文件发生矛盾时，在执行中应当以新发文件为准。
3、文件的印制要整洁，符合行文规范。文秘人员要认真校核、校对，确保不出差错。
4、建立发文登记簿，凡公司及各企业发出的正式文件或重要资料，必须按要求登记清楚，以利查阅、管理。
5、文件正式印制后，分发前要足额存档，由领取人签字。 （三）文件保管
1、公司文件由行政部确定专人保管，各部门的重要文件由本部门指定专人保管。 2、公司要配备文件柜，文件使用后应当及时存入文件柜并落锁。 3、发生文件丢失或损坏，由具体保管人承担责任。 4、每年的文件要按规定及时移交档案室。 （四）文件保密要求
凡涉及企业机密的文件应当在文件头注明密级，并严格实行保密制度。如发生泄密，由泄密者承担经济和法律责任。
（五）签字要求
凡发文、阅文需要签字的，签字人必须使用钢笔或签字笔、毛笔，并签明阅后的意见、本人姓名、时间。
第二章 档案管理制度
（一）总则
1、根据国家有关法律、法规的规定，结合本企业实际，公司特制订本档案管理制度。基本内容包括：档案保管、安全保密、鉴定销毁、档案借阅、归档等。
2、公司各部门对平时工作所使用、所形成的文件等要妥善保管，严防损坏和丢失；
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每年3月份对上年度的档案材料分类整理并附有明细目录，移交档案管理员归档。对于重要的合同、协议及重要文件必须立即归档。
3、档案室的建设要符合国家规定要求，并配备防火、防盗、防潮、防蛀等设施，保证档案的安全。
4、公司的档案室由公司行政部负责管理，并且档案室都要配备专职或兼职档案员。 5、档案员要对所管档案的安全负责。如发生档案丢失、损坏、泄密等情况，要追究档案员的责任；情节严重的，要追究主管领导的责任。
6、档案原则上只供本单位工作使用；外单位需要查阅档案时，必须经主管领导批准。
（二）档案保管
1、档案室对接收各部门移交过来的档案必须认真验收，办理交接手续，并在档案入库前进行严格检查。
2、保持档案库房整齐干净，地面无杂物，柜架无灰尘。
3、存放档案必须有专用柜架和专用档案盒，在排列上架时，应当按照类别和相应次序自左向右、自上而下排列，以便于管理和查找。 （1）按文件的不同类别进行分类摆放和保管。
（2）按类别和次序编制目录和索引，以便于快速查找。
4、底图除修改、送晒外，不得外借。修改后的底图入库，要认真检查其修改、补充情况，底图存放以平放为宜。
5、存放胶片、照片、录像带、磁带要用特制的密封盒和专门的卷盒，按编号顺序排列在胶片柜或防磁柜内。
6、档案库房每半年要定期进行安全检查，按照防火、防盗、防光、防尘、防虫、防高温、防潮湿、防有害气体等“八防”要求，及时排除档案保管中的安全隐患。 7、每年要对库藏档案进行一次全面检查，认真核对，做到账物相符。对破损或载
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体变质档案，要及时进行修补和复制，发现档案发霉或虫害，必须及时采取消毒杀虫措施加以处理。
（三）档案安全保密
1、档案管理人员必须严格遵守职业道德，遵纪守法，保守本企业的机密。 2、档案管理人员应当适当区分文件的密级并划分范围，采取保密措施，对不同密级范围的档案采取相应的保管措施和借阅制度。
3、档案管理人员不得私自将秘密文件、档案资料带出档案室，未经批准不得将秘密档案、资料给无关人员阅读。调换工作时对所管的档案要办理交接手续，离职后对所了解的机密情况不得泄露。
4、有关部门需要查阅机密以上档案，必须经企业主管领导批准。 5、不得与无关人员谈论涉密档案的内容。
6、下班时应当将涉密档案文件收起锁好，并关好门窗。
7、经批准销毁的档案材料和不需要归档的文件，应当指定专人进行销毁。销毁机密文件应当登记造册，并有人负责监销。
8、档案人员一旦发现档案材料有丢失、损毁情况，应当及时向有关领导报告，采取必要的挽救措施。
9、如档案管理员违反上述保密规定而造成泄密者，视情节轻重处以100元以上罚款，严重者予以辞退处理。
（四）档案鉴定销毁
1、企业成立档案鉴定工作小组，由主管领导、档案管理员和相关人员组成。 2、企业各部门在文件材料归档时，应当根据本企业制订的《档案保管期限表》，准确区分档案的保管期限。
3、对保存在企业档案部门的保管期限届满的档案，先由企业档案部门进行初步鉴定，提出鉴定意见，交企业档案鉴定小组审定。
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4、对经过鉴定小组审定应当该销毁的档案，由企业档案部门写出鉴定报告，连同档案销毁清册一起送企业主管领导批准后进行销毁。
5、销毁档案时，应当指定两人以上进行监销。档案销毁前，监销人应当认真核对要销毁的档案与销毁清册。档案销毁后，监销人应当在销毁清册上签字，并注明销毁的方式和日期。
6、销毁档案时要严格执行保密规定。对在销毁档案过程中出现泄密或对单位造成损失的，将根据国家和单位有关规定进行处理。
7、档案销毁后，应当将销毁清册、鉴定形成的材料及领导批示等，一并整理存入全宗卷，永久保存。
8、如因违反上述档案销毁程序而给企业造成损失者，根据情节轻重对责任人处以100元以上罚款，严重者给予辞退处理。
（五）档案借阅
1、本企业员工因工作需要，可以借阅与其工作有关的档案和资料。
2、借阅本企业档案必须办理登记手续，保密的档案必须履行相应的手续经主管领导批准。
3、本企业档案一般不外借，档案原则上只能在档案室内查阅。因特殊情况需要将档案材料带出档案室的必须严格履行手续，并经主管领导同意。必须外借的档案，要经主管领导同意，并按时归还。
4、所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案进行更改或涂写。对借阅档案时造成档案丢失、损坏或泄密的，要追究当事者的责任。
5、借出和归还档案时，应当办理清点手续，由档案员和借阅者当面核对清楚。 6、摘抄或复印档案材料的有关内容，必须按有关规定进行，经主管领导批准。 7、调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。
8、外单位人员借阅档案必须持有所在单位介绍信和本人工作证，并按规定办理有
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关手续。
9、违反档案借阅制度和程序者，对档案管理员根据情节轻重处以50元以上罚款，严重者给予辞退处理。
（六）归档
1、 归档文件材料的范围
凡是属于公司行为的文件材料，均属归档范围。具体包括： （1）合同、协议 （2）各种质量手册； （3）各种程序文件； （4）各种规章制度；
（5）各类图表、附件、记录、技术资料等； （6）各种证书、音像资料、重要的文字等； （7）所有盖公章的文件和双方签字的文件； （8）其他与公司有关的各类文件等。 2、归档文件材料的要求
（1）归档文件材料必须字迹清楚、工整，纸张及文件格式符合国家要求，避免使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水等不耐久的书写材料。 （2）归档文件材料要完整、系统、准确。 （3）归档文件必须是原件。
（4）保持归档文件材料之间的历史联系，按不同保管期限分类、编目。 （5）文件材料的归档必须办理移交手续。 3、归档文件材料的时间
（1）重要的合同、协议签定完毕，应当立即归档。
（2）工作形成的应当归档的一般性文件材料，应当在第二年的3月份前，由各职能
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