关单位和人员的执行情况，保证工程档案工作责任制的落实。
3.2.3 研究、解决基建档案工作中的重大事项和档案工作中的人、财、物等问题，确定工程档案工作的目标规划。
3.2.4 组织协调和处理工程档案工作中的纠纷，依法保护公司的合法权益。 3.2.5 对档案工作规章制度的执行情况进行考核，对在工程档案工作中有突出贡献的单位和个人提出奖励，对违反档案法规的事件提出处置、意见和建议。
3.2.6 负责向工程设计、施工、调试、监理、质量监督、测量、试验、安全监测中心等单位宣传工程档案工作的方针政策和规章制度，对工程档案的收集、积累、整理、分类、组卷和归档工作进行监督、检查和指导，明确分工，提出工作要求。
3.2.7 负责收集工程全部设计档案材料，施工档案材料和监理档案材料。 3.2.8 根据所收集设计、施工、监理档案材料的情况，负责工程竣工档案的接收工作。
3.2.9 参加设备开箱验收，收集设备档案，并提供利用。
3.2.10 组织工程技术人员对收集，接收的竣工档案进行审查，确保档案的齐全、完整、准确和系统。
3.2.11 负责全部竣工档案的立卷归档工作和提供利用工作。 3.2.12 负责工程档案工作中的情况，问题的反映和联系工作。 3.3 各参建单位的职责：
3.3.1 公司所属各水电站建设项目工程档案管理网络由建设各方共同组成，由公司档案领导小组统一领导。各参建单位分管领导、档案工作有关人员及公司档案室负责人、各部门指定的档案资料人员均为工程档案管理网络体系中的责任人。档案管理网络必须随工程建设情况及时进行必要的调整，任何新的参建单位加入必须在30天内纳入工程档案管理网络中。
3.3.2 各参建单位的职责：
某某某某公司：负责工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的组织协调；负责工程管理文件、设备文件、工程竣工验收文件的收集整理与归档；负责接收工程全部档案，或向其他单位移交。
设计单位：提交工程各阶段的勘测、设计文件，提交全部设计修改通知单、设计总结、图纸总目录、设计说明书、主要工程图纸汇编等。
施工单位（含制造单位）：负责收集、编制、整理、提交全部竣工图，施工、安装记录（含隐蔽工程及测量记录），工程联系单、机组启动试运行方案阶段方案、措施，试运
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行记录、验收签证书和移交试产生前的消缺记录、施工总结等。
监理单位：负责收集、编制、整理、提交工程监理范围内形成的各项监理事项的全部文件材料和监理工作总结；督促、检查施工单位在工程建设中形成的文件材料的收集积累和完整、准确、系统性情况；负责对施工单位竣工资料收集及整编工作进行业务监督和指导，并负责对施工单位工程竣工档案提交某某某某公司前进行全面审查、签署意见；负责对竣工图纸的审核、签署意见。
质量监督：负责提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。 试验中心：负责收集、整理、移交实验报告、月报、年报等测量资料 测量中心：负责收集、整理、移交测量报告、检测成果等相关测量资料 安全监测中心：负责收集、整理、移交检测月报、周报、年报等监测资料
调试单位（包括由施工单位承担调试工作的单位）：负责收集、编制、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评价表、继电保护整定单、设计变更资料、设计工作总结等。
生产运行单位：负责收集、整理、移交生产准备文件，企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；提供机组整套启动及试生产期间的文件材料（试生产记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论，试生产工作总结）；提供设备命名，主系统起动及倒送电方案等。
3.4 公司内部管理职责
3.4.1 为加强工程档案管理、同时也是加强业主对工程施工过程及程序的监督、管理及考核，保证达标投产能顺利实现，公司除履行档案管理规定的自身职责外，增加了工程竣工资料（包含施工、监理）审核职责。具体职责及程序为：
经监理审查签字通过的竣工资料先由相关部门负责审核其工程建设中文件材料的收集积累的完整、准确、系统性情况（包括是否按相关规程、规范进行施工及按应该实行的管理体制运行）和竣工图准确性复核（是否准确、真实及设计修改的反映），再由工程部进行档案资料规范性审核。公司内部审查职责区分为：工程竣工资料组卷前由相关部门负责审核职责（如机电工程由机电物资部、土建工程由工程部、安全文明施工由质安部负责），组卷及归档的审查由工程部档案室负责；公司自己形成的档案由相关部门收集、整理、移交（各部门应负责自己移交的资料完整、齐全、规范），由公司档案室协助归档。
3.4.2 公司各部门在档案工作中的职责、分工如下：
3.4.2.1 公司档案室：工程部负责公司档案室的日常管理工作、代表公司开展档案业务、及工程档案管理工作；制定公司档案工作相关标准、制度、工作计划、总结、汇报档
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案工作并负责对外开展联系；负责工程档案资料的收集、整编及归档工作（按工程项目验收后一个月内归档）；履行公司在档案业务上的指导、检查、考核职能，履行接收、汇总、利用、移交等职能。
3.4.2.2 综合办公室：负责公司全部文书档案的收集、整理，负责人事档案收集、整理，负责工程征地、移民、拆迁文件、资料的收集、整理，按年度（第二年一季度内）向项目部档案室移交；
3.4.2.3 财务部：负责公司会计档案、工程审计文件的收集、整理，按年度（第二年的上半年内）向项目部档案室移交；
3.4.2.4 计划合同部：负责工程招投标过程中形成的全部文件资料（包括各类合同文件）按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交；负责工程支付、变更及竣工结算资料的收集、整理，按工程项目完成一月内向公司档案室移交；
3.4.2.5 机电物资部：机电安装工程、金属结构工程中考察、咨询、监造、运输、设备验收、调试、检验、试运行等文件；设备招投标文件、合同文件、图纸，设计设备技术、价格、质量、交货范围、交货时间有变化的文件，安装合同执行完后一个月内向公司档案室移交；材质证明书、材料结算资料等按年度（第二年一季度内）移交。
3.4.2.5 质安部：公司在安全生产、文明施工工作中的各类文件资料的收集、整理，按年度（第二年一季度内）向公司档案室移交。
3.4.2.6 工程部:公司在环保水保工作中形成的文件按年度（第二年一季度内）移交，及以部门名义下发的有必要归档的工程文件、文函等资料的收集、整理。按工程验收后一个月内向公司档案室移交。
4．工程档案保证金
4.1 公司工程档案工作实行保证金制度。凡承揽、承包本公司工程的设计、施工、调试、监理、质量监督单位，均应按一定比例预留档案保证金。
4.2 档案保证金包含在工程费用中，若在承揽、承包合同中明确了金额的，按合同金额预留。合同中没有明确金额的按合同中管理费的5%计提档案保证金。
4.3 根据设计、施工、监理工作的进度，及时按要求编制、移交档案材料，符合档案编制要求的工程承揽、承包单位，依据竣工的（单位、单元工程）工程造价和预留保证金比例全额支付保证金；否则，按以下标准进行考核。
4.3.1 档案材料移交不及时，考核该项目保证金的10－20%。
4.3.2 档案的编制材料、编制质量不符合规定要求的，考核该项目保证金的10－20%。 4.3.3 档案材料移交不齐全，不完整的，按编制所缺档案资料费用的2－4倍考核。
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4.3.4 档案材料编制不准确的，按未移交该档案处理，全额考核保证金。 4.3.5 以上考核的对应项目保证金不足时，在其它项目保证金或质保金中扣除。 4.3.6 考核所得费用用于完善竣工档案材料或奖励工程档案工作中取得突出成绩的单位和个人，不再返还被考核单位。
4.4 档案材料移交时间
4.4.1 设计、前期文件材料按工程进度和公司规定的时间移交。 4.4.2 设备档案在开箱验收后移交。
4.4.3 施工档案材料、及竣工档案等材料在竣工验收后移交。 4.4.4 监理文件材料按年度及完成标段进行移交。
4.5 档案资料的保管期限：各类竣工档案资料的保管期限详见附表2（城建类）、附表3（水电类）。
5．档案的编制具体要求和规定
5.1 工程竣工文件材料原则上按合同段和单位工程组卷编制。 5.2 某某某某公司工程执行三类档案验收、分类组卷标准：
公路或桥梁按照国家公路验收标准执行，档案分类参照云南省（云交基建[2009]484号）执行；
其他工程按水电行业验收标准执行，档案分类按《电力工业企业档案分类规则》中《水电厂企业档案分类表（6-9大类）》档案分类表执行。
5.3 档案管理工作按照云南省印发的“云南省企业、科技事业单位档案工作规范化管理标准”进行考核。详见附表2。
5.3.1 纸张大小统一为A0，A1，A2，A3，A4幅面，特殊需要可以加长，严禁使用加宽纸张。
纸质要求：图纸80g以上，文字图表60g以上，文件用纸按现行国家标准执行。 5.3.2 编制档案材料须用黑色碳素墨水或中性笔，禁止使用圆珠笔、纯蓝水笔、复写纸及铅笔编制档案材料。
5.3.3 编制档案材料须使用计算机绘制、打印（各项原始记录除外），并保存在光盘上，禁止使用热敏纸编制档案材料。
5.4 档案材料编制质量和准确性要求 5.4.1 无复印件、复写件档案材料。
5.4.2 竣工档案材料须签字完备、印章齐全（含各类会议纪要须附与会人员亲笔签名单或加盖主办单位印章）。
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5.4.3 图实须相符，设计更改通知单、工程联系单应是原件，变更内容须在图纸上反映；记录要及时，不得事后补记，记录须完整，无缺漏项；图面整洁，字迹工整、清楚。
5.4.4凡按图施工的，由施工单位在施工图上标题栏附近空白处，加盖红色“竣工图”章（按相关行业规范刻制）作竣工图，凡有设计变更在原图上修改的，应注明修改范围及依据，设计变更通知单，监理通知单，商洽记录的编号。“竣工图”章中的内容应签字齐全；凡设计有重大变更的图纸或图面修改面积大于35%的，须重新绘制竣工图仍用原图编号，末尾加盖“竣”字，说明中简述更改内容及依据。
5.4.5 为确保竣工图的编制质量，编制竣工图前对工程的全部更改材料逐一进行审查核对，并分别加盖“已执行”或“未执行”章（见附图3）。如整份更改材料已执行则在该更改材料标题处加盖“已执行”章，如一份更改材料中有部分条款未执行，则分别在已执行或未执行条款的条号处盖“已执行”或“未执行”章。
5.5 档案材料完整性要求
5.5.1 各类竣工档案资料的收集范围详见附表2及附表3。
5.5.2 设计档案材料按设计图纸清册，设计修改通知，设计审查记录移交收集。 5.5.3 竣工图纸材料按照施工图纸清册，设计修改通知，分部分项工程，系统及设施等移交收集。
5.5.4 设备档案材料按设备清册，设备订购合同，安装、调试规程规范等移交收集。 5.5.5 监理档案材料按照系统，分部分项工程等移交收集。
5.5.6 档案材料须按系统移交收集，讲究系统性，不得缺张少页，正文和定稿，正件和附件，正本和副本，请示与批复，报告与批复，函与复函等须完整、齐全。
5.6 档案材料的整理要求
5.6.1 竣工技术资料的编制应严格按照国家档案局印发的《建设项目（工程）档案验收办法》执行。一律由该单位负责技术的人员编制，即谁施工、谁编制、谁负责的原则。 各设计、施工、监理、质量监督、调试等单位可采用20mm、30mm、40mm的档案盒，并按公司《档案分类细则》中的分类项目将档案资料分门别类的分开，并按整理原则将各类材料分别分装成案卷。
5.6.2 按照竣工技术资料的编制规定和内容，各参建单位组织有关技术人员按照标准规格及时记录、积累、收集、汇总各项技术资料，然后加装标准封面，汇编成册。需要归档的文件资料应进行行科学组合、排列。管理性文件按阶段问题或重要程度排列；同一问题（事由）的指示、批复、合同、协议、来往文函均应放在一起，依时间顺序排列；一般文字材料在前，图样在后。
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