第三节 行政人事部的组织机构图
行政人事副经理 行政人事主管 外务专员 行政人事经理 行政人事文员 各部门文员 第四节 行政人事部各岗位职责
一、行政人事经理岗位职责
1、根据酒店阶段性目标和年度计划，制定所属部门的年度目标、计划和措施； 2、审查核准各部门的相关规章制度及年度计划方案；
3、组织行政人事部自查和职能检查工作，及时发现问题、解决问题； 4、负责酒店各系统思想、文化建设，筹划增强员工凝聚力的宣传和教育； 5、负责比较重要的对外接待、联谊、公关事宜的组织、安排和实施；
6、组织公司有关法律事务的处理工作，指导、监督检查公司保密工作的执行情况； 7、负责行政人事部突发事件的处理及领导临时交办的工作。
二、行政人事副经理岗位职责
1、在行政人事部经理的领导下，负责酒店行政规章制度的制定、监督和执行； 2、本着合理节约的原则，编制后勤用款计划，搞好行政后勤预算工作；
3、组织收集各部门的工作动态，及时向行政人事部经理反应，以便改进工作并协助公司领导协调各部门之间相关的业务工作；
4、做好公司重要来宾的接待工作或代表公司与政府对口部门和有关团体、机构联络； 5、负责召集公司及本部门的工作会议，检查督促公司领导布置的各项工作的落实情况； 6、负责组织协调酒店文件的起草、会议接待及文体娱乐等各项活动；
7、负责组织酒店资料的收集、整理、分析工作、酒店年检、大事迹等的编写、记载；
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8、负责帮助本部门员工制定岗位职责，领导相关人员做好印鉴、车辆、外勤、通讯联络、参观、评价下属人员、组织内部人员的培训，知道下属员工制定阶段工作计划并督促执行； 9、负责领导交办的其他工作。
三、行政人事主管岗位职责
1、编制公司行政管理的各项规章制度并监督执行； 2、负责行政预算、费用管理与统计； 3、组织做好公司的来宾接待或相关外联工作；
4、与公司内部各部门进行良好的沟通与协调，处理好各 部门之间关系，确保公司各项运作正常开展； 5、配合行政人事部经理进行工作分析，制定、完善各岗位的工作说明书，做好人力资源规划； 6、负责制定公司的内外部招聘计划，完善公司的内外部招聘制度，做好人力资源信息的收集、整理、储备并负责招聘费用的控制；
7、负责员工试用、转正的考核登记工作；
8、负责公司人力资源的培训与开发：制定、完善公司的培训制度及相关细则，制定长期和短期培训计划；负责制定员工职业生涯发展规划；负责组织实施酒店的员工培训； 9、组织搜集并整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记；
10、组织协调公司的后勤工作，包括办公环境、员工食堂、员工宿舍等； 11、完成行政人事部经理交办其它各项任务。 四、人事文员岗位职责
1、负责全体员工的人事档案管理工作；
2、负责新进员工试用期的跟踪考核，晋升提薪及转正合同的签订并形成相应档案资料； 3、负责员工调查问卷的发放和收集，分析汇总调查结果，形成结论上报； 4、负责统计汇总，上报员工考勤月报表，处理考勤异常情况；
5、负责员工绩效考核资料的定期统计汇总，上报，并对绩效考核的方式方法提出意见和建议； 6、负责员工薪酬发放的异常处理和薪酬政策的跟踪调查，提供相应的报表和资料； 7、负责完成公司人事工作任务，并提出改进意见； 8、负责公司人事文件的呈转及发放；
9、负责草拟，解释公司的福利保险制度，组织办理入保手续，联络退保，理赔事务； 10、协助人事行政经理处理人事方面的其他工作；
11、协助行政人事部主管进行员工的招聘，负责报到及解聘手续的办理，接待引领新进员工。负责接听电话、记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确； 12、对来访客人做好接待、登记、引导，并及时通知被访人员； 13、负责公司网站招聘信息的更新并下载应聘者的简历； 14、通知应聘者参加另日面试的时间,拟出面试人员名单； 15、负责公司快递、信件、包裹的收发工作及饮用水的订购； 16、负责做好会务工作，包括会务通知、会场准备和会议记录；
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17、负责酒店的档案管理及证照的执法年检；
18、为酒店员工订购生日蛋糕并为新员工办理入、离职手续；
19、具体执行酒店的人事政策、按程序办理员工入、离职，职位变更、奖励、处分等各种相关手续。 20、所有员工的入、离职、辞职、人事变动、解聘等情况记录整理归类存档，并妥善管理随时待查。每月统计酒店人员变动情况上报领导。
21、严格执行档案保密制度和文件管理制度。 22、协助上级完成日常工作，完成上级交办事务。 五、行政文员的岗位职责
1、负责酒店员工食堂、宿舍、更衣柜的管理；
2、配合洗衣房拟定工服管理规定并协助各部门做好员工工服订制；
3、对各类资料进行签收，整理并分类归档。（公司程序文件/内部联络/外部联络/会议资料/各类培训资料/奖惩资料等分类整理）；
4、责酒店行政办公章的管理与使用；
5、负责低值易耗办公用品的发放、使用登记和离职时的缴回；
6、负责各类办公用品的保管，每月清点，年终盘存统计，做到入库有验收、出库有手续，保证帐实相符； 7、按标准定额，做好添购办公用品的计划编制和申购手续工作，做到既不脱档又是不长期积存； 8、负责酒店外租商铺合同的草拟及外租商铺统计明细并督促外租商铺来交租金； 9、负责公司行政车辆的调度，协调各部门车辆的使用。 10、完成领导安排的临时任务。
六、前台文员岗位职责
1、负责接听电话、记录留言，按要求转接电话或记录信息，确保及时准确； 2、对来访客人做好接待、登记、引导，并及时通知被访人员； 3、负责公司网站招聘信息的更新并下载应聘者的简历； 4、通知应聘者参加另日面试的时间,拟出面试人员名单； 5、负责公司快递、信件、包裹的收发工作及饮用水的订购； 6、负责做好会务工作，包括会务通知、会场准备和会议记录； 7、负责酒店的档案管理及证照的执法年检；
8、为酒店员工订购生日蛋糕并为新员工办理入、离职手续；
9、具体执行酒店的人事政策、按程序办理员工入、离职，职位变更、奖励、处分等各种相关手续。 10、所有员工的入、离职、辞职、人事变动、解聘等情况记录整理归类存档，并妥善管理随时待查。每月统计酒店人员变动情况上报领导。
11、严格执行档案保密制度和文件管理制度。 12、协助上级完成日常工作，完成上级交办事务。
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第五节 行政人事部工作程序
一、入职手续办理程序 1、员工入职资料及验证 （1）、新员工入职需携带身份证原件、复印件1份，1寸免冠照片4张（如当时无照片，可入职后一周内补交），个人健康证原件，最高学历证原件、复印件1份； （2）、财务人员及前台接待收银需提供昆明当地户口担保人证明原件。 2、入职物品管理费 （1）、酒店员工入职需交物品管理费100元,主管级以上须交物品管理费200元。 （2）、员工因正常离职，酒店将退还其物品管理费。 （3）、财务部收到员工物品管理费后，需向员工开具内部收据，由员工本人保存；如有遗失，酒店概不负责。
3、资料录入
电脑资料：录入姓名、性别、部门、职务、身份证号、身份证地址、学历、入职日期等相关资料。 4、人事手续交接
1、行政人事部按员工部门及岗位，发工牌、工衣柜钥匙等相关工作备品，由领用员工签名； 2、行政人事部工作人员带领新员工至洗衣房领取工衣→带领新员工至公司的各个部门熟悉酒店基本概况→带领至员工餐厅并告知员工餐厅就餐时间及相关规定→带领新员工至部门报到；
3、新员工至部门报到后，应交待所属部门相关责任人应带领新员工熟悉其部门工作环境，告知其岗位工作内容及相关事项并安排专人带领新员工上岗； 5、资料处理
将《求职人员登记表》、员工证件复印件、领用物品单、部门录用通知、员工相片等与电脑录入核对无误后，进行对号装订，归入员工档案袋中进行归档。 二、员工试岗、试用及转正程序 1、员工试岗
新入职员工需经过7天的试岗期，通过7天试岗期的填写《试岗考核表》经审批后方可进入试用期；若在这7天内要离职的，须填写《试岗期离职记录表》由行政人事部主管签批后方可离开。 2、员工试用
（1）、新入职员工需经过1-3个月的试用期，最长不超过6个月（试用期满经考核不符合录用条件试用期终止）； （2）、提前转正：根据新入职员工的表现，酒店可予以提前转正，但试用期最少不得低于1个月； （3）、 如新入职员工在试用期内违反酒店规章制度或不符合岗位任职要求，酒店有权随时与其解除试用关系。 3、员工转正
（1）转正条件
a、按期转正：试用期内表现良好，符合岗位任职要求者； b、提前转正：试用期内表现优秀，业绩突出者； （2）转正手续的办理 a、按期转正 员工试用期满，转正员工需填写“试用期间总结报告”、“转正评估表”，符合转正条件的由部门负责人评估、签批后报行政人事部审核（在审核中主要以总经理或行政人事部经理与转正员工谈话为主），审核通过后报总经理审批，审批之后行政人事部应下发“试用期员工转正通知书”至该员工手中，一式两份，本人和行政人事部各存一份。 b、提前转正 8
符合提前转正条件的员工，由员工所在部门以书面申请的形式报行政人事部，行政人事部签署意见后报总经理审定（相关考评审批程序按期转正程序办理）；
如批复同意提前转正的，行政人事部按照上述“按期转正” 的办理程序（下同）为员工办理提前转正手续；
如批复作按期转正处理的，行政人事部将批复意见留存并知会员工所在部门。 c、转正生效期限：所有转正生效从次月1日开始执行。 三、员工离职手续办理程序
1、酒店员工离职包括辞职、自动离职、解聘、自然解职等四种情况。 2、员工辞职 （1）、员工在劳动合同约定的服务期限内因个人原因或劳动合同到期后不愿与酒店续签合同时，可申请辞职。
（2)、辞职申请期限：
a、试用期员工提前七天申请 b、转正员工须提前30天申请
c、不按以上时间申请离职的，结算工资时只发放80%的工资。 d、辞职申请程序：
辞职员工需往行政人事部或本部主管处领取《离职申请表》，按表格相关要求填写，逐级审核，行政人事部审批，总经理审定。 3、员工自动离职
员工在劳动合同约定的服务期限内未经许可而擅自离岗超过三天或超过三个工作日未到行政人事部办理离职手续的，视为自动离职。 四、员工解聘
1、员工在劳动合同约定服务期限内，有下列情形之一者，酒店有权随时解聘该员工，且不支付任何赔偿。 （1）、员工在试用期内被证明不符合任职条件的； （2）、严重违反劳动纪律或酒店规章制度的； （3）、严重失职，营私舞弊，对酒店利益造成重大损害的； （4）、被依法追究刑事责任的。
2、对于符合解聘条件的员工，由部门填写《人事变动表》报行政人事部逐级审核，总经理审定。 3、解聘申请批准后，被解聘员工应在二个工作日内到行政人事部办理离职手续。 五、员工自然解职
1、员工因工死亡、因病死亡或意外死亡的情况，视为当然解职。
2、行政人事部在接到员工的死亡通知后，通知其紧急联系人或亲属为其办理离职手续。
3、如员工是因工死亡，由其所在部门将员工死亡的具体细节书面报行政人事部及总经理，行政人事部协助总经理制定处理方案。
4、如员工是因病死亡或意外死亡，按正常离职手续办理。 六、员工离职手续办理程序 1、试岗期员工离职手续办理
试岗期不满7天离职人员办理需做好物品交接后到行政人事部方可办理离职手续，无薪资核算； 2、试用期员工离职手续办理
（1）、试用期间第一个月离职的员工按核定工资日清月结结算工资，但离职员工需提前七个工作日将“个人离职申请情况说明”和“离职申请表”给部门经理签字后交到行政人事部核算当月工资（遇节假日离职办理顺延），主管级以上的员工按公司制度发放当月核定工资扣除应扣费用后发放80%，领班级以下的员工按公司制度发放当月核定工资扣除应扣费用后发放90%工资。如离职期间当天须办理离职手续的所有员工，
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