第二章 档案整理方法及质量要求
第一节 档案整理方法
㈠档案整理定义：是指将处于零乱的和需要进一步条理化的档案，进行基本的分类、组合、排列、编号、编制目录、建立全宗等，组成有序体系的过程。
㈡档案整理的基本要求：遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系；区分文件材料的价值，确定档案的保管期限；便于保管和利用。
㈢档案整理的文件范围：凡是本机关工作活动中形成的，具有查考保存价值的文件材料，包括收发文电、内部文件、会议文件、电话记录、图表、簿册、照片、录音、录像、计算机盘片、实物以及本机关编印的出版物等，在办理完毕后均须整理保存。
㈣档案整理的方法：一是以“案卷”为单位整理。二是以“件”为单位整理。 1、以“案卷”为单位整理。
?以“案卷”为单位整理就是立卷，即按照文件材料在形成和处理过程中的联系将其组合为案卷。
?所谓案卷，就是一组密切联系的文件的组合体。立卷是一个分类、组合、编目的过程。分类即按照立档单位的档案分类方案，对文件材料进行实体分类；组合即将经过分类的文件材料，按一定形式组合起来；编目即将经过组合以后的文件材料，进行系统排列和编目。
?以“案卷”为单位整理的档案，其基本保管单位是案卷。案卷卷皮有软卷皮和硬卷皮2种，以软卷皮装订的档案必须按案卷顺序装入档案盒。
?以“案卷”为单位档案整理的依据是1987年12月国家档案发布的《机关档案工作业务建设规范》和《文书档案案卷格式》。
?以“案卷”为单位档案整理的适应范围: ①二级机构所有文书档案一般按“卷”整理
②各单位专门业务档案一般按“卷”或是“盒”整理。
③科技档案按“卷”整理，整理要求按照国家质量技术监督局颁布的《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T 11822-2000）执行。其中科研档案还可按国家档案局颁发的《科学技术研究课题档案管理规范》DA／T2-92执行。基建工程档案按照国家档案局、国家计委1988年颁发的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》执行。
④会计档案按“盒（卷）”整理，整理的依据是财政部、国家档案局1998年发布的关于《会计档案管理办法》（财会字〔1998〕32号）。
(6)按“卷”整理的文件整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、排列、编页号、编制卷内文件目录、装订案卷、填写备考表、填写案卷封面、编写立卷说明、编制案卷目录、编制全引目录、档案排架。
2、以“件”为单位整理。
?以“件”为单位整理就是按照文件材料形成和处理的基本单位即“件”来进行整理。
?一般来讲，一份文书材料、一张图纸或照片、一盘录音带或录像带、一本表册或证书、一面锦旗、一个奖杯等均为一件。文书材料的正本与定稿作为一件，正文与文件处理单为一件（处理单包括：收文处理单、拟办单、发文稿头纸及领导批示的签批条等），转发件与被转发件为一件，正文与附件作为一件，原件与复制件为一件，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，来文与复文及其他相关文件可为一件。
?以“件”为单位整理的档案，其基本保管单位是件。以“件”为单位整理的文书档案最后要装入档案盒内。
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?以“件”为单位文书档案整理的依据是国家档案局2006年12月发布的8号令和2000年12月发布的《归档文件整理规则》。
?以“件”为单位档案整理的适应范围：
①各级党的机关、行政机关、社会团体和其他组织需归档的文书档案按“件”整理。 ②企事业单位有关党群工作、行政管理、经营管理、生产技术管理类归档文件材料按“件”整理，
③声像、电子、实物档案按“件”整理，电子档案整理要求按照国家档案局发布的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》（GB/T 18894-2002）执行。照片档案整理按国家档案局2002年发布的《照片档案管理规范》（GB/T 11821-2002）执行。
?按“件”整理的档案整理步骤是：文件分类、鉴定保管期限、装订、排列、编号、盖归档章、编制归档文件目录、装盒、填写备考表、填写档案盒封面、编写归档文件整理说明、编制归档文件目录册、档案排架。
第二节 档案整理质量要求
一、组合（卷）要求；以问题为主，兼顾其它特征，使文书材料之间的联系紧密，分级适当，问题单一，类型鲜明，年度不混，保管期限准确。
1、齐全完整。
?归档的文件材料应齐全完整，一个问题的构件不能缺漏，字迹材料一律使用碳素墨水或蓝黑墨水；
?收集工作应立足本单位，注意业务部门形成的反映专业职能活动的文件材料的收集；重大活动事件材料的收集；
?文电合一；
?底稿随印件一起收集。若底稿是直接在计算机上起草的打印件，则一般只要收集发文稿纸与印件，其中发文稿纸上除了领导签发外还需加盖单位公章以示效力。若计算机打印的底稿上有领导的重要修改或批示，应收集与印件一并归档；
?有重要领导批示的办文单应随正文一起收集归档；
?附件随正件收集归档；关于同一问题的请示和批复应一起归档。
2、分类科学。全宗内档案整理采用统一的分类方案，分类层次清楚，类、项、目概念明确，并列的类别之间界限分明，不互相交叉或重合。
3、保持文件内在联系。 ?时间联系。要求区分年度，不同年度的文件不得混淆，一份文件有多个时间特征的．分年度时．以文件签发日期（成文日期）为准，据以判定文件所属年度。计划、规划、总结、预决算、统计报表以及法规性文件等内容涉及不同年度的文件，统一按签发日期（成文日期），电报以发出日期，判定文件所属年度。
遇到某些特殊情况，按以下原则处理：
①跨年度的请示与批复、来文与复文，放在复文年度；没有复文的，放在请示年度；跨年度的规划、计划、预算，放在文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告、决算，放在文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，放在会议结束的年度；跨年度的非诉讼案件，放在结案的年度；法规性文件放在公布或批准的年度。
②专门年度，以专门年度为一年。如学校的教学档案。
③没有标明落款日期的文件材料．应通过对照等手段考证文件的准确日期或推断近似日期，据以按年度合理归类。
④临时性机构，存在时间不长（两年以内），文件材料较少．形成的文件可以不分年度．放在工作结束年度归档；如果每年文件数量较多亦可分散在各个年度内归档。存在时间长的必须按年度立卷。
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?来源联系。要求区分级别，将上级机关、下属机关、平级机关和本单位的文件分别组卷。对有密切联系的上、下级文件，如本单位的请示与上级机关的批复，下属机关的请示与本单位的批复，应与本单位的文件放在一起组卷。
?内容联系。要求保持卷内文件内容的单一性和内容相近的文件之间的联系。党政工团和业务管理活动中形成的各种管理性、业务性、规范性文件和调研材料等，一般按问题进行组合。
按问题组合要注意以下几点：①同一个问题、一次会议、一项工程、一个案件的文件以及正件与附件、正本与底稿、请示与批复、转发件与被转发件放在一起组卷。②综合性文件和涉及两个以上问题的文件归入综合类。如档案局的一份年度工作总结，一份涉及档案法制、业务指导、科教问题的文件均归入综合类。③文电应合一组卷。④单一问题的文件数量少时，可将内容相近的其他问题的文件合并组卷。⑤不同载体的文件材料，如录音带、录像带、照片、影片、电脑软盘等要与内容相关的文书档案统一整理编目，分别存放，并在目录中加注说明。⑥在按问题分类时，文件归档应按其主要内容有规律地进行，并保持连续性，某个内容的文件在去年放入哪类中，今年亦归入同一类中，不要根据一时的需要随便更改，以免给将来的查找利用带来不便。
4、正确划分保管期限。根据国家有关规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文件材料按不同的保管期限分开。
1、文书档案类
根据国家档案局2006年8号令《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限表》的规定和立档单位制定的档案保管期限表，将文书材料按永久、定期（30年、10年）二种不同的保管期限分开 。鉴定时把握四句话：以我为主（即本机关形成的文件都应存档、占档案的大头，且永久为多）；以人为本（即涉及个人的材料除了县级以下的奖励、警告以下的处分都是永久保管）；重视决策（凡是跟行政决策有关的多是永久）。
2、会计档案。
①会计凭证：保管15年。
②会计帐薄：现金日记帐、银行日记帐保管25年，总帐、明细帐保管15年,固定资产卡片在固定资产报废清理后保管5年。
③会计报表：决算报表永久保管（包括文字分析），会计月报表保管15年。
④其他类：会计移交清册保管15年，会计档案保管、销毁清册为永久，银行余额调节表、银行对帐单保管5年。
注：涉外、未了结债权、债务和基建方面的凭证、帐簿、报表保管期限为永久。 3、科技档案。基建、科研：永久。设备档案：长期。 4、音像、电子、实物档案：永久或长期。 5、业务档案保管期限按上级要求办 二、外形要求 1、装具要求。
（1）采用由档案局统一监制的规范化的档案卷皮夹、文书档案盒、科技档案盒、照片档案盒、会计凭证盒、会计账簿盒、会计报表夹、归档文件目录纸、卷内文件目录纸、归档文件目录索引、案卷目录纸、会计档案登记清册、会计档案卷内目录、科技档案目录、案卷目录夹、全引目录夹、归档文件目录夹等装具材料，各单位的业务档案盒需要特制的必须经集团档案馆人员认可、共同设计，以有利于档案的保管和保护，避免日后返工重做。
(2) 购置合适的装订工具。比如用于装订“案卷” 的手枪式电钻、用于装“件”的小型缝纫机、打孔机、塑料螺钉、不锈钢夹等，用于起订书针的起订机、装卷时用于固定档案不动的夹子（4个以上)，以及剪刀、棉线、浆糊或胶水等。
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2、填写案卷或档案盒封面要求。立档单位名称应用毛笔书写或刻章盖印，其他项目应用钢笔（上黑色墨水）按规定逐项填写清楚，字迹工整、清晰，也可以刻章盖印。
3、案卷或文件装订要求。
案卷或文件的装订主要是为了固定“件”，使其便于保管和利用。 ?在装订前,已破损的文件应予修整，字迹模糊或易褪变的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整，复制要在保持原貌的前提下进行。
?必须去掉卷内文件上的订书针、曲别针、大头针等金属物，对于装订成册不便拆封的书籍，刊物等，金属物已严密封装在其中，且拆钉会损坏原貌，不须拆钉重装。
?装订应结实整齐，不压字，不掉页，不倒页，不损坏文件，不妨碍阅读。
?对大于A4纸型规格的报表、图样等文字材料，应按照A4纸型的尺寸加以折叠，尽量减少折叠层粼、折痕处应尽量位于字迹之外。
?对于小于A4纸型规格的介绍信等文字材料，应将它们粘贴在A4纸上。 ?空白纸张必须抽除出去。
?以“件”和以“卷”整理档案的具体装订要求： ①单份文件装订。
装订前应将“件”内的各页按一定方式对齐。采用左上角装订的，应将左、上侧对齐；采用左侧装订的，应将左、下侧对齐。
永久保管的文件用线装。应逐件用三孔一线的方式装订。如果文件页数多，可以装在文件左侧的正中间，如果文件很薄，可以装在左上角，也可采用缝纫机轧边等方式，装订时以文件的左侧为装订边。具体装订视频点击下面网址：
http://v.ku6.com/show/cLoBJqK0g0F6WtCu.html
30年保管的文件用塑料螺钉等形式装订。五页以下可用胶水粘贴左上角。
10年期限的文件，也可不拆钉，保持原貌。
装订时文件正本与定稿为一件(正本在前,定稿在后)；正文与补充说明正文的文字、图表、数据等附件为一件(正文在前,附件在后)；原件与复制件或手抄件为一件(原件在前,复制件在后)；附件页数多，也可各为一件；具有保存价值的文件处理单（指有领导签具意见）应与正文作为一件，文件处理单在前，文件在后；转发文与被转发文为一件(转发文在前，被转发文在后)；外单位的来文与本单位的复文为一件(复文在前,来文在后)；本单位向同级或上级机关的去文与这些机关的复文可以各为一件，但须排列在一起；会议文件每份文件为
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一件,会议记录原则上一次会议记录为一件,但装订时可以以原来的的本为单位装订；报表、名册、图表、介绍信类文字材料应按其原装订方式，一册（本）作为一件；未装订的式样同一的表格，以一定的单位(如部门或时间等)组合，可装订在一起作为一件，如先进审批表、工资审批表、统计年报等；介绍信一般一份为一件,若单位一年形成的介绍信数量较多时，也可结合其它特征划分成若干件。
②整卷装订的案卷。
装订前应将“卷”内的各页按一定方式对齐。文件纸张相差不大的（如学籍档案）应将右、下侧对齐；文件纸张相差太大的为了保证档案装订后不掉页，可只对齐左侧、下侧。
采用三孔一线的方法装订，棉线要勒紧结牢，结头打在背面。
③不宜装订的历史文献、珍贵档案、图表、照片等，则装入档案袋或档案盒内。 三、排列编目要求 1、归档文件的排列。
归档文件的排列是指在分类方案的最低一级类目内，根据一定的方法确定文件先后次序，并使这种系统化的次序固定化的过程。一般按级别、事由，结合时间、重要程度等排列。事由是指一件具体的事，一个具体问题，或一段较紧密的工作过程等等。如申请一项拨款、召开一次会议。会议文件、统计报表、刊物等成套性文件可集中排列，会议记录排最前。上
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