长蒙天然气有限责任公司内控制度 综合管理部管理制度
8、公文如有附件，应在正文之后，发文单位之前注明附件顺序和名称。 9、成文日期以负责人签发的日期为准。 10、发文必须加盖公章。
11、附注为正文需要说明的其他事项，应当加括号标注。 12、公文应当标注主题词。 （四）公文办理
公文办理分为收文和发文。收文办理流程包括登记、分送、批办、承办、催办、归档等程序；发文办理流程包括拟稿、审核、签发、编号、盖章、分发、归档等程序。
1、收文
① 登记：公司的收文由综合管理部人员进行统一接收、登记；发给公司各部门的文件由各部门的文书进行登记。登记时应将公文标题、密级、发文字号、发文机关、成文日期、主送机关、份数、收文日期等项填写清楚。
② 分送：
A、一般业务性文件，登记后在文件首页附上《文件批签单》，填写有关内容后，呈交各部门的领导进行处理。
B、参阅性文件，直接组织各部门人员进行传阅。
③批办：各部门领导根据呈报的公文内容进行分析、决策，在《文件批签单》上批注处理意见。
④承办：承办部门收到交办的公文后应当及时办理、不得延误、推诿。承办单位负责人或承办人员阅办后，应在《文件批签单》上注明办理意见、结果和时间。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本单位办理的应当迅速
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退回交办的文件处理部门并说明理由。
⑤催办：送领导批示或者交有关部门办理的公文，由经办人负责跟踪催办。
⑥归档：办文完毕后，经办人应及时按领导指示和文件要求反馈公文处理结果。最后，将已处理完毕的公文归档保存。
2、发文
①拟稿：发文部门根据领导要求或工作需要拟定公文初稿。草拟公文要求做到：符合国家的法律、法规及公司有关规定;情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚，篇幅力求简短。
②公文的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和与主送单位的行文关确定。
3、审核
①拟搞完成后，由各发文部门的负责人进行初审。核稿内容主要包括：文稿是否符合国家政策、法规和公司的有关规章制度；文稿提出的要求、措施、意见是否符合实际且具体可行。
②发文部门在发文首页附上《发文签发表》，填写相关项目后，交综合管理部进行复审。主要审核文件内容是否维护公司的合法权益；文字是否妥当，行文方式是否规范，符合要求等等。经审核如符合要求，综合管理部负责人在《发文签发表》上签字确认。
4、编号：所有公司对内、对外的发文由综合管理部统一编排发文字号。以公司名义的发文字号格式为“长蒙╳字[200╳] ╳╳号”；综合管理部简称代字为“综”，财务部简称代字为“财”，市场开发部简称代字为“市”，生产运营部简称代字为“产”。
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5、 签发：按照“谁分管，谁签发”的原则，在分管工作范围内由分管副总经理负责签发；重要的、涉及全面性的公文必须由总经理签发。
6、盖章:公文需要加盖公章的，需在印章保管部门申请盖章并填写印章使用登记表，经分管副总、常务副总、总经理签字后，方可盖章发出。
7、分发：综合管理部根据发文范围将文件分送到各相关单位，并进行登记。 8、归档：公司所有对内、对外的发文在发出以后，文件原件由综合部档案管理员归档，以备查用。
（五）公文管理考核细则
1、公文管理除上述事项外，还包括长蒙公司内部各部门与股东方公司各部门之间的公文往来，数据上报等事宜。
2、对于有时限要求的公文往来，相关人员应按时完成工作。如发生延误，每延误一次扣除绩效考核3分，罚款30元；如因延误造成严重后果，视情节加大考核力度。
3、公文内容应保证准确无误，如发生内容错误，每发现一次扣除绩效考核3分，罚款30元。如错误申报造成严重后果的则视情节加大考核力度。
4、相关审核人员应保证按时认真审核，如发生延误审核导致公文超时，每发生一次扣除绩效考核2分，罚款20元；对于内容错误的公文未及时发现的，每发生一次扣除考核2分，罚款20元。
5、由综合管理部负责上述事宜的检查考核工作，特殊情况应报请公司领导班子办公会研究决定。
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（六）文件编码管理制度 1、文件格式与文件编号系统
a综合管理部负责出版统一的文件格式（包括但不限于传真、信函、备忘录、请示、报告、内部联系单等），各部门应使用统一文件格式编制出版文件。
b综合管理部负责编制出版“公司发出文件编号系统”、“公司内部文件编号系统”、“文件登记流水号编号系统”。文件编号系统应覆盖公司的所有文件和公司各部门的各种文件。
c综合管理部应非常熟悉文件编号系统并负责控制文件编号。各专业人员在编制文件时，应索取文件号。
d综合管理部在接收文件时，应同时登记文件登记流水号和文件号，在文件传递过程中，文件事项跟踪应使用文件号进行跟踪。
2、文件编号方法 A、公司发出文件编号方法 □□ /□□/□□/□□□ 流 水 号 （001-999） 出文年份 （06-99） 文件类别 （A-Z）
公司简称 （ CM ） 文件类别： ZD—制度汇编 GLSC—项目管理手册 CZ—传真 YGSC—员工手册 出文年份：06-99 流 水 号：001-999
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示例：
1、公司2006年发第25个传真的编号为 CM/CZ/06/025 2、公司印发出版了“制度汇编”的文件编号为CM/ZD/06/001 B、公司文件内部编号系统 □□ /□□/□□□/□□□ 流 水 号 （001-999） 文件类别号 （A-Z）
部门编号（A-Z）
公司简称（CM ） 部门编号：ZHB—综合管理部 SCYY—生产运营部 SCKF—市场开发部 CWB—财务管理部 AQJC—安全监察部
文件类别：HZB—汇总表 KHB—考核表 WL—外来文件
（以此类推，如需填补，按此方法进行文件类别编码） 流 水 号：001-999
（附注1：一个部门应有一个流水号）
示例：综合管理部考核表的编号为CM/ZHB/KHB/001 生产运营部的汇总表的编号为CM/SCYY/HZB/001
C、文件的分发和回收
①发放的文件应注明发文号，并由收文人签收，反映在《发文登记表》中。
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