3、 了解对方能否解决履约的外部条件和格守合同的信誉状况；
4、 对方签约代表人或代理人要有合法身份证明，即法定代表人的证明书或法人
委托书。
第十四条、 经济合同一般应经过审批（财务核价、条款合法性）签字、加盖合同专用
章后方能生效。签约审批程序的原则要求是先审批后签字原则。
第十五条、 承办人员在签订合同前应由部门总监签字认可，并按要求如实填写《合同
审批表》后，附未盖合同专用章的合同，交行政部法务人员审核后交总裁办批准盖章后生效。《经销商代理协议》由营销管理中心负责制订并签署。
第十六条、 实行行政部对公司重大或复杂以及薄弱环节上的经济合同会签制度，经济
合同必须由经办部门送公司行政部法务人员审核并报总裁办批准盖章后生效。
第十七条、 合同审查的主要内容：
1、 签约双方是否具有签订合同的主体资格； 2、 签约双方是否自愿、平等； 3、 签约双方是否具备履约能力；
4、 合同内容是否符合国家法律、法规和政策的要求； 5、 合同项目是否可行；
6、 合同的签订程序是否符合法律规定；
7、 订立经济合同，除即时清结者外，均需采用书出形式。 第十八条、 实行经济合同示范文本，公司各部门必须严格执行。 第十九条、 合同需要公证的，可以向公证机关申请公证。
第五章 经济合同的履行
第二十条、 合同在履行过程中，各有关部门要加强配合协作，共同为履行合同规定业
务负责，如有推诿扯皮现象，则先由签订部门协调，协调不成的可报请行政部法务负责人或公司主管领导协调。
第二十一条、
各部门应根据有关规定和具体需求，慎重确定结算方式，并严格按
照合同规定及时结算。
第二十二条、
经济合同依法成立，即具有法律约束力，当事人双方必须按照合同
规定的标的、数量、期限、地点等全面履行，任何一方不得擅自变更或解
除。
第二十三条、
经济合同的变更或解除，应按《中华人民共和国经济合同法》规定
的程序和本公司合同管理的有关规定办理。
第六章 经济合同的监督检查及纠纷处理
第二十四条、
行政部应对经济合同的我方履约情况进行定期或不定期的检查，被
查部门应予以积极配合，提供所需资料和情况，对于检查中发现的问题应及时整改。
第二十五条、
处理经济合同纠纷时，可以委托本部门合同管理人为代理人，也可
以由行政部派员代理，但凡需要仲裁或诉讼程序处理的经济合同纠纷，都必须报行政部协助代理备案。
第二十六条、
处理经济合同纠纷，尽量采取调解处理方式，通过协商解决纠纷
的，应将协商结果形成书面协议，并按协议执行。协商不成的应果断通过仲裁或诉讼程序处理。
第二十七条、
合同管理员、合同承办人违反公司规定，尚未给公司造成直接经济
损失的，由其主管负责人对其进行批评、教育或责令书面检查；已给公司造成直接经济损失的，按其损失大小和情节轻重给予适当的行政处分。
第七章 经济合同及印章管理
第二十八条、
凡有经济合同业务的各部门都应建立有关经济合同签订、审批、履
行、纠纷处理等情况的登记和档案资料。
第二十九条、
要加强对经济合同资料的管理。经济合同资料，是指经济合同正
本、副本、附件、有关签订、履约过程中的信函、传真、账册、报表及其他涉及经济合同内容的材料。
第三十条、 合同依法签订后，合同承办人应将合同正本交由部门合同管理员保管，合
同副本留合同承办人备用。
第三十一条、
部门合同管理人员对已生效的合同要编号、登记，逐个建立档案，
凡与合同有关的证件都要附在合同卷内归档。履行完毕的合同，按会计档案保管期限保管。
第三十二条、
经济合同资料应有一定的保存期限，具体期限由行政部或签订单位
自行确定，从合同终止日起，一般不得少于三年。
第三十三条、
实行公司经济合同专用章统一管理制度，由行政部统一管理。
第八章 附则
第三十四条、
行。
第三十五条、 第三十六条、
本规定解释权为行政人事部。 本规定自公布之日起立即生效。
本规定若于国家法律、法规相抵的以国家法律、法规颁布规定执
通信设备有限公司
档案管理制度
第一章
总则
第一条、 根据国家档案法的规定，为做好 通信设备有限公司（以下简称公司）建
档工作，提高公司档案管理水平，特制订本管理制度。
第二条、 公司档案是指公司在管理、经营活动过程中形成的，作为历史记录保存起
来以备查考的文件材料（包括各类文件、文字材料、图纸、照片、磁带及其它各种方式和载体的文字材料）。
第三条、 公司档案是公司的宝贵财富，按照集中统一的管理原则，公司和各职能部
门在工作活动中形成的全部档案，由公司行政人事部管理存放，任何部门或个人不得将应归档的文件、材料占为已有。
第四条、 档案工作是公司管理基础工作的主要组成部分，是维护公司经济、政治的
合法权益，反映公司历史真实面貌的一个重要措施，公司各部门必须增强档案管理意识，把档案工作列为各项管理制度和职责范围之中，并纳入有关人员的“岗位职责”中进行考核。
第五条、 本公司档案工作必须严格按照《中华人民共和国档案法》和国家有关规定
条例办理。
第六条、 公司档案工作必须严格按照行政人事部总监的要求下进行，业务上受上级
档案管理部门的指导、监督和检查。
第七条、 档案管理员的基本任务：
1、 集中统一管理公司各类档案，并严格执行保密安全制度，确保档案安全完
整；
2、 检查督促公司各部门立卷情况，协助解决各部门在立卷归档中遇到的困难和
问题；
3、 根据档案调阅制度，负责办理档案的查阅、调阅工作，做到及时便利； 4、 不断提高档案的规范化、制度化、科学化管理，逐步实现电脑化，编制必要
的检索工具，负责档案管理制度的建立、健全和修订；
5、 按照国家档案局制定、印发的档案分类试行规则和档案保管期限规定，编制
“档案材料归档范围”，作为公司各部门收集、立卷、归档的依据； 6、 负责对档案的清理、鉴定、销毁工作。
第二章
归档制度
第八条、档案管理人员必须严格按照本公司归档范围分类立卷。
第九条、文件材料必须办理拟稿、审稿、登记等文件处理程序，以保证归档文件的严肃性
与完整性。
第十条、公司经营活动中的与客户来往信函、传真等应按其内容的联系与有关合同整理、
立卷，必须在合同或信件上注明结果，办理完毕后归档。
第十一条、各部门向行政部移交，案卷应完整、齐全，并办理必要的交接手续。
第十二条、归档时间：上一年度的立卷，一般在第二年的三月底前移交行政部归档；公司
重大事件的有关案卷应在工作结束后立即整理归档；基建档案在工程竣工验收后归档；设备档案在设备调试，运转正常后归档；财务档案在第二年三月底前移交行政人事部归档。
第三章
保管制度
第十三条、各类档案的存放和排列必须做到科学、系统、合理。文书档案按年度组织机构
分类；经营客户档案按地区分类；会计档案按报表、帐册、凭证顺序排列；基建档案按工程项目分类；设备档案按使用年限、型号分类；照片、像带等按内容、时间顺序排列。
第十四条、档案保管期限按国家档案局有关规定办理：
1、 凡是反映公司主要职能活动和基本历史面貌，在经济建设、文化建设和科学
研究等方面需要长远利用的档案，应列为永久保管；
2、 凡是在相当长时间内本公司需要查考的各类文件材料，均应列为长期保管，
期限为十五年至五十年左右；
3、 凡是在短时间内本公司需要查考的各类文件材料，均应列为短期保管，期限
为十五年以下。
第十五条、各类档案每年应全面清查一次，并做出清查报告。
第十六条、每逢国定假日前三天，借出资料一律收回，由档案管理员负责清查、催还。 第十七条、加强档案保护工作，维护档案完整安全。
第十八条、档案管理员工作调动时，应认真办理交接手续，将所保管的档案数量和状态移
交清楚方可调离。
第四章
借阅制度
第十九条、凡借阅本部门或自己经办的档案，只要有本部门负责人签批即可调阅，凡跨部
门调阅需总裁办签批后方可调阅。
第二十条、凡利用档案的单位和个人，必须严格执行公司保密制度，不得向无关人员泄露
密级档案内容。
第二十一条、公司档案一般在档案室查阅，如需要借阅，须办理借阅手续，借出时间不超
过一天，档案归档时档案管理员应进行检查，核对并办理借阅注销手续。
第二十二条、档案管理人员和档案利用人员必须爱护档案，注意维护档案本来面貌，不得
对档案进行涂改、勾划、剪裁或损坏。
第二十三条、调阅档案人员造成档案损坏，视损坏的情节轻重给予处分。
第五章
统计制度
第二十四条、行政部应准确地统计本公司各类档案归档入库及利用情况。
第二十五条、档案统计工作由专人负责，实行统一的统计方法，采用统一的格式报表。 第二十六条、加强对统计数据的综合分析、研究，为领导决策服务并按规定上报档案部
门。
第二十七条、做好档案利用效率的统计，凡获得效益的利用实例要填写登记表，并经主管
部门查阅后方能认可。
第二十八条、做好档案查阅、借阅及各类档案目录的登记、统计工作。
第六章
档案管理体系
第二十九条、为加强档案管理工作，由行政人事部统一管理本公司档案，各职能部门配备
兼职档案员，建立二级档案管理网络。
第三十条、行政人事部是统一保管和管理本公司档案的内部机构，其基本任务是指导并监
督公司各部门文件材料的归档、接受和保管本公司的全部档案和有关资料，积极开展利用工作，为公司经营管理服务，并接受上级档案部门的指导和监督。