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某某某建筑安装工程 有限责任公司 ZHYJA/HSE/CX5.4.7 健康、安全与环境管理体系程序文件 版本∶A 修改码∶0 发布日期 2009.01.10 共 8 页 第 3 页 文件控制管理程序 3.2.3 程序文件
a) 程序文件是管理体系程序文件的支持性文件，是实现HSE要素要求的具体工作程序，程序规定了目的和范围、职责、内容及要求、相关文件和资料等；
b) 安全环保科负责组织编写，并组织相关部门和单位进行会审，以确保文件符合公司管理现状；
c) 程序文件经管理者代表批准后发布实施。 3.2.4 作业文件
a) 作业文件分为管理层作业文件和操作层作业文件。管理层作业文件是依据管理体系程序文件及程序文件的要求，为进行HSE活动和运行控制规定具体操作方法和步骤，是程序文件的支持性文件；
b) 操作层作业文件是各基层单位指导施工完成具体工作的指导性文件，包括“两书一表”（作业计划书、作业指导书和现场检查表）或有关HSE管理的制度（规定）等，是管理层作业文件的支持性文件；
c) 作业文件由相关科室及各基层单位人员编写，科室（单位）内部会审，主要负责人批准后实施。
3.2.5 记录是HSE运行的过程和结果的信息，为HSE运行情况提供证据。记录在程序文件中提出并编制，且在记录表格的
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某某某建筑安装工程 有限责任公司 ZHYJA/HSE/CX5.4.7 健康、安全与环境管理体系程序文件 版本∶A 修改码∶0 发布日期 2009.01.10 共 8 页 第 4 页 文件控制管理程序 末尾处注明保存部门和保存期限。
3.3 文件和资料的标识和发放
3.3.1 HSE文件和资料的使用性质及有效性作如下标识 a) 受控文件：公司内部使用的文件和资料必须受控，盖“受控”印章，控制其更改和使用状态，按规定范围发放；
b) 非受控文件：对外宣传和交流及仅供参考的资料性文件，不做标识；非受控文件可向公司外提供，不控制其更改和使用状态；
c) 作废保留文件：废止不执行但需存档保留的文件，盖“作废保留”印章。
3.3.2 内部使用的HSE管理体系程序文件、程序文件、作业文件必须受控，列入受控范围。HSE管理体系程序文件用于对外宣传和交流时，按非受控文件管理。
3.3.3 HSE文件的发放
a) HSE文件的发放由办公室确定发放范围和数量，填写《文件发放记录》。发放时编写受控号码并加盖“受控文件”标识。凡对HSE体系的有效运行具有关键作用的岗位，确保都可得到有关文件和资料的现行有效版本；
b) HSE的管理体系程序文件、程序文件和作业文件必须受控，办公室每年年初公布《文件和资料有效版本清单》，各相关
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某某某建筑安装工程 有限责任公司 ZHYJA/HSE/CX5.4.7 健康、安全与环境管理体系程序文件 版本∶A 修改码∶0 发布日期 2009.01.10 共 8 页 第 5 页 文件控制管理程序 科室编制本单位的《文件和资料有效版本清单》，以供识别HSE文件的使用状态；
c) 文件的发放，各部门应确保在主控部门备案。 3.4 文件和资料的保管
3.4.1 文件和资料的持有者应妥善保管文件和资料，不得随意涂改、损坏、丢弃和复制。
3.4.2 若HSE受控文件和资料破损严重、影响使用时，持有者应到文件发放科室办理更换手续，交回破损文件，领取新文件，其受控号仍沿用原号。
3.4.3 需增领文件和资料时，应到文件管理部门办理领取手续，严禁自行复制受控文件。
3.4.4 若文件持有者调离岗位时，应将受控文件移交给接任者，不得擅自带走。
3.4.5 文件和资料应编目、分类存放，便于查找，防止丢失、损坏和变质。
3.4.6 办公室负责对所有件、资料的保存、保管，储存环境应满足要求，对非纸质文件、资料及时确认其有效性并规定、设臵查阅、更改的密码和权限，确保该类文件的受控和在使用处获得。
3.5 文件和资料的借阅：文件和资料借阅时应办理借阅手
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某某某建筑安装工程 有限责任公司 ZHYJA/HSE/CX5.4.7 健康、安全与环境管理体系程序文件 版本∶A 修改码∶0 发布日期 2009.01.10 共 8 页 第 6 页 文件控制管理程序 续，由借阅人填写《借阅登记台帐》，按期归还，不得随意涂改、损坏、丢弃和复制。
3.6 文件的评审：通过每年的管理评审，对HSE文件和资料的持续适宜性、有效性进行评审。
3.7 HSE文件的更改
3.7.1 若HSE文件经评审后需要更改时，由原文件编制科室和单位填写《文件更改申请表》，报管理者代表审批。
3.7.2 文件更改由原文件编制科室和单位填写《文件更改通知单》，文件持有者按《文件更改通知单》内容进行更改，非受控文件不进行跟踪更改。
3.7.3 HSE文件的更改采用将《文件更改通知单》以“附页”的方式添加到文件本章节末页，具体方法如下：
a) 整条更改：在被更改条款原文每行文字中间用蓝黑墨水画“─”单横线；
b) 增加条款：在原条款号间用蓝黑墨水画“│←”符号； c) 删除条款：在被删除条款每行文字中间用蓝黑墨水画“=”双横线。
3.7.4 管理体系程序文件、程序文件和作业文件的修改采用换版或换页的方式，由文件发放部门按本程序条款中的有关规定发放新文件，同时将旧文件收回。
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某某某建筑安装工程 有限责任公司 ZHYJA/HSE/CX5.4.7 健康、安全与环境管理体系程序文件 版本∶A 修改码∶0 发布日期 2009.01.10 共 8 页 第 7 页 文件控制管理程序 3.8 HSE文件的换版和作废 3.8.1 文件在下列情况允许换版： a) 组织结构发生较大的变化； b) 法律、法规和其他要求的变化； c) 管理过程或产品结构的变化； d) 文件修改次数较多，不易识别时。
3.8.2 HSE文件进行换版时应有版本标识，版本标识用罗马字母表示，即首版为0，第二版为I，以此类推。新版文件发放时，按本程序3.3条款中的规定执行，同时收回旧版文件。
3.8.3 HSE文件的作废，由文件发放部门统一收回，经文件管理部门负责人批准后统一销毁，同时填写《文件收回、销毁记录》，保留参考的作废文件应加盖“作废保留”标识，且隔离存放。
3.9 外来文件的控制
3.9.1 外来文件应视同公司文件一样纳入管理，办理收发手续和存档，保存原件。
3.9.2 外来文件中与HSE有关的法律、法规和其他要求，由办公室负责对其有效性进行跟踪，并识别发放范围、执行相关的发放手续。
3.10 HSE记录的控制，执行《记录管理程序》。
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