新增下级科目的方法有两种：
第一种：按照新增一级科目的方法，先插入一个科目，然后将插入的科目编码改为某科目的下级编码即可。例如要在102科目下插入下级科目，可先插入任意一个科目，再将插入的科目编码修改为10201。
第二种：将光标移至需要插入下级科目的科目上，然后单击右键菜单中的高级中的“插入下级科目编码”，系统就将自动插入该科目的下级科目编码。再录入此科目的详细资料。
★注意：下级编码增加的位数不只是两位，可以是三位、四位等，但账簿中科目编码最多为19位。如果采用第二种方法新增下级科目，系统默认下级科目增加两位。
增加多行下级科目
当某科目的下级科目和另一科目的下级科目相同时，就可以用增加多行的方法。 例：现有科目 1002 银行存款
100201 差旅费 100202 水电费 100203 办公费 1003
1003的下级科目和1002的下级科目全部相同，希望将1002的下级科目全部复制到1003下面。
具体操作方法如下
a. 把光标移到1002 银行存款上； ”或用快捷键“Ctrl_O”标定当前行；
c. 再将光标移到1003科目上，单击右键中的【插入多行】，插入后的结果如图1-4所示。
★注意： 标定后，当在已有下级科目的科目上执行插入多行，则会自动在与该科目连续的下一个科目上插入下级科目。如上例中所讲，在1002科目上标定后，如果光标仍放在1003科目上执行插入多行，则会自动插入1004的下级科目。
b. 单击“标定一行”按扭“
图1-4
1.2.2初始数据录入
我们在建账的过程中，一般会有两种情况：一是从会计年度之初开始建账，另一种不从会计年度之初开始建账。
（1）在会计年初建账：在一月份直接录入各会计科目的年初余额即可。★注意：录入时，借贷标志（见账簿中的I栏）为“借方”的科目的余额在【借初余额】栏（1栏）录入，借贷标志为“贷方”的科目的余额在【贷初余额】栏（4栏）录入。
（2）不在会计年初建账：年初余额的录入方法有三种：
a. 把系统时间选至1月1号。在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目的年初余额。在【借方金额】（13栏）、【贷方金额】（16栏）栏分别录入启用月份之前每月各个科目的借方发生额和贷方发生额，以保证会计工作的连续。
b. 把系统时间选至1月1号。在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目的年初余额。将日期调到启用月份的前一个月，在【借方金额】（13栏）、【贷方金额】（16栏）栏分别录入各个科目从一月至该月的借方累计发生额和贷方累计发生额，以保证会计工作的连续。
c. 将日期调整到启用月份的当月，在【借初余额】或【贷初余额】栏分别录入各个科目该月的期初余额。
可根据本单位的需要选择不同的方法进行期初数据的录入。
切换月份的方法是用小键盘上的【+】、【-】号。或用鼠标单击如图1-5中的【+】、【-】快捷按钮进行切换。
图1-5
1.2.3账簿中各栏目含义
编码A
会计科目编码 科目名称C
会计科目的名称，和科目编码中的编码相对应。科目名称必须输入，否则在凭证录入时会计科目将无法被调用。
助记码B
为了便于记忆科目而设置的编码。系统规定助记码的首位必须是字母。主要是在凭证的录入中起着方便快捷的作用，凭证输入时如果记不清科目编码则可以输入助记码。具体使用方法在第二章“凭证管理”中有详细说明。
例：正确的助记码： axc, b102, b12cd 错误的助记码： 101, 6d,s, 2a*d 统计标志D
它是系统为了能实现一些特殊功能而提供的符号，在设置统计标志时符号间不加任何间隔符。
例如：在统计标志中输入“>”符号，表示在打印试算平衡表时强行将该科目打印在试算平衡表的右边；在统计标志中输入“<”符号，表示在打印试算平衡表时强行将该科目打印在试算平衡表的左边。标记方法如图1-6所示。
图1-6
数量单位G
数量科目的计量单位，如果要填制数量凭证，这里必须填写数量单位。 货币种类H
当前科目如果是货币类科目，需在这个栏目指定货币种类。 借贷标志I
当前科目的借贷标志，属于借方科目的选择“借方”，属于贷方科目的选择“贷方”。 借初余额1
当前科目在会计期间的期初余额，如在一月份，则表示年初余额。 借初数量2
当前科目在会计期间的期初数量。如在一月份，则表示年初数量。 借初计划3
当前科目在会计期间的期初计划金额。如在一月份，则表示年初计划金额。 贷初余额4
当前科目在会计期间的期初余额。如在一月份，则表示年初余额。 贷初数量5
当前科目在会计期间的期初数量。如在一月份，则表示年初数量。 贷初计划6
当前科目在会计期间的期初计划金额。如在一月份，则表示年初计划金额。 借末余额7
当前科目的借方期末余额。 借末数量8
当前科目的借方期末数量。 借末计划9
当前科目的借方期末计划。 贷末余额10
当前科目的贷方期末余额。 贷末数量11
当前科目的贷方期末数量。 贷末计划12
当前科目的贷方期末计划。 借方金额13
当前科目的本期借方发生金额 借方数量14
当前科目的本期借方发生数量。 借方计划15
当前科目的本期借方计划金额，此项为手工录入。
贷方金额16
当前科目的本期贷方发生金额。 贷方数量17
当前科目的本期贷方发生数量。 贷方计划18
当前科目的本期贷方计划金额，此项为手工录入。 借累金额20
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计发生金额。 借累数量21
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计发生数量。 借累计划22
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的借方累计计划。 贷累金额23
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计发生金额。 贷累数量24
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计发生数量。 贷累计划25
当前科目从本年度第一个会计期间到本期的贷方累计计划。 期初余额26
当前科目在本会计期间期初的金额。 期初数量27
当前科目在本会计期间期初的数量。 期末余额28
当前科目在本会计期间期末的金额。 期末数量29
当前科目在本会计期间期末的数量。 期初借贷28
当前科目在本会计期间期初余额的借贷方向。 期末借贷30
当前科目在本会计期间期末余额的借贷方向。 不动日期
当前科目最后一次发生数据的日期。 账龄
此栏是根据不动日期的时间到当前的时间差，以月为单位。 最后修改
当前科目的数据最后修改的操作员。
1.3账簿启用
当期初数据录入完成后，为了确保数据的准确性，必须要执行汇总和试算平衡功能（试算平衡功能在鼠标右键中）才能启用账簿，如图1-7所示
图1-7
启用账簿的步骤： 汇总账簿 试算平衡 启用账簿
当数据核对准确无误后，将日期调到启用账簿的月份，单击【系统维护\\系统参数设置\\账套参数】,在弹出的对话框中单击【账簿启用日期】，会出现如图1-8所示（★注意：其中所提示的日期，是指《企业之魂》系统的当前操作日期，所以在启用账簿时，要特别注意日期是否正确），点击“是”便可以将账簿启用。启用后，会在启用按钮旁边显示出账簿启用的日期，如图1-9为启用之前与启用之后的对比。
图1-8
图1-9 图1-10
账簿一经启用，数据便不能更改。因此一定要在保证期初数据完全录入正确的情况下才能启用账簿。
第二章 凭证管理
本系统提供了多种凭证模式，我们根据需要在年初时设置凭证模式，具体操作方法见第1章。
★注意：在一个会计年度内，证模式只能有一种，且当填制了凭证后，凭证模式便不能更改。