（3）检查人：填写负责检查归档文件整理质量的人员姓名。此项一般由机关档案人员填写，也可与机关内部机构负责人联署。
（4）日期：填写归档文件整理完毕的年、月、日。
备考表放置在档案盒的最底层。去年开始县档案局已将备考表印制在档案盒底。 7、编制立卷说明或归档文件整理说明。 各立档单位在整理完毕当年的档案后，必须编制立卷说明或归档文件整理说明，打印6份，4份放永久档案的归档文件目录册里，置于索引的前面 。一份放全宗卷里，一份存档。立卷说明或归档文件整理说明应简单扼要地反映立档单位基本情况及全宗内案卷数量、分类原则、整理状况、存在问题等。
（1）立档单位基本情况。其具体内容主要有：①立档单位的名称、成立时间、职能范围、录属关系；②内部机构的设置情况，主要工作活动和指标任务完成情况，与立档单位紧密相关的重大事件、重大新闻、重大活动等。机构人员情况要写出立档单位本年度内机构职能和人员编制的调整变动情况和现状,机构职能的调整和主要领导的变动须写出依据，即列出文件名与文号。
（2）归档文件情况。其具体内容有：①归档文件的总份数，各机构或问题类目的归档文件的份数，各种保管期限的归档文件份数；②本单位重大活动形成的文件材料归档情况；③有无复制件等情况；④各专门文件材料和非纸质载体文件材料归档情况；⑤本单位未办理完毕的重要文件材料情况。
3、归档文件整理情况。主要内容有：①归档文件整理的组织形式及分工情况；②归档文件材料的来源、内容、形式、数量、可靠和完整程度情况；③选择的分类方案、排列、编号方法；④重要归档文件的状况等。
8、案卷排列及编制案卷目录、全引目录。 （1）案卷各部分的排列格式：
①使用硬卷皮组卷，无论装订与否，其案卷各部分的排列格式均是：案卷封面——卷内文件目录——文件——备考表——封底。
②使用软卷皮组卷，其案卷各部分按下列格式排列：
软卷封面(含卷内文件目录)——文件——封底(含备考表)，以案卷号排列次序装入盒保存。
（2）案卷的实体排列：依照“档案分类方案”对案卷进行系统排列，采用保管期限、年度、级别、组织机构（或问题）的排列方法。如长期类可按“上级文件”，“本级综合、政工”，“本级业务文件”，“下级总结、报表”的顺序排列。
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（3）编制档案案卷目录。主要按保管期限编制案卷目录，这样可以分柜保管，日后移交进馆时可作移交目录，避免重复劳动。即把同一年度的案卷分为永久、长期、短期卷，三类分开排列各编一本目录。其方法是每一种保管期限的案卷按组织机构（或问题）排列，并编制案卷目录。案卷号以本单位建立年度第一本案卷为开始，连年连排从“1”开始统一编一个流水号。
案卷目录须按照案卷的排列顺序，逐卷填写。案卷目录由案卷号、级别、案卷题名、年度、页数、保管期限、目次、备注等组成，应对照案卷封面上的内容准确填写。案卷目录可以多年编成一本。
（4）编制档案全引目录
全引目录由立卷说明、案卷目录和卷内文件目录组成。这里的案卷目录中有一项“目次”栏，它是该卷档案目录在该本全引目录中的位置标识。卷内文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、目录号、案卷号、页号。全宗号、目录号、案卷号照该卷档案背脊项目填写，页号的填写方法为每本全引目录从“1”开始按照“案卷”卷内文件目录的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该卷档案目录的首页数字填写在“目次”栏。全宗内的档案全引目录应根据案卷数量情况，区别不同保管期限，若干年度编一本。档案全引目录文书档案打印一式5份，其他档案各打印一式3份。
（5）填写案卷目录和全引目录背脊
背脊项目有目录号、案卷号、全宗名称、起止日期。目录号见档号编制，案卷号填写本册目录的起止案卷号，全宗名称填立档单位名称。起止日期填本册目录中案卷的起止年度。
9、编制盒号目录和归档文件目录册。 （1）编制盒号目录
盒号目录即归档文件目录索引。内容有盒号、保管期限、年度、问题、页次。盒号须按照归档文件的分类方案和排列组合顺序，逐盒从2001年《实施归档文件整理规则》起；从“1”开始编写大流水号，；期限填写该盒档案的保管期限；年度填写该盒档案的形成年度；问题栏要标出该盒档案起止件号和内容（如上级文件、综合、政工），内容用“（）”括起，表明未分问题；如果是分问题的，则件号在后，用“（）”括起。页次是指归档文件目录纸排列在该本归档文件目录册的位置，每册从“1”开始编写流水号。
（2）编制归档文件目录册
①归档文件目录册由归档文件整理说明、归档文件目录索引、归档文件目录组成。这里归档文件目录右上角的小方框里有4个项目：全宗号、问题、期限、页号。全宗号、问题、
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期限的填写照该盒文件背脊项目填写，页号的填写方法为每本目录册从“1”开始按照归档文件和盒号的排列顺序，用阿拉伯数字编写，并将该盒档案目录的首页数字填写在“页次”栏。
归档文件目录册必须用档案局制作的专用归档文件目录夹单独装订成册。编制成册方式原则上应与分类方案和档案实体排列一致。永久和30年保管的档案要求制作5套，一套随归档文件放入档案盒，以后2套随档案移交给档案馆，另2套自己查阅。10年期限的档案制作二套目录就可以了。
②归档文件目录夹的填写：
封面的填写：封面项目有全宗名称、年度、保管期限、问题4项。全宗名称填写立档单位的全称或规范的简称。年度填写档案的形成年度；保管期限填写永久、30年（或长期）、10年（或短期）；问题填大类名称。
背脊的填写：背脊项目有全宗名称、年度、保管期限、问题。填写同封面。
全宗号 年度 保管期限 机构（问题）
室起止件号 馆 盒号 档案盒背脊式样图
附装订工具
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塑料螺钉及打孔机
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文件装订细线
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