××房地产开发有限公司岗位说明书手册 （二）总经理办公室岗位说明书
1、总经理办公室主任岗位说明书 岗位名称 职 系 岗位存在的目的： 负责与公司各职能部门、下属分公司之间的沟通，保证公司内部管理体系的完整和平稳运行；并对总部各职能部门及各投资子公司提供后勤工作支援，确保公司各部门的正常工作秩序和总体经营目标的完成。负责协助管理物业公司，保证物业公司运营高效。 职责描述： 1、组织并编制公司行政管理制度并报领导审批，经审批后严格执行；并负责对子公司的行政管理工作进行检查与监督； 2、依据公司经营计划，配合公司总目标，拟订本部门的目标及工作计划，并贯彻执行和检查； 3、按照公司年度费用预算，严格控制公司各项行政费用支出，确认费用分摊范围，按月分摊各项行政费用； 4、负责对公司行政、办公设备及用品的采购计划进行审批；组织对公司行政财产物资进行登记、造册及定期盘点； 5、根据公司年度工作计划，组织、协调、安排公司的后勤工作，包括集体宿舍、办公用车、工作餐、办公环境、通信、员工生活等工作，确保公司整体工作正常有序地进行； 6、全面协调公司总经理与各职能部门总监、经理之间的工作事务，协助其它部门一起组织公司重大活动； 7、负责妥善安排公司内外有关单位、人员的来访接待工作； 8、组织安排总经理办公会议以及总经理安排的其它日常会议，负责所参加会议的纪录、纪要的整理；以及公司各种会议纪要的发放工作；并协助总经理监督会议纪要工作的落实情况； 9、组织制定公司的文件管理、档案管理制度，根据管理制度制定文件编码；组织对公司各种文件进行登记、归档管理；负责公司内外部各种来往文件的核稿，颁布和下发工作；组织公司的档案管理工作； 10、负责公司对外形象宣传活动、公关活动的组织工作，并定期举办各种员工活动，促进员工凝聚力； 11、负责组织全公司员工大会工作； 12、依据公司的管理要求，指导和监督物业公司的工作，不断提升物业公司的管理水平和服务品质； 13、负责各类宣传材料、促销物品、喷绘广告、物业设备、设施的合同草拟、谈判及制作，保证制作的效果和质量； 14、负责员工工作服、标识卡的选型、制作、更换； 15、负责公司网站、内部局域网的建设、维护和信息更新，组织进行企业信息化建设； 16、组织本部门员工的培训、考核工作，通过沟通与激励，挖掘员工潜力，达到开发人才的目的； 17、完成总经理交办的其它工作任务。 任职资格： 年 龄：◆28～40岁。 教育背景：◆管理类专业本科以上学历。 培训经历：◆接受过行政管理、企业管理方面的培训。 经验、职称：◆5年以上工作经验，曾在大型企业担任同等或以上岗位，熟悉公司规范化运作，具备大型企业管理工作流程和制度建设的能力的实际操作经验。 技能技巧： ◆能熟练操作计算机和办公软件；? ◆具有良好的沟通、组织协调能力及执行力。 个人素质： ◆做事认真、细致、干练，善于灵活处理问题； ◆具有良好的团队精神、服务意识。 总经理办公室主任 行政 岗位代码 薪酬等级 -ZB-01 所属部门 直接上级 总经理办公室 总经理 - 15 -
××房地产开发有限公司岗位说明书手册 岗位工作关系： 直接下属：◆行政主管、行政秘书、总经理专职司机 间接下属：◆行政司机 内部沟通：◆公司各部门、各项目公司、物业公司。 外部沟通：◆相关政府部门、广告印刷公司、物业设备供应单位及其它相关机构。 职业发展：晋升方向：总经理助理 轮转岗位：…… 工作条件： 工作场所与工作环境特征：在办公室工作，工作条件舒适。 工作时间特征：一般在制度规定时间内完成，有时会加班加点。 工作分析日期：2010年6月 批准人： - 16 -
××房地产开发有限公司岗位说明书手册 2、行政主管岗位说明书 岗位名称 职 系 岗位存在的目的： 根据公司经营需要，协助主任建立健全公司的行政管理制度，通过行政资产管理、车辆管理、后勤服务等工作，保证公司业务的正常开展。 职责描述： 1、协助总办主任制定公司行政业务流程文件及行政后勤工作计划并报领导审批，审批后严格执行； 2、执行低值易耗品和行政性固定资产管理制度，并依据各部门提供所需行政财产物资的申请表，统一协调、购买；对公司行政财产物资进行登记、造册，协助总办主任定期进行盘点，并负责行政财产物资的维修和保养； 3、负责公司车辆的管理和调度工作；建立车辆档案，做好车辆的维修、保养工作，定期检查车辆使用情况，加强对司机、非司机人员的安全教育工作； 4、协助总办主任制定、落实接待管理和会务管理的有关制度和程序，具体安排公司接待和会务工作； 5、负责公司办公场所的绿化、美化、清洁工作，保证办公场所美观、有序；组织公司财产的保卫工作； 6、为保证公司业务正常进行，组织提供宿舍、办公区环境卫生、安全（车辆、办公区）、车辆保险、员工工作餐等必要的后勤服务和后勤保障工作，并负责监督； 7、协助总办主任组织好公司的重大业务活动和大型工作会议； 8、负责员工劳保、福利用品的计划采购、登记及发放； 9、负责全公司用电、用水、用气以及空调的正常供应以及相关设备的维护和保养； 10、配合相关部门，完成公司广告产品、物业配套设施、销售礼品的采购、印刷工作； 11、定期组织司机进行交通法规、安全驾驶、行车环保知识的学习、不断提升司机的安全行车和环保意识； 12、负责车辆养路费、保险、年审业务的办理； 13、完成主任交办的其它工作任务。 任职资格： 年 龄：◆25～35岁。 教育背景：◆相关专业本科以上学历，条件优秀者可放宽至大专学历。 培训经历：◆接受过行政管理、交通安全方面的培训。 经验、职称：◆3年以上基层管理工作经验，熟悉企业行政、办公室管理的相关工作流程。 技能技巧： ◆3年以上汽车驾龄，掌握基本的车辆维修保养知识。能够进行办公自动化设备的简单故障处理；? ◆善与人沟通，协调和公关能力强，具有良好的团队合作意识和服务意识。 个人素质： ◆工作细致、认真，工作效率高； ◆团队精神、服务意识强。 岗位工作关系： 直接下属：◆行政司机 间接下属：◆…… 内部沟通：◆公司各部门及各项目公司。 外部沟通：◆办公用品及劳保用品供应商、水电气公司、公安部门、交通管理局、电信部门、卫生管理部门。 职业发展：晋升方向：总经理办公室主任 轮转岗位：…… 工作条件： 工作场所与工作环境特征：在办公室工作，工作条件舒适。有时需要驾车外出。 工作时间特征：一般在制度规定时间内完成，有时会加班加点。 工作分析日期：2010年6月 批准人： 行政主管 行政 岗位代码 薪酬等级 -ZB-02 所属部门 直接上级 总经理办公室 总经理办公室主任 - 17 -
××房地产开发有限公司岗位说明书手册 3、行政秘书岗位说明书 岗位名称 职 系 岗位存在的目的： 负责公司文书档案、办公易耗品、局域网及公司网站建设等本部门行政事务工作，并配合总办主任有效协调各部门之间的关系。 职责描述： 1、协助总办主任制订、监督、执行公司的行政政策、制度； 2、配合监督、执行公司行政办公费用的支出情况，并制定相应的控制、改善的管理措施； 3、负责处理与其它部门公关活动的配合工作； 4、负责公司文件、资料以及各类文书的收集、整理和归档工作，并指导其它部门文员、助理的文书管理工作； 5、负责公司生活用品、办公用品、文具的保管及发放登记工作，做到帐物清楚、管理有序； 6、协助总办主任对内发布重要的信息、通知、通告； 7、负责公司外来信函、传真、报刊分类、包裹邮寄与派发； 8、负责公司员工通讯录的更新与管理工作； 9、负责公司内部局域网建设并加强公司网站建设、使用及维护，充分利用互联网络宣传公司形象； 10、负责公司计算机软硬件的维修和维护，提交计算机及耗材需求计划并协助采购，负责计算机等设备验收、报废和调拨管理； 11、负责公司会议室布置、管理工作，保证会议室使用有序，整洁卫生； 12、负责管理公司图书资料的使用、借阅工作； 13、完成总办主任交办的其它工作任务。 任职资格： 年 龄：◆20～30岁。 教育背景：◆文秘、中文、计算机等相关专业专科以上学历。 培训经历：◆接受过行政管理、文字处理、计算机管理、网络管理等方面的培训。 经验、职称：◆2年以上工作经验，熟悉企业行政、办公室管理的相关工作流程，具备一定的现代企业管理技能和经验。 技能技巧： ◆品貌端庄、普通话标准，灵活敏捷，具较强应变能力和良好的沟通能力；? ◆能熟练使用电脑及办公自动化软件，能够进行办公自动化设备简单故障处理。 个人素质：◆工作细致、认真，具备一定的沟通能力和服务意识。 岗位工作关系： 直接下属：◆…… 间接下属：◆…… 内部沟通：◆总经办主任、行政主管、公司内部员工。 外部沟通：◆邮政单位、网站服务公司等相关机构。 职业发展：晋升方向：行政主管 轮转岗位：人事专员 工作条件： 工作场所与工作环境特征：在办公室工作，工作环境舒适。 工作时间特征：一般在制度规定时间内完成，有时会加班加点。 工作分析日期：2010年6月 批准人： 行政秘书 行政 岗位代码 薪酬等级 -ZB-03 所属部门 直接上级 总经理办公室 总经理办公室主任 - 18 -
××房地产开发有限公司岗位说明书手册 4、总经理专职司机岗位说明书 岗位名称 职 系 岗位存在的目的： 严格遵守公司各项规章制度，按时完成总经理的出车接送工作，保障总经理的安全。 职责描述： 1、负责提供总经理用车服务，在接送途中保障总经理的安全； 2、做到随传随到，及时有效的完成总经理的接送工作； 3、出车过程中，严格遵守武汉公安交通管理部门制定的法规、法纪； 4、自觉搞好车辆车容，车辆清洁、卫生，保持车辆里外干净舒适； 5、负责车辆质量鉴定，定期保养、维修等事务管理，保持车辆的良好运行状态； 6、严守秘密，不外传乘车人的谈话内容； 7、完成总办主任交办的其它工作任务。 任职资格： 年 龄：◆25～35岁。 教育背景：◆中专以上学历。 培训经历：◆接受过交通安全培训。 经验、职称：◆驾驶经验5年以上，有为高管提供驾驶高级轿车服务经验者优先考虑。 技能技巧：◆驾驶技术熟练，持驾驶B照，熟悉武汉市和周边城市的道路，会处理简单故障。 个人素质：◆吃苦耐劳，具有良好的职业道德、敬业精神、服务意识。 岗位工作关系： 直接下属：◆…… 间接下属：◆…… 内部沟通：◆行政主管、行政秘书、行政司机，出纳等。 外部沟通：◆交通管理部门及汽车修理厂。 职业发展：晋升方向：行政主管 轮转岗位：行政司机 工作条件： 工作场所与工作环境特征：在办公室值班，经常驾车外出，有一定职业危险。 工作时间特征：工作时间不确定，加班频率较高。 工作分析日期：2010年6月 批准人： 总经理专职司机 行政 岗位代码 薪酬等级 -ZB-04 所属部门 直接上级 总经理办公室 总经理办公室主任 - 19 -