻章盖印。问题栏可以用铅笔标明该盒档案事由，如“上级党群、行政管理”，方便检索。起止件号栏填写盒内排列最前和排列最后的归档文件的件号，其间用“/”号连接；馆编件号待档案移交进馆时再行编制。盒号是指档案盒的排列顺序号，盒号一般按照档案盒上架排列后的顺序流水号编制。《规则》要求在档案移交进馆时按进馆要求编制。为方便档案室管理，我们规定档案室统一用铅笔编制填写盒号。
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5、档案卷皮书写。文书档案案卷卷皮分两种，一种是硬卷皮，一种是软卷皮。封面尺寸规格采用300mm × 220mm或280mm × 210mm ( 长×宽 )
（1）封面项目有：立档单位名称、类目名称、案卷名称、文件起止日期、页数、保管期限。①立档单位名称。全宗名称相同于立档单位的名称。填写全宗名称必须用全称或通用简称。如“中国共产党中央委员会”简称为“中共中央”；“中华人民共和国外交部”简称为“外交部”；“福建省人民政府人事局”“简称为“福建省人事局”。不得简称为“本部”、“本委”、“本省人事局”。②类目名称填写大类名称，类目名称指全宗内文件中分类方案的第一级类目名称。即按组织机构分类的，填写组织机构名称；按问题分类的，填写问题类别名称。在一个全宗内应按统一的方案分类，并应保持分类体系的稳定性。如环保档案、基建管理档案。③案卷名称即案卷标题，拟写案卷标题要求文字简练通顺、标点正确，标题字数一般不超过50 字为宜。标题结构一般由主要发文机关、内容、文种三部分构成，要求高度概括卷内文件材料，如“总部下发的关于党群，行政管理方面的决定、意见、通知”；填写时要求根据题名字数的多少排列匀称，位置要适中醒目。④时间即文件起止日期，按卷内最早一份文件和最晚一份文件的形成日期填写；⑤页数填写该卷档案的总页数；⑥保管期限填该卷档案鉴定的保存期限。如鉴定为“永久”二字，长期、短期类推。⑦封面的右上角有一个框，其项目有全宗号、目录号、案卷号三项。具体填写见前面档号编制。
（2）档案卷皮背脊项目有：全宗号、目录号、案卷号、案卷标题、年度、保管期限。填写同封面，案卷标题下要先竖直写出立档单位简称，如“紫金矿业集团”，再空两格按照案卷封面上的案卷名称从左至右竖直填写，字数多可缩写，如“紫金矿业集团会议记录、工作计划总结、岗位责任制”。
6、填写卷末或盒底备考表。每卷卷尾或盒底应放置备考表，备考表项目包括：盒（卷）内文件情况说明、整理人、检查人和日期，说明卷（盒）内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，填写立卷人、检查人和时间，以示负责。
备 考 表
盒内文件情况说明 整理人： 检查人： 年 月 日 备考表式样图
（1） 盒（卷）内文件情况说明要求填写盒（卷）内归档文件需要说明的情况，包括该盒（卷）内归档文件的收集齐全完整程度、文件本身的状况（如字迹模糊、缺损）、归档文件起止件号等；整理工作完毕后，归档文件的修改、补充移出、销毁等情况。
（2 ）整理人：填写负责整理该盒归档文件的人员姓名，以明确责任；
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